Sachbearbeitung Post- und Scanstelle (w/m/d)

Handwerkskammer Düsseldorf; Düsseldorf; Vor Ort; EUR 34.000 - 38.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

krisensicherer Arbeitsplatz

Job-Rad Fahrrad-Leasing

Kantine und Bistro vor Ort

Kostenlose Parkplätze

Corporate Benefits

30 Tage Urlaub

flexible Arbeitszeiten

Gesundheitsförderung

Zusammenfassung

Die Handwerkskammer Düsseldorf sucht Mitarbeiter:in zur Bearbeitung der eingehenden Post und zur Digitalisierung von Dokumenten. Sie sortieren, verschlagworten und ordnen Unterlagen im Dokumentenmanagementsystem zu und unterstützen so eine effiziente Verwaltungsarbeit.

Zu Ihren Aufgaben gehört die Entgegennahme, Prüfung und Verteilung der Post sowie die Vorbereitung der Ausgangspost. Kenntnisse im Umgang mit DMS und eine sorgfältige, zuverlässige Arbeitsweise sind wünschenswert.

Qualifikationen

• Erfahrung in der Bearbeitung von eingehender Post und elektronischer Post.
• Kenntnisse in Verfahren zur Digitalisierung von Dokumenten.
• Erste praktische Erfahrungen mit Dokumentenmanagementsystemen.
• Sorgfältige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise.

Aufgaben

• Bearbeiten eingehender Post (postalisch & elektronisch) und weiterleiten an zuständige Bereiche.
• Dokumente erfassen, verschlagworten und im DMS korrekt zuordnen.
• Eingehende Dokumente und nicht standardisierte Vorgänge erfassen/ bearbeiten.
• Annahme, Sortierung und Verteilung der Eingangspost; versandfertige Vorbereitung der Ausgangspost.
• Annahme, Kontrolle, Sortierung und Verteilung von Warensendungen.
• Pflege von Metadaten zur effizienten Dokumentenverwaltung.

Kenntnisse

Dokumentenmanagement

Posteingang bearbeiten

Dokumente digitalisieren

Metadatenpflege

Organisationstalent

Tools

Dokumentenmanagementsystem

Jobbeschreibung

Die Handwerkskammer Düsseldorf vertritt die Interessen ihrer rund 60.000 Mitgliedsbetriebe im Kammerbezirk. Unser Anspruch ist es, sowohl Motor wie fachkundiger Begleiter im technischen, ökonomischen und gesellschaftlichen Wandel zu sein, sei es in der Berufsbildung und Qualifizierung von Handwerkerinnen und Handwerkern, in der Beratung unserer Unternehmerinnen und Unternehmer oder bei der Erbringung von Verwaltungsleistungen. Die Vielseitigkeit der Aufgaben und der persönliche Umgang mit Menschen machen den Reiz unserer Arbeit aus.

Spannende Aufgaben

Sie bearbeiten die eingehende postalische und elektronische Post, digitalisieren Dokumente, verschlagworten diese und leiten sie an die zuständigen Fachbereiche weiter.

Darüber hinaus erfassen und bearbeiten Sie eingehende Dokumente sowie nicht standardisierte Vorgänge und sorgen für deren korrekte Zuordnung im Dokumentenmanagementsystem.

Zu Ihren Aufgaben gehören außerdem die Annahme, Sortierung und hausinterne Verteilung der Eingangspost sowie die versandfertige Vorbereitung der Ausgangspost.

Ebenso übernehmen Sie die Annahme, Kontrolle, Sortierung und Verteilung eingehen der Warensendungen.

Mit einer sorgfältigen Dokumentenerfassung und der Pflege von Metadaten leisten Sie einen wichtigen Beitrag zu effizienten und digitalen Verwaltungsprozessen.

Wichtig für uns

Sie verfügen im besten Fall bereits über Berufserfahrung in besagten Aufgabenbereichen und besitzen darüber hinaus Kenntnisse in Verfahren zur Digitalisierung von Dokumenten. Sie verfügen bereits über erste praktische Erfahrungen im Umgang mit Dokumentenmanagementsystemen. Sie arbeiten sorgfältig, strukturiert und zuverlässig und behalten auch bei einem hohen Arbeitsaufkommen den Überblick. Ein freundliches, serviceorientiertes Auftreten sowie Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen Fachbereichen zeichnen Sie aus. Kenntnisse der Abläufe und Zuständigkeiten innerhalb einer Kammer, Verwaltung oder vergleichbaren Organisation sind von Vorteil. Eine selbstständige und verantwortungsbewusste Arbeitsweise rundet Ihr Profil ab.

Ihre Vergütung

Ihre Vergütung richtet sich nach dem Tarifvertrag der Länder, EG 5, einschließlich der Leistungen des öffentlichen Dienstes (z.b. Jahressonderzahlung und Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge). Das monatliche Bruttoeinstiegsgehalt beträgt je nach einschlägiger Berufserfahrung und Stufenzuordnung zwischen 3.073,97€ (Tarifstufe 1) und 3.430,99€ (Tarifstufe 3).

BENEFITS - Was Sie bei der Handwerkskammer Düsseldorf erwartet

• ein krisensicherer Arbeitsplatz
• Gestaltungsspielraum und eine sorgfältige Einarbeitung
• eine steuerliche Ersparnis durch das Angebot des Fahrrad-Leasings über den Anbieter "Job-Rad"
• unsere hauseigene Kantine und ein kleines Bistro am Standort Düsseldorf
• kostenlose Parkplätze & eine gute Anbindung an Öffentliche Verkehrsmittel
• das Vorteilsangebot "Corporate Benefits" mit einer Vielzahl attraktiver Angebote
• 30 Tage Jahresurlaub (anteilig bei Teilzeitbeschäftigung) zzgl. arbeitsfreie Tage an Heiligabend und Silvester
• ein moderner Arbeitsplatz sowie flexible Arbeitszeiten
• Angebote zur Gesundheitsförderung

Allgemeine Informationen

Wir verfolgen das Ziel der beruflichen Gleichstellung von Frauen und Männern nach Maßgabe des LGG NRW. Bewerbungen von Frauen sind daher ausdrücklich erwünscht. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen nach Maßgabe des LGG NRW bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter Menschen sind ebenfalls erwünscht und werden, entsprechend den Bestimmungen des SGB IX, besonders berücksichtigt. Die Stellenausschreibung erfolgt sowohl intern als auch extern. Falls die vakante Position intern besetzt werden kann, sehen wir von einer Prüfung externer Bewerbungen ab.

Ansprechpartner /-innen

Für Fragen zum Aufgabengebiet:
Herr Dr. Dirk Frowein
Abteilung E-Government, Post
Telefon: [phone]

Für Fragen zum Auswahlverfahren oder dem Beschäftigungsverhältnis:
Frau Lena Fischer
Abteilung Personal
Telefon: [phone]