Sachbearbeitung (m/w/d) ZfsL Siegen – Verwaltung und Management der Neueinstellung/Prüfung der [...]

Bezirksregierung Arnsberg; Nordrhein-Westfalen; Vor Ort; EUR 40.000 - 50.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine öffentliche Einrichtung in Nordrhein-Westfalen sucht eine/n Sachbearbeiter/in zur Verwaltung und Management der Neueinstellung und Prüfung der Lehramtsanwärter. Sie unterstützen beim Rahmen der Lehrerausbildung und führen allgemeine Verwaltungsaufgaben aus. Voraussetzungen sind eine abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich sowie Berufserfahrung in einem Schulsekretariat. Es erwartet Sie ein unbefristeter Vertrag mit einem sicheren Arbeitsplatz.

Leistungen

Umfangreiches Fortbildungsangebot

Vereinbarkeit von Beruf und Familie

Spannende Themen

Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten oder vergleichbar.
• Mindestens zweijährige Berufserfahrung in einem Schulsekretariat oder vergleichbar.
• Bereitschaft zur Einarbeitung in die elektronische Verwaltungsarbeit.

Aufgaben

• Unterstützung bei der Sichtung der Post und Verwaltung von Ressourcen.
• Bearbeitung der Reisekostenanträge.
• Koordination der Prüfungstermine für Staatsprüfungen.

Kenntnisse

Organizatorische Fähigkeiten

Kommunikationsfähigkeit

Kenntnisse in Office-Programmen

Teamfähigkeit

Belastbarkeit

Ausbildung

Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten

Abgeschlossene Ausbildung zur/zum Kaufmann/-frau für Büromanagement

Tools

LEA Verwaltungsprogramm

Jobbeschreibung

Sachbearbeitung (m/w/d) ZfsL Siegen – Verwaltung und Management der Neueinstellung/Prüfung der Lehramtsanwärterinnen und -anwärter

Die Lehrerausbildung findet in Nordrhein-Westfalen in der zweiten Phase – dem Vorbereitungsdienst nach der universitären Ausbildung – an Zentren für schulpraktische Lehrerausbildung (ZfsL) und Schulen statt. Das ZfsL in Kooperation mit den Schulen organisiert die schulpraktische Lehrerausbildung und nimmt an der Durchführung des 18‑monatigen Vorbereitungsdienstes und der Staatsprüfung teil.

Die ausgeschriebene Stelle ist unbefristet.

Entgeltgruppe 9a der EntgeltO zum TV-L.

Aufgaben

• Allgemeine Verwaltungsaufgaben: Unterstützung bei der Sichtung der Post sowie bei der Verwaltung von Zeitschriften und digitalen Ressourcen. Weiterhin Organisation der Raumbelegung, Bereitstellung von Materialien und technischer Ausstattung sowie Reibungsloser Ablauf von Veranstaltungen.
• Haushaltsangelegenheiten/Beschaffung: Kalkulation und Dokumentation der benötigten Haushaltsmittel, Prüfung und Anweisung von Rechnungen, bedarfsgerechte Beschaffung von Materialien, Überprüfung von Beständen und Vergabemanagement.
• Reisekosten: Bearbeitung der Reisekostenanträge der Fachleitungen sowie der Lehramtsanwärterinnen und Lehramtsanwärter gemäß LRKG. Prüfung und Berechnung der Trennungsentschädigung und Veranlassung der Zahlung der Reisekostenabrechnungen über EPOS.
• Organisation der Neueinstellung der Lehramtsanwärterinnen und Lehramtsanwärter: Begleitung des gesamten Einstellungsprozesses, Vervollständigung von Einstellungsunterlagen, Unterstützung der Schulzuweisungen und Vereidigungen.
• Vorbereitung und Unterstützung bei der Durchführung der Staatsprüfungen: Koordination der Prüfungstermine, Überwachung von Abgabefristen und Vollständigkeit von Prüfungsunterlagen, Kontaktaufnahme mit dem Landesprüfungsamt und den Prüfungskommissionen.
• Sachbearbeitung im Bereich der Seminare und Praxissemester: Bearbeitung der Krankheitsdokumentation der Seminare, Ansprechpartner für verwaltungsbezogene Anliegen der Lehramtsanwärterinnen und Lehramtsanwärter, Führung der Prüfungsakten und Pflege der Dateien im Verwaltungsprogramm.
• Hausverwaltung/Sicherheit: Durchführung von Schulungen, Übungen und Sicherheitskontrollen im Seminargebäude, Erstellung von Gefährdungsbeurteilungen, Teilnahme an der jährlichen Arbeitsschutz-Regelbegehung, Sicherstellung der Beseitigung sicherheitsrelevanter Mängel, Steuerung von Hausmeister- und Reinigungskräften sowie Kommunikation mit dem Vermieter.

Profil

• Erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten bzw. Angestelltenlehrgang I oder vergleichbar.
• Abgeschlossene Laufbahnprüfung für den allgemeinen, nichttechnischen Verwaltungsdienst der Laufbahngruppe 1, 2. Einstiegsamt bzw.
• Abgeschlossene Ausbildung zur/zum Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbar.
• Abgeschlossene Berufsausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf und mindestens zweijährige Berufserfahrung in einem Schulsekretariat, in der Verwaltung der QUA-LiS oder eines ZfsL.
• Wünschenswert: mehrjährige berufliche Erfahrung in Büro- oder Verwaltungstätigkeiten, z. B. in Verwaltungsbehörden, Schulbehörden, Hochschulen oder Schulen.

Ihr persönliches Profil

• sehr gute organisatorische Fähigkeiten
• sehr gute Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift
• gute Kenntnisse in allen Office-Programmen (vor allem Word und Excel)
• Bereitschaft zur Einarbeitung in das Verwaltungsprogramm LEA und in die Elektronische Verwaltungsarbeit (E-Akte)
• Belastbarkeit, Teamfähigkeit, Offenheit und Freundlichkeit

Wir bieten

• Spannende Themen!
• Vereinbarkeit von Beruf, Familie und Pflege!
• Individuelle Entwicklung: Umfangreiches Fortbildungsangebot mit jährlich über 1.000 Seminaren u. a. in der Fortbildungsakademie des Landes NRW.
• Ein zuverlässiger Arbeitgeber.

Important note

Please be advised that a valid work permit for Germany is required for non‑EU citizens. Unfortunately, applications without a valid work permit and sufficient German language skills may not be considered.