Sachbearbeiter*in Personal mit Schwerpunkt Bewerbungsmanagement (m/w/d)

Stadt Ulm; Ulm; Hybrid; EUR 36,000 - 42,000; Part time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub

Jahressonderzahlung

betriebliche Altersvorsorge

Mobiles Arbeiten möglich

Fort- und Weiterbildungen

Job summary

Stadt Ulm sucht eine/n Sachbearbeiter/in Personal mit Schwerpunkt Bewerbungsmanagement (m/w/d) in Teilzeit (60%, 23,4 Wochenstunden). Das Bewerbungsbüro betreut den gesamten Auswahlprozess und ist erste Anlaufstelle für Bewerbende.

Bezahlung erfolgt bis Entgeltgruppe 6 TVöD. Zu den Aufgaben gehören Verwaltung des Bewerbermanagements, Kommunikation mit Bewerbenden, Gesprächstermine und Datenanalyse.

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte­r oder vergleichbare Ausbildung im Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich.
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen, Outlook und Excel.
• Gute Organisationsfähigkeit und Priorisierung von Aufgaben.

Responsibilities

• Administrative Bearbeitung des Bewerbermanagements inkl. Pflege der Bewerberdaten im System (MHMeRECRUITING).
• Telefonische und schriftliche Auskunft an Bewerbende.
• Einladung der Bewerbenden zu Vorstellungsgesprächen.
• Unterstützung der Fachbereiche bei organisatorischen und administrativen Fragen im Bewerbungsverfahren.
• Erfassung von Bewerbungszahlen und relevanten Daten für statistische Auswertungen.
• Sicherstellung einer korrekten, fristgerechten und datenschutzkonformen Bearbeitung.

Skills

MS Office

Bewerbungsmanagement

Datenschutz

Organisation

Kommunikation

Teamfähigkeit

Flexibilität

Outlook

Excel

Education

Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbare Ausbildung

Tools

MHMeRECRUITING

Outlook

Excel

Job description

Unsere Stadtverwaltung ist so stark wie die Gesamtheit ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Werden Sie Teil unseres Teams und gestalten Sie Ulm aktiv mit.

Wir suchen eine/-n

Sachbearbeiter*in Personal mit Schwerpunkt Bewerbungsmanagement (m/w/d)

Der Stellenumfang beträgt 60 % (23,4 Wochenstunden). Die Stelle ist auf eine kontinuierliche Bearbeitung im Rahmen einer regulären 5-Tage-Woche ausgelegt.

Das Bewerbungsbüro begleitet den gesamten Auswahlprozess der Stadt Ulm und ist für Bewerbende die erste Anlaufstelle im Recruiting. Für Fachabteilungen, Führungskräfte und Personalvertretungen übernimmt das Bewerbungsbüro die organisatorische und administrative Begleitung der Verfahren.

Jährlich werden dabei mehr als 10.000 Bewerbungen und über 600 Stellenausschreibungen bearbeitet. Die Tätigkeit verbindet sorgfältige Sachbearbeitung, direkten Kontakt mit Bewerbenden und Fachbereichen sowie die Arbeit mit digitalen Bewerbungs- und Verwaltungsprozessen.

Die Bezahlung erfolgt bis Entgeltgruppe 6 TVöD.

Ihre Aufgaben:

• administrative Bearbeitung des Bewerbermanagements einschließlich Pflege und Aktualisierung der Bewerberdaten im System (MHMeRECRUITING)
• telefonische und schriftliche Auskunft an Bewerbende
• Einladung der Bewerbenden zu Vorstellungsgesprächen
• Unterstützung der Fachbereiche bei organisatorischen und administrativen Fragen im Bewerbungsverfahren
• Erfassung von Bewerbungszahlen und relevanten Daten für statistische Auswertungen
• Sicherstellung einer korrekten, fristgerechten und datenschutzkonformen Bearbeitung

Ihr Profil:

• abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r oder eine vergleichbare Ausbildung im Verwaltungs- oder kaufmännischen Bereich, idealerweise mit Erfahrung im Personal- oder Bewerbungsmanagement
• sicherer Umgang mit gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook und Excel, sowie die Fähigkeit und Bereitschaft, sich sicher in neue Fachverfahren und digitale Anwendungen einzuarbeiten
• gute Organisationsfähigkeit und die Fähigkeit, auch bei hohem Arbeitsaufkommen unterschiedliche Aufgaben und Fristen sicher zu priorisieren
• sorgfältige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise sowie hohe Genauigkeit im Umgang mit sensiblen personenbezogenen Daten
• freundliche, wertschätzende und zielgruppengerechte Kommunikation sowohl telefonisch als auch schriftlich mit Bewerbenden und Fachbereichen
• Teamfähigkeit, Eigeninitiative und Flexibilität

Wir bieten:

• ein abwechslungsreiches und verantwortungsvolles Aufgabengebiet im Bewerbungsmanagement
• ein engagiertes und kollegiales Team sowie eine strukturierte Einarbeitung
• die Möglichkeit zu mobilem Arbeiten im Rahmen der dienstlichen Regelungen
• verschiedene Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche sowie Jahressonderzahlung und betriebliche Altersvorsorge
• vielfältige städtische Vergünstigungen, z. B. bezuschusstes Deutschlandticket, vergünstigter Mittagstisch sowie ermäßigte Eintritte in städtische Einrichtungen

Die Vorstellungsgespräche finden am 04.11.2026 und ggf. am 09.11.2026 statt.
Weitere Infos:

Die Stadt unterstützt die Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch flexible Teilzeitmodelle im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Ihres Alters, Ihrer Religion oder Weltanschauung, Ihrer Behinderung, Ihres Geschlechts oder Ihrer sexuellen Identität. Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Menschen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.
Erfahren Sie mehr über Arbeiten und Ausbildung bei der Stadt Ulm unter www.karriere.ulm.de.

Für Rückfragen steht Ihnen das Bewerbungsbüro der Stadt Ulm unter der Telefonnummer 0731/161-2199 gerne zur Verfügung.

Bewerbungsschluss: 27.10.2026