Sachbearbeiter*in für die Zentrale Ausbildungsstelle (m/w/d)

Stadt Ulm; Ulm; On-site; EUR 23,000 - 32,000; Part time

Benefits offered by this job

Deutschlandticket Zuschuss

Dienstrad-Leasing

Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten

Möglichkeit zum mobilen Arbeiten

Job summary

Die Stadt Ulm sucht eine/n Sachbearbeiter/in für die Zentrale Ausbildungsstelle (60 %, befristet) zum nächstmöglichen Zeitpunkt in Ulm. Zu Ihren Aufgaben gehören die eigenständige Bearbeitung von Personalangelegenheiten für rund 135 Auszubildende in über 30 Ausbildungsberufen, Organisation von Anmeldungen zu Berufsschulen und Begleitung der Ausbildung.

Wir bieten flexible Arbeitszeiten, mobiles Arbeiten, Fort- und Weiterbildung, Zuschuss zum Deutschlandticket, Dienstrad-Leasing und ein

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte(r) oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Kenntnisse im Arbeits- und Tarifrecht sind von Vorteil.
• Sicherer Umgang mit digitalen Medien und Aktenführung.

Responsibilities

• Bearbeitung von Personalangelegenheiten für ca. 135 Auszubildende in über 30 Berufen.
• Koordination von Anmeldungen zu Berufsschulen und Prüfungen.
• Kostenprüfung und eigenverantwortliche Auszahlung im Rechnungsprozess.
• Beratung der Auszubildenden und der Fachbereiche zu Ausbildungsfragen.
• Fachliche Anleitung von Verwaltungsfachangestellten und Praktikant*innen.
• Mitorganisation und Repräsentation der Stadt Ulm bei Ausbildungsmessen.
• Koordination der FSJ- und BFD-Stellen in Zusammenarbeit mit dem Internationalen Bund.

Skills

Organisation

Kommunikation

Teamfähigkeit

Digitale Kompetenz

Social Media Interesse

Education

Verwaltungsfachangestellte(r) oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Verwaltungssoftware

Job description

Sachbearbeiter*in für die Zentrale Ausbildungsstelle (m/w/d)

89073 Ulm Befristet / Arbeitnehmerüberlassung Veröffentlicht: 26.10.2026

Unsere Stadtverwaltung ist so stark wie die Gesamtheit ihrer Mitarbeiter*innen (m/w/d). Werden Sie Teil unseres Teams und gestalten Sie Ulm aktiv mit. Wir suchen bei der Abteilung Zentrale Steuerung und Dienste/Personal und Organisation im Sachgebiet Personal- und Organisationsentwicklung zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Sachbearbeiter*in für die Zentrale Ausbildungsstelle (m/w/d) Teilzeit, befristet Die Stelle umfasst 60 % und ist aufgrund einer Elternzeitvertretung zunächst bis zum 31.10.2028befristet. Die Zentrale Ausbildungsstelle betreut rund 135 städtische Auszubildende in über 30 verschiedenen Ausbildungsberufen. Neben der Bearbeitung personalbezogener Angelegenheiten gehören die Organisation und Begleitung der Ausbildung sowie die Beratung der Auszubildenden und der Fachbereiche zum Aufgabenbereich. Darüber hinaus umfasst die Stelle die Koordination der städtischen FSJ- und BFD-Stellen in Zusammenarbeit mit dem Internationalen Bund. Die Bezahlung erfolgt bis Entgeltgruppe 9a TVöD .

Ihre Aufgaben:

• eigenständige Bearbeitung von Personalangelegenheiten für rund 135 städtische Auszubildende in über 30 Ausbildungsberufen unter Berücksichtigung der gesetzlichen, tariflichen und internen Regelungen, insbesondere die Erstellung von Ausbildungsverträgen und die Führung der Personalakten
• Koordination und Kontrolle der Anmeldungen zu Berufsschulen, Wohnheimen sowie Zwischen- und Abschlussprüfungen
• sachliche und rechnerische Prüfung der anfallenden Kosten, beispielsweise Zuschüsse zu Wohnheimkosten, sowie eigenverantwortliche Abwicklung der Auszahlungen im elektronischen Rechnungsprozess
• Beratung und Unterstützung der städtischen Abteilungen und Auszubildenden bei grundsätzlichen und individuellen Ausbildungsfragen
• fachliche Anleitung und Betreuung von Verwaltungsfachangestellten und Praktikant*innen im Sachgebiet
• Mitorganisation und Repräsentation der Stadt Ulm bei Ausbildungsmessen
• Koordination der städtischen FSJ- und BFD-Stellen in Zusammenarbeit mit dem Internationalen Bund

Ihr Profil:

• abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte*r, Verwaltungsfachwirt*in oder eine vergleichbare Qualifikation
• Kenntnisse im Arbeits- und Tarifrecht sind von Vorteil
• sicherer Umgang mit digitalen Medien sowie Interesse an Social Media, digitalen Prozessen und Akten
• Organisationsgeschick und eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Kommunikationsfähigkeit, Empathie und ein offenes Auftreten im Umgang mit unterschiedlichen Zielgruppen
• Teamfähigkeit, Durchsetzungsvermögen sowie Freude an der Arbeit mit Menschen
• eine vorhandene Ausbildungseignung ist von Vorteil; die Bereitschaft, den städtischen Ausbildungsführerschein zu erwerben, wird vorausgesetzt

Wir bieten:

• eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit mit Gestaltungsmöglichkeiten im Ausbildungsmanagement
• eine strukturierte Einarbeitung und ein engagiertes Team mit kollegialer Zusammenarbeit
• flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten
• vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, einschließlich der Möglichkeit, den städtischen Ausbildungsführerschein zu erwerben
• einen Zuschuss zum Deutschlandticket und die Möglichkeit zum Dienstrad-Leasing
• einen vergünstigten Mittagstisch in ausgewählten Gastronomie- und Kantinenbetrieben

Fragen beantwortet Ihnen gerne:

Frau Otto, Tel.: [phone], E-Mail: [e-mail] und Herr Sauter, Tel.: [phone], E-Mail: [e-mail].

Die Vorstellungsgespräche finden voraussichtlich am Montag, den 23.11.2026 und ggf. am Dienstag, den 24.11.2026, statt.

Weitere Infos:

Die Stadt unterstützt die Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch flexible Teilzeitmodelle im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten. Wir begrüßen Ihre Bewerbung unabhängig Ihrer kulturellen und sozialen Herkunft, Ihres Alters, Ihrer Religion oder Weltanschauung, Ihrer Behinderung, Ihres Geschlechts oder Ihrer sexuellen Identität. Schwerbehinderte und ihnen gleichgestellte Menschen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.

Erfahren Sie mehr über Arbeiten und Ausbildung bei der Stadt Ulm unter karriere.ulm.de .Wir fördern die Weiterentwicklung unserer Mitarbeiter*innen (m/w/d). Daher wird bei dieser Ausschreibung zuerst ein internes Auswahlverfahren durchgeführt. Externe Bewerbungen werden erst nach erfolglosem Abschluss des internen Verfahrens berücksichtigt.

bis zum 10.11.2026.