Projektassistenz TGA (m/w/d)

Gruner Deutschland; Karlsruhe; On-site; EUR 38,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub

Flexible Arbeitszeiten (Gleitzeit)

Job summary

Gruner Deutschland sucht eine engagierte Assistenz zur Unterstützung der Projektleitungen in administrativen Belangen. Sie erstellen, pflegen und archivieren Projektdokumentationen, Protokolle und Listen und koordinieren Termine sowie Baustellentermine.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung oder betriebswirtschaftliches Studium mit, verfügen über Erfahrung in einer Planungs- oder Bauumgebung und beherrschen MS Office sicher. Sehr gute Deutschkenntnisse runden das Profil ab.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder betriebswirtschaftliches Studium.
• Berufserfahrung in der Projektassistenz oder Teamassistenz in Planungs-, Ingenieur- oder Bauunternehmen.
• Interesse an technischen Themen, insbesondere TGA; erste Kenntnisse im Bau- oder Planungsumfeld.
• Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
• Strukturierte, sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise sowie Organisationsgeschick.
• Freude daran, unterschiedliche Aufgaben zu koordinieren und Prioritäten zu setzen.
• Teamgeist, Zuverlässigkeit und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Du unterstützt unsere Projektleitenden und Fachplanenden in administrativen Belangen und sorgst für strukturierte, effiziente Abläufe.
• Du behältst den Überblick über Projektdokumentationen, Protokolle, Listen, Präsentationen sowie Projekt- und Adressdaten.
• Du koordiniert Termine, Sitzungen, Projektbesprechungen und Baustellentermine und bereitest diese professionell vor.
• Du verfolgst offene Aufgaben, Fristen und Freigaben und unterstützt beim Reporting sowie im Austausch mit Auftraggebern und Behörden.
• Du wirkst bei Ausschreibungen, Vergaben, Rechnungsprüfungen und Nachtragsmanagement mit.
• Du sorgst für einen reibungslosen Büroalltag von Empfang bis Organisation von Besprechungsräumen.

Skills

Projektassistenz

Teamkoordination

Organisationstalent

MS Office

Kommunikation

Education

Kaufmännische Ausbildung

Betriebswirtschaftliches Studium oder vergleichbare Qualifikation

Job description

• Du unterstützt unsere Projektleitenden und Fachplanenden in allen administrativen und organisatorischen Belangen und sorgst dafür, dass Projekte strukturiert und effizient abgewickelt werden.
• Du behältst den Überblick über die Projektorganisation: Du erstellst, pflegst und archiviert Projektdokumentationen, Protokolle, Listen, Präsentationen sowie Projekt- und Adressdaten.
• Du koordinierst Termine, Sitzungen, Projektbesprechungen und Baustellentermine und stellst deren professionelle Vor- und Nachbereitung sicher.
• Du verfolgst offene Aufgaben, Fristen und Freigaben nach und unterstützt das Team bei Reportings, Korrespondenz sowie im Austausch mit Auftraggebern, Fachplanern, Behörden und Unternehmen.
• Du wirkst bei Ausschreibungen, Vergaben, Rechnungsprüfungen und dem Nachtragsmanagement mit.
• Du sorgst für einen reibungslosen Büroalltag – vom Empfang und der Telefonbetreuung über die Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost bis zur Organisation von Besprechungsräumen und Büroausstattung.

Das bringst Du mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, ein betriebswirtschaftliches Studium oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung in der Projektassistenz oder Teamassistenz in einem Planungs-, Ingenieur- oder Bauunternehmen
• Interesse an technischen Themen, insbesondere an der Technischen Gebäudeausrüstung (TGA); erste Kenntnisse im Bau- oder Planungsumfeld.
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint
• Eine strukturierte, sorgfältige und eigenständige Arbeitsweise sowie ein ausgeprägtes Organisationsgeschick
• Freude daran, unterschiedliche Aufgaben zu koordinieren, Prioritäten zu setzen und den Überblick zu behalten
• Teamgeist, Zuverlässigkeit und Diskretion im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.

Was uns von anderen unterscheidet

Vereinbarkeit von Beruf und privaten Interessen

Flexible Arbeitsbedingungen in Gleitzeit – auch als Teilzeitmodell – mit 30 Tagen Urlaub (bei Vollzeit)

Über Gruner

Gruner plant und baut für eine lebenswerte Zukunft

Mit Leidenschaft und Fachkompetenz entwickeln wir nachhaltige Lösungen für anspruchsvolle Bauprojekte in den Bereichen Hochbau, Infrastruktur und Energie. Unsere 1.100 Mitarbeitenden arbeiten an über 35 Standorten in Deutschland und weltweit eng mit unseren Kunden zusammen, um Projekte effizient und innovativ umzusetzen. Dabei stehen Umweltbewusstsein, digitale Innovationen und die Förderung einer starken Unternehmenskultur im Fokus.
Bei Gruner erleben Sie ein dynamisches Arbeitsumfeld, in dem Teamgeist und persönliche Entwicklung großgeschrieben werden.

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