Projektassistenz Speaker Management (mwd)

CloserStill Media; Mannheim; Vor Ort; EUR 45.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein führender Veranstalter von Events in Deutschland sucht eine*n Veranstaltungskoordinator*in für das Management von Referenten und ein reibungsloses Eventablaufs. Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse sind unerlässlich. Das Unternehmen bietet ein dynamisches Arbeitsumfeld mit flexiblen Arbeitszeiten und zahlreichen Vorteilen wie Zugang zu Fachveranstaltungen sowie attraktiven Zusatzleistungen.

Leistungen

Flexible Arbeitszeiten

Mobiles Arbeiten

Zugang zu Fachveranstaltungen

Teamevents

Fitnessstudio Kooperationen

Kostenlose Snacks

Hunde im Büro

Massage-Stuhl am Arbeitsplatz

Wöchentlicher Englisch-Unterricht

Qualifikationen

• Erfahrung in der Koordination von Veranstaltungen.
• Fähigkeit zur Kommunikation mit internationalen Referenten.
• Gute Datenmanagementfähigkeiten.
• Ausgeprägte Serviceorientierung.

Aufgaben

• Koordination und Kommunikation mit Referenten.
• Pflege des webbasierten Konferenzprogramms.
• Detailkoordination und Briefing von Teams und Dienstleistern.
• Qualitätssicherung des Eventinhalts.

Kenntnisse

Verhandlungssichere Deutschkenntnisse

Verhandlungssichere Englischkenntnisse

Kommunikationsstärke

Organisationstalent

Flexibilität

Jobbeschreibung

WER WIR SIND

Die CloserStill Media Germany GmbH zählt zu den führenden Veranstaltern von Messen, Events und Konferenzen in Europa mit einem besonderen Fokus auf Human Resources, Betriebliches Gesundheitsmanagement und Unternehmenswandel. Mit langjähriger Fachkompetenz und konsequenter Kundenorientierung setzt die Marke Zukunft Personal maßgebliche Impulse für aktuelle Trends, Innovationen und Entwicklungen im Management.

Als Tochterunternehmen der britischen CloserStill Media Ltd. ist CloserStill Media Germany Teil eines internationalen Netzwerks. Weltweit organisiert CloserStill Media mehr als 100 führende Fachveranstaltungen in den Bereichen Bildung, Gesundheitswesen, Technologie und Tiermedizin in Europa, den USA und Asien.

DEIN E AUFGABEN

In dieser Schlüsselposition bist du das Bindeglied zwischen unserem Programm-Management und den Referent:innen unserer Präsenz- und virtuellen Top-Events im HR-Bereich. Du agierst als zentrale/r Ansprechpartner:in und garantierst eine exzellente Kommunikation und Koordination von der ersten Kontaktaufnahme bis zum erfolgreichen Vortrag.

• Eigenverantwortliche Koordination: Du managst die Kommunikation mit unseren nationalen und internationalen Referent:innen und bist deren kompetente/r Ansprechpartner:in im Vorfeld, während und nach den Veranstaltungen.
• Präzises Datenmanagement: Du pflegst unser webbasiertes Konferenzprogramm akribisch genau und stellst sicher, dass alle erforderlichen Details von den Referent:innen vollständig und fristgerecht vorliegen.
• Ablauf-Exzellenz: Du übernimmst die detaillierte Koordination und das Briefing von internen Teams, externen Referent:innen und Dienstleistern, um einen reibungslosen Eventablauf zu gewährleisten.
• Inhaltliche Qualitätssicherung: Du erstellst und kontrollierst Programmankündigungen und sorgst für die erforderlichen Grafiken in höchster Qualität.

DAS BRINGST DU MIT

• Sprachtalent: Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse (schriftlich und mündlich) sind für die Kommunikation mit internationalen Speakern unerlässlich.
• Kommunikationsstärke & Empathie: Du bist ein/exzellente/r/r Kommunikator:in, die/der mit Fingerspitzengefühl auf unterschiedliche Persönlichkeiten und Kulturen eingehen kann.
• Struktur & Präzision: Dein gesunder Perfektionismus treibt dich an, Prozesse und Daten fehlerfrei zu managen, denn bei uns zählt jedes Detail.
• Serviceorientierung: Eine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und Freude am Umgang mit Kunden und Speakern zeichnen dich aus.
• Organisationstalent: Exzellentes Zeitmanagement und die Fähigkeit Prioritäten zu setzen und eigenständig zu arbeiten sind für dich selbstverständlich.
• Teamplayer: Du arbeitest gleichermaßen erfolgreich selbstständig und als wertvolles Mitglied unseres Teams.
• Flexibilität: Eine gewisse Reisebereitschaft für unsere Präsenzveranstaltungen.

UND DAS KANNST DU VON UNS ERWARTEN

• Abwechslungsreiche Aufgaben in einem dynamischen und internationalen Arbeitsumfeld, in dem kein Tag wie der andere ist.
• Ein wertschätzendes Team, das durch flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und eine offene, transparente Kommunikation überzeugt.
• Modernes Arbeiten nach dem New Work-Prinzip mit ergonomischen Arbeitsplätzen, erstklassiger technischer Ausstattung und inspirierender Arbeitsatmosphäre.
• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit auf mobiles Arbeiten für eine optimale Work-Life-Balance.
• Regelmäßige Teamevents, die den Zusammenhalt stärken und den Spaß an der Arbeit fördern – von After-Work-Drinks bis zu gemeinsamen Festen.
• Vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten sowie klare Entwicklungsperspektiven, die deine persönliche und fachliche Entfaltung aktiv fördern.
• Zugang zu spannenden Fachveranstaltungen, Konferenzen und Branchen-Events zum Networking und zur Erweiterung deines Horizonts.
• Attraktive Zusatzleistungen u.a.:
• Kooperationen mit Fitnessstudios für deine körperliche Gesundheit.
• Kostenloser Zugang zu Getränken, Obst, Snacks und Süßigkeiten.
• Hunde im Büro – vierbeiner willkommen.
• Entspannung zwischendurch am firmeneigenen Massage-Stuhl.
• Wöchentlicher Englisch-Unterricht mit zertifiziertem Lehrer während der Arbeitszeit.
• Teilnahme am Employee Assistance Program für professionelle Unterstützung in allen Lebenslagen.
• Exklusive Rabatte über Mitarbeitendenportale und Corporate Benefits.

VIELFALT UND INKLUSION

Die CloserStill Media Germany GmbH setzt auf Vielfalt in all ihren Formen und engagiert sich für die weitere Entwicklung eines vielfältigen und integrativen Umfelds, das Zusammenarbeit und Innovation fördert.

EIN ARBEITSGEBER FÜR CHANCENGLEICHHEIT

Wir sind ein Arbeitgeber für Chancengleichheit. Alle Bewerber (m / w / d) werden für eine Beschäftigung auf der Grundlage von Verdiensten ohne Berücksichtigung von Alter, ethnischer Zugehörigkeit, Religion oder Weltanschauung, sexueller Orientierung, Geschlechtsidentität, Familien- oder Elternstatus oder Behinderungsstatus berücksichtigt.

KEY SKILLS

• Anti Money Laundering
• Accounts Handling
• Account Development
• Account Management
• Customer Support
• Corporate Marketing

EMPLOYMENT TYPE

Full Time

EXPERIENCE

years

VACANCY

1