Projektassistenz (m/w/d) – Teilzeit

MSM.digital; München; On-site; EUR 22,000 - 32,000; Part time

Benefits offered by this job

JobRad-Leasing

Betriebliche Altersvorsorge

Fortbildungsmöglichkeiten

Mitarbeiterevents

Gesundheit & Work-Life-Balance-Platte

Job summary

Brandmates GmbH in München sucht ab sofort eine organisierte und verlässliche Projektassistenz (m/w/d) in Teilzeit (25h). Du bist die organisatorische und administrative Drehscheibe, unterstützt unsere Projektmanager im operativen Tagesgeschäft und behältst Termine, Zahlen und Prozesse sicher im Griff.

Du bringst eine kaufmännische Ausbildung, gute MS-Office-Kenntnisse (insb. Excel, Teams, Outlook) und eine strukturierte Arbeitsweise mit.

Qualifications

• Ausbildung im kaufmännischen Bereich
• Erste praktische Erfahrung im Projektumfeld oder kaufmännischen Bereich vorteilhaft
• Saubere MS-Office-Kenntnisse, insbesondere Excel, Teams und Outlook
• Organisierte Arbeitsweise mit eigenständiger Priorisierung
• Hands-on-Mentalität, Zuverlässigkeit und Kommunikation auf Deutsch (Englisch wünschenswert)

Responsibilities

• Projekt-Setup & Briefings: Neue Projekte in internen Systemen anlegen, Kundenanforderungen sammeln und Kick-off-Termine vorbereiten
• Touren- & Einsatzplanung: Routen- und Zeitpläne erstellen, Arbeitsmittel & Logistik koordinieren
• Kaufmännische Abwicklung: Rechnungsprüfung, Reisekosten- und Spesenabrechnungen, Budget-Soll-Ist-Abgleich
• Operative Schnittstelle: Ansprechpartner für Brandmates-Team und interne Abteilungen
• Dokumentation & Reporting: Dokumentenablage pflegen, Nachkalkulationen unterstützen, regelmäßige Projektreports erstellen

Skills

Organisation

Eigeninitiative

MS Office

Excel

Kommunikation

Deutsch

Education

Kaufmännische Ausbildung

Tools

MS Teams

Outlook

Job description

Werde Teil unseres Teams

Brandmates bringt als Teil der internationalen 1SP Agency Marken, Menschen und den Point of Sale zusammen. Als dynamisch wachsende Agentur setzen wir anspruchsvolle Field- und Retail-Projekte im DACH-Raum um und sorgen dafür, dass Markenbotschaften direkt bei den Kunden ankommen.

Für unser Team in Münchensuchen wir ab sofort eine organisierte und verlässliche Projektassistenz (m/w/d) in Teilzeit (25h). In dieser Rolle bist du die organisatorische und administrative Drehscheibe, unterstützt unsere Projektmanager im operativen Tagesgeschäft und behältst Termine, Zahlen und Prozesse sicher im Griff.

Darauf kannst du dich freuen

• Echter Praxiseinblick: Spannende und vielseitige Einblicke in das Projektmanagement moderner Retail- und Promotionkampagnen.
• Flexibilität: Teilzeit- mit planbaren, täglichen Arbeitszeiten, die sich gut strukturieren lassen.
• Strukturen: Flache Hierarchien, kurze Entscheidungswege und ein motiviertes Team, das dich intensiv einarbeitet.
• Modernes Arbeitsumfeld: Digitale Tools, strukturierte Prozesse und hochwertige Arbeitsausstattung.

Deine Benefits bei der Brandmates GmbH – Mehr als nur Standard!

• Individuelle Weiterbildungs- und Zertifizierungsmöglichkeiten
• Regelmäßige Mitarbeiterevents
• JobRad-Leasing – auch zur privaten Nutzung
• Betriebliche Altersvorsorge
• Plattform zur Unterstützung Deiner Gesundheit und Work-Life-Balance
• EGYMWellpass
• Jubiläumsgratifikationen nach Betriebszugehörigkeit
• Standortübergreifend einheitliche Feiertagsregelung

So gestaltest du mit

• Projekt-Setup & Briefings: Du legst neue Projekte in internen Systemen an, sammelst alle Kundenanforderungen und bereitest Arbeitsunterlagen sowie Kick-off-Termine vor.
• Touren- & Einsatzplanung: In enger Abstimmung mit dem Projektmanagement erstellst du effiziente Routen- und Zeitpläne und koordinierst die benötigten Arbeitsmittel und Logistik vor Ort.
• Kaufmännische Abwicklung: Du bereitest die Rechnungsstellung vor, prüfst Eingangsrechnungen auf Plausibilität, bearbeitest Reisekosten- und Spesenabrechnungen und behältst den laufenden Soll-Ist-Abgleich der Budgets im Auge.
• Operative Schnittstelle: Du unterstützt das Brandmates-Team und interne Abteilungen (z. B. Buchhaltung) als zentraler Ansprechpartner und hältst Aufgaben sowie Liefertermine im Blick.
• Dokumentation & Reporting: Du pflegst eine strukturierte Dokumentenablage, unterstützt bei Nachkalkulationen und erstellst regelmäßige Projektreportings und Abschlussberichte.

Das zeichnet dich aus

• Ausbildung & Hintergrund: Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Büromanagement, Industriekaufmann/-frau)
• Erste Praxis: Idealerweise bringst du erste praktische Erfahrung (z. B. durch Praktika, Werkstudententätigkeit oder Assistenzaufgaben) im Projektumfeld oder kaufmännischen Bereich mit – motivierte Einsteiger sind ausdrücklich willkommen!
• Software- & Excel-Skills: Du gehst sicher mit MS Office (insbesondere Excel für Abrechnungen und Kalkulationen sowie Teams/Outlook) um und hast eine hohe Affinität zu digitalen Tools.
• Organisation & Eigeninitiative: Du arbeitest strukturiert, detailgenau und priorisierst deine Aufgaben eigenverantwortlich – auch bei mehreren parallelen Projekten.
• Hands-on-Mentalität & Kommunikation: Du reagierst flexibel auf kurzfristige Planänderungen, trittst Projektpartnern und Dienstleistern freundlich und verbindlich gegenüber und sprichst sehr gutes Deutsch (gutes Englisch ist ein Plus).

Interesse geweckt?

Wir freuen uns auf Persönlichkeiten mit Verantwortungsbewusstsein, Organisationstalent und dem Anspruch, im Team wirklich etwas zu bewegen.