Projektassistenz (m/w/d) Schwerpunkt Bürounterstützung für Rechnungslegung

GMSH; Kiel; Hybrid; EUR 30.000 - 38.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

Fort- und Weiterbildung

Betriebliche Altersvorsorge

Mobiles Arbeiten

30 Tage Urlaub

Nah.SH-/Deutschlandticket

Kinderbetreuung

Zusammenfassung

Das Gebäudemanagement Schleswig-Holstein (GMSH) sucht eine Assistenzkraft (m/w/d) zur Unterstützung des Verwaltungsteams am Standort Kiel. Zu Ihren Aufgaben gehören Dokumentenmanagement, Organisation von Meetings inklusive Raumbuchung, Catering und Terminkoordination, sowie Protokollführung.

Sie unterstützen Ingenieure bei der Projektbearbeitung, übernehmen Auftragsverwaltung in Bau.SAP, koordinieren mit Bauleitung und Controlling und bearbeiten telefonische und schriftliche Anfragen.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung oder Verwaltungsausbildung mit relevanter Erfahrung.
• Erste Berufserfahrung als Assistenzkraft und Interesse an Vergabe- und Haushaltsrecht.
• Strukturierte, gründliche Arbeitsweise und ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit.
• Teamorientierter, respektvoller Umgang und Bereitschaft zu Dienstreisen in Schleswig-Holstein.

Aufgaben

• Dokumentenmanagement und Pflege digitaler Projektakten.
• Organisation von Besprechungen inklusive Raumbuchung, Catering und Terminkoordination.
• Protokollführung in Abstimmung mit der Besprechungsleitung.
• Unterstützung der Ingenieurskollegen bei der Projektbearbeitung.
• Auftragsverwaltung und Koordination von Baumaßnahmen über Bau.SAP; Abstimmung mit Bauleitung und Controlling; telefonische und schriftliche Anfragen bearbeiten.

Kenntnisse

Dokumentenmanagement

Terminkoordination

Auftragsverwaltung

Kommunikationsfähigkeit

Teamarbeit

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung

Verwaltungsausbildung bzw. vergleichbare Ausbildung

Tools

SAP

Jobbeschreibung

Bei der Gebäudemanagement Schleswig-Holstein (GMSH) arbeiten rund 1.800 Menschen daran, das Land Schleswig-Holstein voranzubringen – durch nachhaltiges Bauen, intelligentes Beschaffen und zukunftsfähiges Bewirtschaften öffentlicher Gebäude.

Unser Anspruch: Prozesse und Lösungen kontinuierlich zu verbessern – fachlich fundiert, lösungsorientiert und mit Offenheit für neue Wege.

Bereit, etwas zu bewegen? Dann werden Sie Teil unseres Teams als

Ihre Aufgaben bei uns

• Sie verantworten das Dokumentenmanagement und die Pflege digitaler Projektakten
• Sie übernehmen administrative Aufgaben, wie
  • die Organisation von Besprechungen einschließlich Raumbuchung, Catering und Terminkoordination
  • die Protokollführung in Abstimmung mit der Besprechungsleitung
• Sie unterstützen Ihre Ingenieurskollegen beider Projektbearbeitung
• Sie übernehmen dieAuftragsverwaltung und -koordination von Baumaßnahmen, indem Sie,
  • die Bauaufträge in Bau.SAP anlegen, pflegen und überwachen
  • sich eng mit der Bauleitung und dem Controlling abstimmen
  • die telefonische und schriftliche Nachfrage mit internen und externen Baubeteiligten übernehmen

Das bringen Sie mit

Zwingende Voraussetzung

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, Verwaltungsausbildung oder vergleichbare Berufsausbildung mit Erfahrung im o.g. Aufgabenspektrum
• erste Berufserfahrung als Assistenzkraft (m/w/d) und Interesse sich z.B. mit dem Vergabe-und Haushaltsrecht sowie mit Systemen, wie SAP auseinanderzusetzen
• Sie tragen aktiv zu einem teamorientierten und respektvollen Umgang bei
• eine strukturierte und gründliche Arbeitsweise ist für Sie selbstverständlich
• zudem verfügen Sie über eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
• Bereitschaft zur Wahrnehmung von Dienstreisen innerhalb Schleswig-Holsteins

Das bieten wir Ihnen

• Flexibles Arbeiten:

  Arbeiten in Vollzeit mit 38,7 Wochenstunden oder in unterschiedlichsten Teilzeitmodellen. Dabei kann flexibel zwischen 6 Uhr und 21 Uhr gearbeitet werden.

• Fort- und Weiterbildung:

  Vielfältige Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten zur fachlichen und persönlichen Entwicklung.

• Gesundheit:

  Zahlreiche Gesundheitsangebote und eine betriebliche Altersvorsorge sorgen für zusätzliche Absicherung. Zudem besteht eine Partnerschaft mit Epassi (ehemals Hansefit).

• Mobiles Arbeiten:

  Für eine gute Work-Life-Balance kann flexibel zwischen Zuhause, Büro und Lieblingsort gewechselt werden.

• Urlaub:

  30 Tage Urlaub sowie arbeitsfreie Tage an Heiligabend und Silvester. Überstunden können durch Freizeit ausgeglichen werden.

• Mobilität:

  Vergünstigte Mobilitätsangebote mit Nah.SH-Jobticket oder Deutschlandticket sowie Fahrradleasing.

• Kinderbetreuung:

  Wir unterstützen bei der Vereinbarkeit von Familie und Beruf durch Angebote zur Kinderbetreuung und tragen so zu einer verlässlichen Betreuungssituation bei.

Die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern ist uns wichtig. Frauen werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen schwerbehinderter Menschen sind ausdrücklich erwünscht.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis zum11.10.2026.