Projektassistenz im Verbundprojekt (m/w/d/x)

IT-Systemhaus der Bundesagentur für Arbeit; Leipzig; Vor Ort; EUR 40.000 - 60.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Eine große deutsche Universität in Leipzig sucht eine Projektassistenz zur Unterstützung in einem Forschungsprojekt. Zu den Aufgaben zählen Budgetplanung, administrative Unterstützung und allgemeine Sekretariatsaufgaben. Sie bringen eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und gute Englischkenntnisse mit. Flexible Arbeitszeiten werden angeboten, und die Stelle ist auf 4 Jahre befristet.

Leistungen

Flexible Arbeitszeiten

Mobile Arbeit

Weiterbildungsmöglichkeiten

Vergünstigtes Personennahverkehrsticket

Qualifikationen

• Abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen oder buchhalterischen Bereich oder gleichwertige Qualifikation.
• Kenntnisse von rechtlichen Grundlagen in Finanz- und Personalverwaltung wünschenswert.
• Nachgewiesene Berufserfahrung bevorzugt.

Aufgaben

• Budgetplanung und Mittelüberwachung von Haushalts- und Drittmitteln.
• Unterstützung der Projektleitung bei administrativen Angelegenheiten.
• Allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben.

Kenntnisse

Bürosoftware (Word und Excel)

gute Englischkenntnisse (mindestens Niveau B2)

Zuverlässige Arbeitsweise

Ausbildung

abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich

Jobbeschreibung

Stellendetails zu: Projektassistenz im Verbundprojekt (m/w/d/x)

Projektassistenz im Verbundprojekt (m/w/d/x)

Kopfbereich

Angebotsart: Arbeit

Projektassistenz im Verbundprojekt (m/w/d/x)

Arbeitgeber: Universität Leipzig

Arbeitsort

Anstellungsart

Teilzeit (Vormittag, Nachmittag)

Befristung

befristet für 48 Monate

Berufsbezeichnung

• Bürokaufmann/-frau
• Kaufmann/-frau - Büromanagement

Veröffentlichungsdatum: Vor 2 Tagen veröffentlicht

Stellenbeschreibung

Die 1409 gegründete Universität Leipzig gehört zu den großen, forschungsstarken und medizinführenden Universitäten in Deutschland. Mit ihren rund 30.000 Studierenden und mehr als 5.000 Beschäftigten in 14 Fakultäten prägt sie das Leben in der pulsierenden und weltoffenen Stadt Leipzig. Die Universität Leipzig bietet ein dynamisches und international geprägtes Arbeitsumfeld sowie attraktive und vielfältige Arbeitsmöglichkeiten in Forschung, Lehre, Transfer, Infrastruktur und Verwaltung.

An der Fakultät für Physik und Erdsystemwissenschaften, Institut für Theoretische Physik ist vorbehaltlich der Mittelbewilligung oben genannte Stelle zu besetzen.

Die Stelle ist dem drittmittelgeförderten Forschungsprojekt “Decoding the Quanta of Space and Time” (DCQST) zugeordnet. Das Verbundprojekt, welches an der Universität Leipzig verankert ist, aber Forscher/-innen an anderen Einrichtungen im In- und Ausland bündelt, wird durch die Klaus-Tschira-Stiftung gefördert. Gesucht ist ein/e engagierte/r Mitarbeiter/-in, welche/r uns bei der Abwicklung der Projektprozesse in Bezug auf Organisation, Personal, Finanzen, und Reporting unterstützt. Eine ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeit mit den Projektpartnern, dem Drittmittelgeber und den internen Stellen an der Universität Leipzig ist daher unabdingbar. Aufgrund des internationalen Umfeldes des Projekts und der Mitarbeiter/-innen ist eine gute Beherrschung der englischen Sprache daher für die meisten Arbeitsvorgänge erforderlich.

Stellenmerkmale

• befristet für 4 Jahre (Projektlaufzeit)
• 50 % einer Vollbeschäftigung, ein geringerer Zeitumfang ist möglich
• zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Das sind Ihre Aufgaben

• Budgetplanung und Mittelüberwachung von Haushalts- und Drittmitteln
• Mittelabforderungen, Erstellung von Zwischennachweisen/Verwendungsnachweisen, Endabrechnungen, auch in Zusammenhang mit Subawards und beteiligten Projektpartnern
• Unterstützung der Projektleitung, der beteiligten Wissenschaftler/-innen, der beteiligten Stellen an der Universität Leipzig und der Projektpartner bei administrativen Angelegenheiten,
• Auskunft und Koordinationsaufgaben im Verbund, auch mit außeruniversitären und ausländischen Projektpartnern, auch auf Englisch
• Vorbereitung personalrelevanter Vorgänge (z. B. Ausfüllen der Anträge für Lehraufträge, Gastvereinbarungen, Honorar- und Werkverträge sowie Einstellungsanträge für wissenschaftliches Personal)
• Unterstützung beim Reporting im Rahmen des Projekts
• allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben (z. B. interne und externe Korrespondenz, E-Mail-/Postbearbeitung, Terminkoordinierung, Telefonate, Protokollführung, Organisation von Veranstaltungen), auch auf Englisch

Das bringen Sie mit

• abgeschlossene Berufsausbildung im grundständig kaufmännischen oder buchhalterischen Bereich oder mindestens gleichwertige einschlägige Qualifikation
• sichere Anwenderkenntnisse von Bürosoftware (Word und Excel)
• gute Englischkenntnisse (mindestens Niveau B2) und sehr gute Deutschkenntnisse
• Kenntnisse von rechtlichen Grundlagen in Finanz- und Personalverwaltung (Sächsische Haushaltsordnung, Reisekostenrecht, Honorarordnung, Befristungsrecht) sowie von Vorgaben des Drittmittelgebers wünschenswert
• nachgewiesene Berufserfahrung, vorzugsweise im öffentlichen Dienst, wünschenswert
• Erfahrung mit einschlägiger Buchhaltungs- und Abrechnungssoftware wünschenswert
• selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise

Das bieten wir Ihnen

• einen verantwortungsvollen Aufgabenbereich im spannenden Umfeld einer großen Universität
• die Mitarbeit in einem freundlichen, hilfsbereiten und leistungsstarken Team
• flexible Arbeitszeiten und Mobile Arbeit zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
• eine zielgerichtete Personalentwicklung in allen Phasen Ihres Berufslebens mit Weiterbildungsmöglichkeiten
• vielfältige Angebote des betrieblichen Gesundheitsmanagements
• eine Vergütung gemäß Tarifvertrag der Länder inklusive Jahressonderzahlung und betrieblicher Altersvorsorge
• ein vergünstigtes Personennahverkehrsticket (z. B. das Deutschlandticket als Jobticket)
• umfangreiche Verpflegung in den Mensen und Cafeterien des Studentenwerks Leipzig

Forschung, Lehre, Transfer, Infrastruktur und Verwaltung brauchen Perspektivenvielfalt. Die Universität setzt sich deshalb für Diversität und Chancengerechtigkeit ein. Ihre Bewerbung ist bei uns willkommen, unabhängig von Geschlecht, Nationalität, Religion, kultureller und sozialer Herkunft, Alter oder sexueller Orientierung. Die Universität strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen in verantwortlicher Position an und bittet deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich um ihre Bewerbung. Bei gleicher Eignung werden Menschen mit Schwerbehinderung oder ihnen nach SGB IX Gleichgestellte bevorzugt eingestellt. Sollten Sie im Rahmen dieses Bewerbungsverfahrens Fragen zur Barrierefreiheit oder Unterstützungsbedarf haben, kontaktieren Sie die Schwerbehindertenvertretung der Universität Leipzig unter [e-mail] .

Haben wir Ihr Interesse geweckt?

Ihre Bewerbung senden Sie bitte mit den üblichen Unterlagen unter Angabe derKennziffer 163/2025 bis 5. Dezember 2025 an: Universität Leipzig, Fakultät für Physik und Erdsystemwissenschaften, Herrn Dekan Professor Dr. Marius Grundmann, Linnéstraße 5, 04103 Leipzig. Gern können Sie Ihre Bewerbung in einer PDF-Datei auch per E-Mail [e-mail] senden.

Bitte beachten Sie, dass Gefährdungen der Vertraulichkeit und der unbefugte Zugriff Dritter bei einer Kommunikation per unverschlüsselter E-Mail nicht ausgeschlossen werden können. Ihre Bewerbungsunterlagen werden nicht zurückgesandt, bitte reichen Sie nur Kopien ein. Vorstellungskosten werden nicht übernommen.

Hinweise zum Datenschutz

Eine Bewerbung und damit die Zusendung der für eine Bewerbung üblichen Unterlagen erfolgt freiwillig. Ihre in den Bewerbungsunterlagen enthaltenen bzw. ggf. im Bewerbungsgespräch erlangten personenbezogenen Daten werden von der Universität Leipzig – hier der ausschreibenden Dienststelle – ausschließlich zum Zwecke des Auswahlverfahrens für diese hier ausgeschriebene Stelle verarbeitet und, sofern nicht im Einzelfall ausdrücklich eingewilligt wird, nicht an Dritte weitergegeben. Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist § 11 Abs. 1 Sächsisches Datenschutzdurchführungsgesetz i. V. m. EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO). Verantwortlich für das Bewerbungsverfahren ist der in dieser Ausschreibung angegebene Adressat der Bewerbung.

Ihre personenbezogenen Daten werden für sechs Monate nach Beendigung des Einstellungsvorgangs gespeichert und danach gelöscht bzw. datenschutzgerecht vernichtet. Die Einwilligung kann verweigert oder mit Wirkung auf die Zukunft ohne Angabe von Gründen widerrufen werden. In diesen Fällen ist eine Bearbeitung der Bewerbung durch die Universität Leipzig und damit eine Berücksichtigung im Bewerbungsverfahren nicht oder nicht mehr möglich. Nach der DS-GVO stehen Ihnen gegenüber dem Adressaten der Bewerbung bei Vorliegen der entsprechenden gesetzlichen Voraussetzungen folgende Rechte zu: Auskunftsrecht (Art. 15 DS-GVO), Recht auf Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten (Art. 16 DS-GVO); Datenlöschung (Art. 17 DS-GVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO) und Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DS-GVO). Bei Fragen können Sie sich an den Datenschutzbeauftragten der Universität Leipzig (dienstansässig: Augustusplatz 10, 04109 Leipzig) wenden. Weiterhin besteht ein Beschwerderecht beim Sächsischen Datenschutzbeauftragten.