Projektassistenz HR- and Organization Transformation (w/m/d)

Kienbaum Consultants International GmbH; Köln; Vor Ort; EUR 42.000 - 62.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Kienbaum Consultants International GmbH sucht eine engagierte Backoffice-Assistenz, die das Akquise- und Projektbetriebs tatkräftig unterstützt. Sie pflegen Opportunities in Salesforce, steuern Angebote in SAP und sichern eine klare Ablage.

Sie entlasten Beraterteams sowie Directors im Tagesgeschäft und koordinieren Schnittstellen effizient. Sie arbeiten strukturiert, gewissenhaft und zuverlässig, behalten Fristen im Blick und tragen zu einer stabilen Arbeitsumgebung bei.

Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation abgeschlossen.
• Berufserfahrung in einer Projekt-, Team- oder Managementassistenz bzw. admin.Backoffice wünschenswert, idealerweise in Beratung oder Professional Services.
• Sehr sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams).
• SAP-Kenntnisse in der Praxis von Vorteil; Salesforce oder ein CRM-System sind willkommen; Systemlogiken erfassen Sie zügig.
• Strukturierte, verbindliche und gewissenhafte Arbeitsweise mit Fristen im Blick.
• Serviceorientierte Kommunikation in Deutsch; gute Englischkenntnisse wünschen wir uns.

Aufgaben

• Administrative Abläufe vom Akquise-Impuls bis Projektabschluss und Abrechnung sicherstellen.
• Backoffice-Aufgaben für Beraterinnen und Berater sowie Führungskräfte entlasten
• Daten in Salesforce, SAP und Laufwerkstruktur aktuell halten, Transparenz schaffen
• Ansprechperson für organisatorische Fragen, interne und externe Schnittstellen koordinieren
• Opportunities, Kontakte und Unterlagen in Salesforce pflegen und Pipeline-Qualität sichern
• Projektanlage, Abrechnung und Datensatzaktualisierung in SAP betreuen

Kenntnisse

MS Office

Teamkoordination

Kommunikation

Eigeninitiative

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

SAP

Salesforce

Jobbeschreibung

HR & Organization Transformation - Vom Mittelstand bis zum globalen Großkonzern – wir beraten in allen strategischen Fragestellungen zur Neuausrichtung der Aufbau- und Ablauforganisation. Egal ob Effizienz- oder Effektivitätsoptimierung das Ziel des Kunden ist – wir stellen sicher, dass unsere Kunden strategisch, strukturell und operativ optimal aufgestellt sind.

Du sorgst gern dafür, dass andere wirksam arbeiten können? In dieser zentralen Backoffice-Rolle hältst Du die administrativen Fäden unseres Akquise- und Projektbetriebs zusammen. Du pflegst Opportunities in Salesforce, steuerst Angebote und Projekte in SAP, sicherst eine nachvollziehbare Ablage und entlastest unser Beraterteam sowie Director und Managing Director im Tagesgeschäft. Die inhaltliche Beratung liegt beim Projektteam - Du schaffst die organisatorische Verlässlichkeit, auf der erfolgreiche Kundenarbeit aufbau t.

Was Dich erwartet

• Projektgeschäft verlässlich absichern: Du sorgst dafür, dass administrative Abläufe vom ersten Impuls der Akquise über Angebot und Projektanlage bis zu Abrechnung und Project Closing vollständig, termingerecht und nachvollziehbar laufen.
• Beratungskapazität freispielen: Du übernimmst konsequent die Backoffice-Aufgaben, die Berater:innen und Führungskräfte im operativen Tagesgeschäft entlasten, damit sie sich auf Kunden, Inhalte und Projektergebnisse konzentrieren können.
• Daten- und Prozessqualität schaffen: Du hältst Salesforce, SAP und die bestehende Laufwerkstruktur aktuell, einheitlich und prüfbar und schaffst Transparenz über Opportunities, Angebote und Projekte.
• Zusammenarbeit ermöglichen: Du bist verbindliche Ansprechperson für organisatorische Fragen, koordinierst interne und externe Schnittstellen und trägst zu Stabilität, Orientierung und gutem Teamwork bei.
• Salesforce & Pipeline: Du legst Opportunities an und pflegst Kontakte, Aktivitäten, Statusinformationen und vertriebsrelevante Unterlagen. Dabei achtest Du auf Aktualität, Vollständigkeit und eine belastbare Pipeline-Qualität.
• SAP & Projektadministration: Du unterstützt die Anlage, Pflege, Abrechnung sowie den Abschluss von Angeboten, Aufträgen und Projekten in SAP und hältst projektbezogene Stamm- und Abrechnungsdaten zuverlässig aktuell.
• Projektablauf & Project Closing: Du unterstützt Projektleitung und Team bei Projektanlage, administrativem Controlling, Nachhalten von Unterlagen, Rechnungsadministration und einem termingerechten Projektabschluss. Projektbezogene Datenschutz- und Löschprozesse koordinierst Du gemeinsam mit Projektleitung, Legal und weiteren Schnittstellen.
• Termin-, Reise- & Managementsupport: Du koordinierst Termine, Reiseorganisation und Reisekostenabrechnung für Führungskräfte und sicherst auch bei hoher Taktung einen professionellen Ablauf.
• Teamorganisation & Onboarding: Du unterstützt das administrative On- und Offboarding, bist Ansprechperson für wiederkehrende Teamroutinen und organisierst ein- bis zweimal jährlich Teamevents.
• Standards & Verbesserungen: Du nutzt Systeme, Vorlagen und Projektstandards diszipliniert, erkennst Verbesserungspotenziale in administrativen Workflows und Schnittstellen und bringst pragmatische Lösungen ein.

Was uns wichtig ist

• Qualifikation : Du hast eine kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation erfolgreich abgeschlossen.
• Erfahrung: Du bringst Erfahrung in einer Projekt-, Team- oder Managementassistenz beziehungsweise im administrativen Projekt-Backoffice mit idealerweise in Beratung, Professional Services oder einem ähnlich dynamischen Umfeld.
• MS Office: Du arbeitest sehr sicher mit den gängigen Anwendungen, insbesondere Word, Excel, PowerPoint, Outlook und Teams und erstellst Unterlagen ebenso sorgfältig wie effizient.
• SAP & Salesforce: Idealerweise kennst Du SAP aus der Praxis. Erfahrung mit Salesforce oder einem vergleichbaren CRM-System ist sehr willkommen; neue Systemlogiken erschließt Du Dir schnell.
• Arbeitsweise: Du arbeitest strukturiert, verbindlich und gewissenhaft, behältst Fristen und Details im Blick und lieferst auch bei hoher Taktung verlässliche administrative Qualität.
• Service & Kommunikation: Du hast Freude an der Zusammenarbeit mit einem Beraterteam, reagierst schnell und lösungsorientiert und trittst gegenüber Kolleg:innen, Führungskräften und Kunden freundlich sowie professionell auf. Auf Deutsch kommunizierst Du sicher und kannst auch auf Englisch professionell arbeiten.
• Eigeninitiative & Perspektive: Du übernimmst Verantwortung, hinterfragst administrative Abläufe konstruktiv und möchtest Dich langfristig als verlässliche Schaltstelle eines Beratungsteams etablieren.

Du möchtest voll durchstarten, bist aber noch nicht in allen Job-Bereichen erfahren? Schon als Berufseinsteiger:in erwarten Dich bei Kienbaum branchenübergreifende Projekte und herausfordernde Aufgaben. Wir sind stolz auf unsere flachen Hierarchien, einen außergewöhnlichen Teamspirit sowie eine lockere Arbeitsatmosphäre: Kolleginnen und Kollegen agieren auf Augenhöhe zwischen allen Leveln.

Wir fördern Dich nach Deinen individuellen Ansprüchen, damit Du Deine Fähigkeiten entwickeln und Deine Persönlichkeit entfalten kannst. Unsere Kienbaum AKademy bietet zahlreiche Trainings und Wissensangebote, um Deine Weiterentwicklung zu begleiten. So gelingt es uns, Professionalität mit Leidenschaft zu verbinden.

Was wir Dir bieten - Deine Benefits bei Kienbaum

Deine Ansprechpartner:in

Barbara Hinse-Hönsch

E-Mail: [e-mail]

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.