PMO Support/Projektassistenz (m/w/d) arbeitnow sparqs solutions GmbH & Co. KG Dortmund · 10/13/2026

Primetime; Dortmund; Hybrid; EUR 42,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

Flexible Arbeitszeiten

Remote-Option

Mentoring-Programm

Top-Onboarding

Betriebliche Altersvorsorge

Teamspirit

Job summary

sparqs sucht eine/m PMO Support/Projektassistenz (m/w/d) zur Unterstützung der Projektleitenden in Energiewirtschaft, Handel und Gesundheitswesen. Sie arbeiten eng mit dem Projektteam zusammen und sichern administrative Aufgaben.

Sie bringen eine kaufmännische Ausbildung, drei Jahre Berufserfahrung und gute MS-Office-, Confluence- und Jira-Kenntnisse mit. Eine strukturierte, kundenorientierte Arbeitsweise und Deutsch auf C1 runden das Profil ab.

Qualifications

• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung im Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation.
• Sie haben mindestens drei Jahre Berufserfahrung in einer adäquaten Position oder Projekten.
• Gute Kenntnisse in MS Office-Produkten sowie Confluence und Jira sind vorhanden.
• Strukturierte, kundenorientierte und sorgfältige Arbeitsweise zeichnet Sie aus.
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse auf C1-Niveau und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Sie unterstützen die Teil- oder Projektleitenden im Projekttagesgeschäft, u. a. Organisation von Terminen, Protokollierung, interne/externe Kommunikation und Erstellung von Präsentationsunterlagen.
• Sie planen Workshops und Trainings in Abstimmung mit den Projektleitenden und unterstützen deren Durchführung.
• Sie verwalten Projektdokumentationen wie Konzepte, Projektpläne und Präsentationen.
• Sie sichern die Einhaltung der eingesetzten Methoden und Tools von sparqs, inkl. Wissenstransfer beim Kunden.
• Sie unterstützen proaktiv das Qualitäts- und Risikomanagement, einschließlich Change-Request-Verfahren und Risikodokumentation.
• Sie arbeiten an operativem Ressourcen-Management und beschaffen ggf. externe Dienstleister.

Skills

Projektmanagement

Organisation

Kommunikationsfähigkeit

Eigenverantwortung

Deutsch C1

Englischkenntnisse

Selbstständigkeit

Education

kaufmännische Ausbildung im Büromanagement

Tools

Confluence

Jira

MS Office

Job description

Du behältst immer den Überblick und vergisst keine Deadline? Du hast Freude daran, nicht nur Aufgaben abzuarbeiten, sondern Themen proaktiv voranzutreiben? Du erledigst Aufgaben, bevor sie dir überhaupt gestellt werden?

Dann bist du bei sparqs als PMO Support/Projektassistenz (m/w/d) genau richtig! Bei uns unterstützt Du die (Teil-)Projektleitenden in den Projekten für unsere Kunden vor allem in den Bereichen Energiewirtschaft, Handel und Gesundheitswesen. Mit deiner guten methodischen und organisatorischen Herangehensweise unterstützt du entweder die sparqs-eigenen Projektleitenden und das dazugehörigen Projektteam oder auf Kundenseite Projektleitende bei der erfolgreichen Gestaltung bei dem Projektaufbau und der -durchführung.

Aufgaben

• Du unterstützt die (Teil-)Projektleitenden im Projekttagesgeschäft im Rahmen ihrer administrativen Tätigkeiten. Dabei geht es u.a um die Organisation von Terminen inkl. Vorbereitung, Protokollierung von Projektsitzungen, Koordinierung interner und externer Kommunikation sowie um die Erstellung von erforderlichen Präsentationsunterlagen.
• Du planst in Abstimmung mit den (Teil-)Projektleitenden Workshops und Trainings und unterstützt bei der Durchführung der Workshops und Trainings bei unseren Kunden.
• Du bis verantwortlich für die Verwaltung der Projektdokumentationen. Dazu zählen u. a. Konzepte, Projektpläne, Präsentationen.
• Du stellst die Einhaltung der von sparqs eingesetzten Projektmethoden und-tools (sowie den dazugehörigen Standards und Prozessen) in den Projekten sicher inkl. der Durchführung des dazugehörigen Wissenstransfers bei unseren Kunden.
• Du unterstützt proaktiv die (Teil-)Projektleitenden im Rahmen des Qualitäts- und Risikomanagements. Dazu gehört die Sicherstellung zur Einhaltung des sparqs-eigenen Qualitätsmanagements, Statusüberwachung, Einhaltung des Change-Request-Verfahren und bei der Dokumentation von Risiken inkl. Entscheidungsvorlagen und Maßnahmenkatalog im Projekt.
• Du wirkst proaktiv am operativen Ressourcen-Management mit und kümmerst Dich ggf. um die Beschaffung von externen Dienstleistern.
• Du hast ein abgeschlossene kaufmännische Ausbildung im Büromanagement oder eine vergleichbare Qualifikation im Projektumfeld.
• Deine Berufserfahrung liegt bei mindestens drei Jahren in einer adäquaten Position oder Projekten; wünschenswert in der Energieversorgung.
• Du bist sicher im Umgang mit MS Office-Produkten (MS Word, MS Excel, MS PowerPoint, MS Project) und Softwareprodukten wie Confluence und Jira.
• Dich zeichnet eine hohe Selbstständigkeit und ein ausgeprägtes Organisationsgeschick aus.
• Komplexe Herausforderungen motivieren Dich, Zusammenhänge zu erkennen und innovative Lösungen zu entwickeln.
• Du hast eine strukturierte, kundenorientierte und sorgfältige Arbeitsweise,
• Dich zeichnet ein aufgabenübergreifendes Denken und Verantwortungsbewusstsein aus.
• Du arbeitest eigenverantwortlich und hast ein hohes Maß an Vertrauenswürdigkeit und Zuverlässigkeit.
• Du bist belastbar, hast ein professionelles und überzeugendes Auftreten sowie gute Kommunikationsfähigkeiten
• Du bringst eine für das Projekt erforderliche Hands-on-Mentalität mit.
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse auf C1-Niveau und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Benefits

Ein Team, das dich wirklich supportet
– Hochmotivierte Kollegen, eine entspannte Arbeitsatmosphäre & echter Teamspirit!

Startup-Vibes & flache Hierarchien
– Keine langen Entscheidungswege – hier zählt deine Meinung von Tag 1 an.

Flexibilität pur – du bestimmst, wann & wo du arbeitest
– Flexible Arbeitszeiten & Remote-Option – arbeite so, wie es für dich am besten passt.

Top-Onboarding mit persönlichem Mentor
– Dein Start wird easy: Wir begleiten dich mit einem strukturierten Onboarding & Mentoring-Programm.

Attraktive Benefits, die sich lohnen
– Betriebliche Altersvorsorge, Corporate Benefits & weitere exklusive Vergünstigungen.

Wähle dein eigenes Arbeits-Setup
– Mac oder Windows? Du entscheidest! Wir stellen dir die Hardware, mit der du am produktivsten bist.

Werde Teil unserer Erfolgsgeschichte
– Gestalte aktiv unser Unternehmen mit und bringe deine Ideen ein.

Verantwortung & Impact in Kundenprojekten
– Arbeite an spannenden Projekten und begleite unsere Kunden durch die digitale Transformation.

Langeweile? Gibt’s bei uns nicht!
– Dich erwarten ständig neue Herausforderungen sowie regelmäßige Team-Events.

Transparenz & Weiterentwicklung
– Regelmäßige Feedbackgespräche, klare Perspektiven & individuelle Entwicklungsmöglichkeiten.

Deine Karriere, dein Weg
– Fachliche & persönliche Weiterentwicklung durch top Trainings & Coachings.