Persönliche Assistenz des Chief Sales Officers (m/w/d)

MULTIVAC Group; Wolfertschwenden; Vor Ort; EUR 70.000 - 100.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

Homeoffice

Weiterbildungsmöglichkeiten

Zusammenfassung

MULTIVAC Group sucht eine Persönliche Assistenz des Chief Sales Officers (m/w/d) am Standort Wolfertschwenden. Sie planen Termine, koordinieren Reisen und Meetings, betreuen Besucher auf Führungsebene und übernehmen die Korrespondenz in DE/EN.

Sie unterstützen bei der Vorbereitung von Unterlagen, Berichten und Präsentationen und führen Protokolle, Analysen und Auswertungen durch. Flexible Arbeitszeiten und Homeoffice-Optionen ergänzen das moderne Arbeitsumfeld.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung; idealerweise Weiterbildung im Assistenzbereich.
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich, vorzugsweise auf Management- oder Geschäftsleitungsebene.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint.
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie eine strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise.
• Hohe Kommunikationsfähigkeit, Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen.

Aufgaben

• Planung, Koordination und Organisation von Terminen, Besprechungen und Reisen der Geschäftsführung, einschließlich Board Meetings.
• Empfang und Betreuung von Besuchern, Geschäftspartnern und Gästen auf oberer Führungsebene.
• Korrespondenz der Geschäftsführung in Deutsch und Englisch.
• Vor- und Nachbereitung von Meetings, Workshops und Veranstaltungen.
• Erstellung und Verwaltung von Dokumenten, Präsentationen, Berichten und Entscheidungsvorlagen.
• Protokollführung bei Sitzungen und Nachverfolgung von Maßnahmen.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Diskretion

Teamfähigkeit

Verlässlichkeit

Selbstständige Arbeitsweise

Flexibilität

Serviceorientierung

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Weiterbildung im Assistenz/Office Management

Tools

Outlook

Word

Excel

PowerPoint

Jobbeschreibung

Persönliche Assistenz des Chief Sales Officers (m/w/d)

Am Standort Wolfertschwenden suchen wir Sie für unseren Geschäftsbereich GRP:

Ihre Aufgaben

• Planung, Koordination und Organisation von Terminen, Besprechungen und Reisen der Geschäftsführung, einschließlich Board Meetings und anderer Managementveranstaltungen
• Professioneller Empfang sowie Betreuung von Besuchern, Geschäftspartnern und Gästen auf oberer Führungsebene
• Eigenständige Durchführung der Korrespondenz für die Geschäftsführung in deutscher und englischer Sprache mit internen und externen Ansprechpartnern
• Vor- und Nachbereitung von Meetings, Besprechungen, Workshops und Veranstaltungen
• Erstellung, Aufbereitung und Verwaltung von Dokumenten, Präsentationen, Berichten und Entscheidungsvorlagen
• Führung von Protokollen bei Sitzungen, Veranstaltungen und Gesellschafterversammlungen sowie Nachverfolgung vereinbarter Maßnahmen
• Erstellung von Statistiken, Analysen und Auswertungen zur Unterstützung der Geschäftsführung
• Organisation, Koordination und Nachbereitung nationaler und internationaler Veranstaltungen sowie Gesellschafterversammlungen
• Sicherstellung reibungsloser administrativer Abläufe im Bereich der Geschäftsleitung
• Sicherstellung einer guten Zusammenarbeit im Team der Geschäftsleitungsassistenz, gegenseitige Unterstützung und Urlaubsvertretung.
• Vertrauensvolle Zusammenarbeit mit internen Fachbereichen sowie externen Geschäftspartnern
• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Weiterbildung im Bereich Assistenz, Office Management oder einer vergleichbaren Qualifikation
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich, vorzugsweise auf Management- oder Geschäftsleitungsebene
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint
• Ausgeprägtes Organisationsgeschick sowie eine strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise
• Hohe Kommunikationsfähigkeit, Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen
• Professionelles und souveränes Auftreten gegenüber internen und externen Ansprechpartnern
• Hohe Serviceorientierung sowie ausgeprägte Teamfähigkeit
• Flexibilität, Belastbarkeit und die Fähigkeit, auch in einem dynamischen Umfeld Prioritäten zu setzen
• Hohe Verschwiegenheit und Vertrauensbasis wird vorausgesetzt.

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