Officemanagement (m/w/d)

Initiative Kulturkommunikation; Dortmund; Vor Ort; EUR 30.000 - 36.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Weiterentwicklungsmöglichkeiten

Schulung

Zusammenfassung

Initiative Kulturkommunikation in Dortmund sucht eine motivierte Office-Managerin/ -Manager (m/w/d) in Vollzeit. Du planst Termine, organisierst Abläufe und unterstützt die Kundenberatung mit strukturierter Dokumentation.

Du bringst eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit, arbeitest sorgfältig, kommunizierst klar und behältst den Überblick in CRM sowie Korrespondenz per Brief, Email und Telefon. Quereinstieg ist möglich; Weiterentwicklung wird geboten.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung; Quereinstieg möglich
• Verständnis für prozessorientierte und strukturierte Arbeitsweisen
• Sorgfältige, präzise Arbeitsweise und Verantwortungsbewusstsein

Aufgaben

• Terminplanung und -Organisation
• Koordination von Kundengesprächen
• Vor-/Nachbereitung von Seminaren und Workshops
• Organisatorische Unterstützung in der Kundenberatung
• Pflege und Verwaltung des CRM
• Kommunikation und Korrespondenz per Brief, Email und Telefon (kein Vertrieb/keine Akquise)
• Vorbereitende Buchhaltung
• Allgemeine organisatorische Tätigkeiten

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Selbstständigkeit

Teamfähigkeit

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Zoom

Office-Software

Jobbeschreibung

Du interessierst dich für Büromanagement, Organisation, Digitalisierung und moderne Arbeitsprozesse? Kultur und Events sind deine Welt?

Dann könnte die Initiative Kulturkommunikation genau das Richtige für dich sein. Wir sind der führende Anbieter für Beratung und Schulung im digitalen Kultur- und Eventmarketing. Als modernes Beratungsunternehmen unterstützen wir Theater, Museen, Festivals und Veranstalter im gesamten deutschsprachigen Raum bei der Entwicklung individueller Marketingstrategien.

Strukturierte Arbeitsabläufe, wertschätzende Kundenkommunikation und eine professionelle Arbeitsatmosphäre bilden den perfekten Rahmen für deinen erfolgreichen Start im Officemanagement. Auch ohne große Vorkenntnisse wirst du durch klar definierte Aufgaben und eine strukturierte Einarbeitung schnell in der Lage sein, uns im Bereich Büromanagement und Organisation tatkräftig zu unterstützen und die Abläufe in unserem Team zu optimieren. Deine organisierte und zuverlässige Arbeitsweise ist entscheidend, um Projekte effizient voranzutreiben und die Zufriedenheit unserer Kunden zu sichern. Darüber hinaus wird dein Feedback geschätzt, um unsere internen Prozesse kontinuierlich zu verbessern.

Bist du bereit, den Takt des digitalen Wandels im Kultur- und Eventbereich mitzugestalten?

Einstiegsgehalt Office-Management (m/w/d) in Vollzeit: 3.000,- Euro Brutto-Monatsgehalt.

Weiterentwicklungs- und Aufstiegsmöglichkeiten sind vorhanden.

Das erwartet dich bei uns:

• Arbeit in einem renommierten Beratungsunternehmen
• Einbindung in die Optimierung und Dokumentation von Arbeitsprozessen
• Professionelle Arbeitsatmosphäre
• Klar strukturierte Tätigkeiten und dokumentierte Arbeitsabläufe
• Strukturierte Einarbeitung und Schulung
• Teamarbeit auf Augenhöhe

Aufgabenbereiche:

• Terminplanung und -Organisation
• Koordination von Kundengesprächen
• Vor-/Nachbereitung von Seminaren und Workshops
• Organisatorische Unterstützung in der Kundenberatung
• Pflege und Verwaltung des CRM
• Kommunikation und Korrespondenz per Brief, Email und Telefon (kein Vertrieb/keine Akquise)
• Vorbereitende Buchhaltung
• Allgemeine organisatorische Tätigkeiten

Voraussetzungen:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung z.B. im Bereich Kaufmann/frau für Büromanagement (w/m/d), Quereinstieg ebenfalls möglich
• Verständnis für prozessorientierte und strukturierte Arbeitsweisen
• Sorgfältige Umsetzung von administrativen Tätigkeiten und Prozessen
• Präzise und verantwortungsbewusste Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit digitalen Office-Anwendungen (Kalender, Mail, Zoom)
• Ausgeprägtes Sprachverständnis (deutsch)
• Fehlerfreie und präzise Kommunikation und textsichere Formulierung
• Wohnsitz in Dortmund oder näherer Umgebung