Office & People Coordinator (m/w/d) - Teilzeit

Recare; Berlin; Hybrid; EUR 40.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein führendes HealthTech-Unternehmen in Berlin sucht einen Office & People Coordinator (m/w/d) zur Unterstützung des Büros und der People & Culture Organisation. Der ideale Kandidat hat eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, 1-3 Jahre Erfahrung in der Assistenz und hervorragende Organisationsfähigkeiten. Die Rolle erfordert sowohl Büroverwaltung als auch Eventplanung. Flexibilität und Freude an Routine sind wichtig. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!

Qualifikationen

• 1–3 Jahre Erfahrung in Office-, HR- oder Teamassistenz.
• Freude an Routineaufgaben und strukturierter Arbeit.
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse.

Aufgaben

• Büro-Management: Zuständigkeit für das reibungslose Büro.
• Event-Planung: Organisation interner Events von A bis Z.
• Administrative Unterstützung: Datenpflege und Dokumentenerstellung.
• Onboarding-Support: Vorbereiten von Equipment und Dokumenten.
• People & Culture Assistenz: Unterstützung bei internen Initiativen.
• Rechnungsmanagement: Unterstützung bei Rechnungsverarbeitung.
• Ad-hoc Aufgaben: Übernahme kleinerer Projekte nach Bedarf.

Kenntnisse

Zuverlässigkeit

Organisationsgeschick

MS Office Kenntnisse

Kommunikationsfähigkeit

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

Personio

Jobbeschreibung

Über uns

Als eines der führenden deutschen HealthTech-Unternehmen gestalten wir das Entlassmanagement neu – technologiegetrieben, patientenzentriert und frei von Bürokratie. Neben unserer marktführenden SaaS-Plattform entwickeln wir KI-Lösungen, die Prozesse in Kliniken und bei Nachversorgern radikal vereinfachen, Fachkräfte entlasten und den Fokus zurück auf die Patientinnen und Patienten legen. Bereits heute vernetzen wir zwei Drittel aller deutschen Krankenhäuser mit über 650 Rehakliniken und 25.000 Pflege- und Homecare-Anbietern. Mit aktuell rund 90 Mitarbeitenden wachsen wir weiter – und suchen Menschen mit Haltung, die das Gesundheitssystem mit uns verbessern wollen.

Deine Rolle bei uns

Als Office & People Coordinator (m/w/d) sorgst du dafür, dass unser Büro reibungslos läuft und unsere People & Culture Organisation administrativ bestens unterstützt wird. Du bist die zentrale Ansprechperson für alles, was rund um Büro, Ausstattung und Organisation anfällt – und stellst sicher, dass interne Abläufe zuverlässig funktionieren. Du arbeitest eng mit unseren beiden People & Culture Managern (Janina & Anja) zusammen und übernimmst Aufgaben, die Genauigkeit, Organisationstalent und ein gutes Gespür für Menschen erfordern. Auch wenn wir eine remote-freundliche Kultur leben, bist du regelmäßig im Büro (ca. 1–2 Tage pro Woche), um sicherzustellen, dass vor Ort alles läuft – und springst flexibel ein, wenn wichtige Themen deine Präsenz erfordern.

Das erwartet dich als Office & People Coordinator (m/w/d) bei Recare

• Office Management (Ownership): Du hältst unser Büro am Laufen – von Post und Bestellungen bis zu Lieferantenkontakt, Dienstleistern, Zugängen und allgemeinen organisatorischen Themen.
• Event Planning (Ownership): Du planst und organisierst eigenständig unsere internen Events – von Team- und Offsite-Events über Sommer- und Winterfeiern bis zu kleineren People & Culture-Formaten. Du kümmerst dich um Budget, Location, Dienstleister, Kommunikation und Reibungslosigkeit am Tag selbst.
• Administrative Unterstützung: Du pflegst Mitarbeitendendaten in Personio und Notion, erstellst Dokumente und Bescheinigungen, unterstützt bei Vertrags- und Änderungsunterlagen sowie bei Bedarf bei Reisebuchungen über L&P von Mitarbeitenden.
• Onboarding Support: Du bereitest Equipment, Welcome-Pakete und Dokumente für neue Kolleg:innen vor und begleitest die Onboarding-Prozesse gemeinsam mit Janina.
• People & Culture Assistenz: Du unterstützt bei Umfragen und internen Initiativen.
• Rechnungs- & Dokumentenmanagement: Du unterstützt bei Rechnungsverarbeitung, Freigaben und Ablage in enger Abstimmung mit Finance.
• Ad-hoc Aufgaben: Du übernimmst kleinere Projekte und operative Aufgaben, wenn kurzfristig Unterstützung gebraucht wird.

Das bringst du mit als Office & People Coordinator (m/w/d)

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• 1–3 Jahre Erfahrung in Office-, HR- oder Teamassistenz, gerne in einem wachsenden Unternehmen.
• Hohe Zuverlässigkeit, Genauigkeit und Organisationsgeschick.
• Freude an Routineaufgaben und strukturierter Arbeit mit klaren Prioritäten.
• Sicherer Umgang mit MS Office; Erfahrung mit People-Tools (Personio) von Vorteil.
• Sehr gute Deutschkenntnisse, gute Englischkenntnisse.

Warum du bei uns richtig bist

• Du arbeitest gerne hands-on, zuverlässig und strukturiert.
• Du fühlst dich wohl in einer Rolle, die klare Aufgaben und sichtbaren Impact vereint.
• Du möchtest Teil eines People & Culture Teams sein, das gemeinsam wächst und sich gegenseitig unterstützt.
• Du schätzt Flexibilität, arbeitest gerne hybrid – aber bist bereit, regelmäßig im Büro Verantwortung zu übernehmen.
• Du möchtest in einem sinnstiftenden Umfeld arbeiten, das das Gesundheitswesen aktiv verändert.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!