Office Manager (W/M/D)

Pradtke; Bochum; Hybrid; EUR 32,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

Betriebliche private Kranken保险

Vermögenswirksame Leistungen

Betriebliche Altersvorsorge

Firmenfitness

Dienstfahrradprogramm

Job summary

PRADTKE in Bochum sucht eine Organisationstalent im Office Management, die unsere Geschäftsleitung unterstützt und das Büro reibungslos am Laufen hält.

Du arbeitest eigenverantwortlich, erkennst, was zu tun ist, planst Veranstaltungen und sorgst für einen herzlichen Empfang von KollegInnen und Gästen. Vor Ort im Büro in Bochum-Gerthe erwarten dich flexible Teilzeit- oder Vollzeitarbeit und ein starkes Teamgefühl.

Qualifications

• Mehrere Jahre Praxis im Office Management, Assistenz oder vergleichbarer Rolle.
• Organisationstalent: umsichtig, gewissenhaft, sorgt für reibungslose Abläufe.
• Eigenständiges Arbeiten, proaktives Handeln und klare Kommunikation.
• Direkter, freundlicher Umgang mit KollegInnen und Gästen.
• Sicherer Umgang mit gängigen Office-Programmen, offen für neue Tools.
• Vor Ort in Bochum-Gerthe, Voll- oder Teilzeit zu Teamzeiten.

Responsibilities

• Zentrale Anlaufstelle für KollegInnen, Kunden und Gäste, Fäden laufen zusammen.
• Telefon, E-Mail und Post zuverlässig erreichen und Anliegen bearbeiten.
• Büro orts- und herrschaftlich so gestalten, dass alle produktiv arbeiten können.
• Betrieb im Hintergrund am Laufen halten und Rücken freihalten.
• Administratives rund um Personal und Finanzen übernehmen.
• Geschäftsleitung pragmatisch im Tagesgeschäft unterstützen.
• Interne und externe Veranstaltungen planen und begleiten.

Skills

Office Management

Assistenz

Eigenständigkeit

Organisationstalent

Teamwork

Job description

WIR SIND PRADTKE.

Wir bei Pradtke sind Marktführer für Personaleinsatzsoftware in Krankenhäusern, Feuerwehren und anderen Einrichtungen der Daseinsfürsorge. Unsere Software „TIMEOFFICE“ sorgt mit kollaborativer Einsatzplanung, umfassenden Compliance-Checks, raschem Engpass-Management und präziser Lohnabrechnung dafür, dass unsere Kunden optimal arbeiten und Bestmögliches für uns alle leisten können.

Aktuell sind wir rund 60 Menschen, die selbstorganisiert und dezentral in zehn Teams arbeiten – ohne klassische Vorgesetzte, dafür mit viel Eigenverantwortung. Wir wachsen stetig weiter – in Köpfen wie Könnerschaften. Deswegen suchen wir Dich.

DEIN AUFGABENFELD.

Das Team Mosaik hält Pradtke von innen zusammen: Es sorgt für ein tolles Büroumfeld, für Buchhaltung, Finanzen und Controlling, für Compliance-Themen wie Datenschutz und Verträge sowie für die technische Ausstattung von Büro und Mitarbeitenden. Für dieses Team suchen wir ein Organisationstalent mit Umsicht, Gewissenhaftigkeit und Leidenschaft dafür, dass alles rund läuft und sich alle gut fühlen können.

Dein Fokus in diesem Team liegt auf dem Office Management und der Unterstützung unserer Geschäftsleitung. Gemeinsam mit dem Team bildest Du die „Zentrale“ von Pradtke – die Stelle, an der organisatorisch alles zusammenläuft. Weil wir rollenbasiert und nicht in starren Zuständigkeiten arbeiten, hilfst Du bei Bedarf auch in angrenzenden Themen aus (z. B. Finance oder Technik). So arbeiten wir eben.

Konkret heißt das:

• Du bist die erste Anlaufstelle für KollegInnen, Kunden und Gäste – und die Person, bei der die organisatorischen Fäden zusammenlaufen.

• Du sorgst dafür, dass wir per Telefon, E-Mail und Post verlässlich erreichbar sind und sympathisch Anliegen bearbeiten.

• Du machst unser Büro zu einem Ort, an dem man gern ankommt und produktiv sein kann – vom guten ersten Eindruck bis zum reibungslosen Alltag.

• Du hältst den Betrieb hinter den Kulissen am Laufen und schaffst ein Umfeld, in dem sich alle voll auf ihre Arbeit konzentrieren können.

• Du übernimmst administrative Aufgaben rund um Personal und Finanzen und hältst damit den Teams den Rücken frei.

• Du unterstützt unsere Geschäftsleitung pragmatisch im Tagesgeschäft und schaffst ihr Freiraum für das Unternehmerische.

• Du bringst Menschen zusammen: Du planst und begleitest interne wie externe Veranstaltungen, die in Erinnerung bleiben.

WAS WIR UNS WÜNSCHEN…

• Du bringst ein paar Jahre praktische Erfahrung im Office Management, in der Assistenz oder in einer vergleichbaren organisierenden Rolle mit.

• Du bist ein Organisationstalent: umsichtig und gewissenhaft, mit dem Blick dafür, wenn etwas nicht rundläuft. Dann kümmerst Du Dich selbst darum – oder holst die richtigen Leute ins Boot und nimmst sie in die Pflicht.

• Du arbeitest eigenständig. Bei uns gibt es niemanden, der Dir Aufgaben zuteilt oder freigibt – Du erkennst, was zu tun ist, holst Dir Rat, wo Du ihn brauchst, und entscheidest dann selbst.

• Du packst an, machst Dinge fertig und stehst zu Deinen Zusagen. Klartext ist Dir lieber als Drumherum – freundlich, aber direkt.

• Du bringst Zugewandtheit und Herzlichkeit mit. Für KollegInnen wie für Gäste bist Du ein Mensch, bei dem man sich willkommen und gut aufgehoben fühlt.

• Du bist sicher im Umgang mit den gängigen Office-Programmen und hast keine Scheu vor neuen Tools.

• Du bist vor Ort in unserem Büro in Bochum-Gerthe und arbeitest in Voll- oder Teilzeit entlang von im Team abgestimmten Geschäftszeiten.

WAS DICH ERWARTET…

Bei uns weißt Du, wofür Du morgens aufstehst: Du arbeitest an sinnstiftenden Aufgaben für und mit Organisationen aus der Daseinsfürsorge. Unser Tun hat direkten Einfluss auf den Arbeitsalltag von 300.000 Menschen, die uns als Gesellschaft den Rücken stärken.

Sicherheit ist Dir wichtig? Uns auch. Deshalb schließen wir unbefristete Arbeitsverträge.

Wir könnten Dir jetzt erzählen, dass wir Benefits wie eine betriebliche private Krankenversicherung, vermögenswirksame Leistungen und betriebliche Altersvorsorge, Firmenfitness und Dienstfahrradprogramm bieten. Stimmt auch alles. Aber was uns wirklich ausmacht, ist unser Anspruch daran, wie wir miteinander-füreinander arbeiten und wie wir dabei gut miteinander umgehen.

Aber das erlebst Du am besten selbst.