Office Manager VetPlus - Germany · VetPlus Germany

VetPlus Limited; Düsseldorf; Remote; EUR 45,000 - 55,000; Full time

Job summary

VetPlus – Deutschland sucht am Standort Düsseldorf einen Office Manager, der den täglichen Bürobetrieb steuert, das Vertriebsteam unterstützt und operative Abläufe koordiniert.

Sie betreuen Finanzprozesse, Lohn- und Spesenabrechnungen, Monatsabschlussberichte und Kundenanfragen, pflegen Lieferantenbeziehungen und verantworten Bürostandorte. Gute Deutsch- und Englischkenntnisse sind Voraussetzung.

Qualifications

• Erfahrung als Office Manager oder in einer ähnlichen Rolle der Verwaltung
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten mit Detailgenauigkeit
• Erfahrung in Unterstützung von Finanz-, Lohn- oder Buchhaltungsprozessen
• Hervorragende Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten
• Gute IT-Kenntnisse, insbesondere Excel
• Erfahrung im Umgang mit Finanz- oder ERP-Systemen
• Fähigkeit, mehrere Aufgaben zu priorisieren und Fristen einzuhalten
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Responsibilities

• Leitung des täglichen Bürobetriebs und der Verwaltungsprozesse
• Unterstützung des National Sales Managers und des Vertriebsteams bei Berichterstattung und Koordination
• Hauptansprechpartner für interne Abteilungen, Kunden und externe Lieferanten
• Überwachung der Auftragsabwicklung, Lagerverwaltung und lagerbezogener Aktivitäten
• Pflege der Lieferantenbeziehungen und Verwaltung der Büroräumlichkeiten
• Koordination der Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Spesenabrechnungen und der Finanzverwaltung
• Unterstützung bei der Monatsabschlussberichterstattung und den Finanzabstimmungen
• Bearbeitung von Kundenanfragen und Sicherstellung, dass Probleme effizient gelöst werden
• Führen genauer Aufzeichnungen und Sicherstellen, dass die Unternehmensabläufe eingehalten werden
• Unterstützung bei Marketingkampagnen, Veranstaltungen und Vertriebsinitiativen
• Führung und Weiterentwicklung der Teammitglieder im Büro

Skills

Office-Management

Operations Koordination

Finanzsupport

Excel

Multitasking

Deutsch & Englisch

Tools

ERP-Systeme

Job description

Office Manager

Bis zu 50.000 € | Vollzeit | Vor Ort

Standort: Deutschland | Vollzeit | Montag bis Freitag

Wir bei VetPlus sind davon überzeugt, dass jedes Haustier die bestmögliche Pflege verdient. Deshalb widmen wir uns seit über 30 Jahren der Entwicklung hochwertiger veterinärmedizinischer Nutrazeutika, die die Gesundheit und das Wohlbefinden von Haustieren fördern. Als Teil der Tangerine Group sind wir der weltweit führende Anbieter von veterinärmedizinischen Nutrazeutika und liefern innovative Lösungen an Tierärzte in über 50 Ländern weltweit. Unser Erfolg basiert auf starken Beziehungen, außergewöhnlichem Service und einem kontinuierlichen Streben nach Exzellenz.

Dies ist eine abwechslungsreiche Position im Herzen unseres deutschen Betriebs. Du kümmerst dich um den täglichen Bürobetrieb, unterstützt unser Vertriebsteam, koordinierst operative Aktivitäten, kümmerst dich um die Finanzverwaltung und stellst sicher, dass unsere Kunden weiterhin den außergewöhnlichen Service erhalten, für den VetPlus bekannt ist.

Deine Aufgaben

Als Office Manager spielst du eine zentrale Rolle bei der Gewährleistung eines reibungslosen Betriebs unserer deutschen Niederlassung. Deine Aufgaben::

• Leitung des täglichen Bürobetriebs und der Verwaltungsprozesse

• Unterstützung des National Sales Managers und des nationalen Vertriebsteams bei der Berichterstattung und Koordination

• Hauptansprechpartner für interne Abteilungen, Kunden und externe Lieferanten

• Überwachung der Auftragsabwicklung, der Lagerverwaltung und lagerbezogener Aktivitäten

• Pflege der Lieferantenbeziehungen und Verwaltung der Büroräumlichkeiten

• Koordination der Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Spesenabrechnungen und der Finanzverwaltung

• Unterstützung bei der Monatsabschlussberichterstattung und den Finanzabstimmungen

• Bearbeitung von Kundenanfragen und Sicherstellung, dass Probleme effizient gelöst werden

• Führen genauer Aufzeichnungen und Sicherstellen, dass die Unternehmensabläufe eingehalten werden

• Unterstützung bei Marketingkampagnen, Veranstaltungen und Vertriebsinitiativen

• Führung und Weiterentwicklung der Teammitglieder im Büro im Zuge des Unternehmenswachstums

Was wir suchen

Wir suchen eine Person, die gerne Verantwortung übernimmt, in einem hektischen Umfeld aufblüht und stolz darauf ist, exzellenten Service zu bieten.

Idealerweise bringst du Folgendes mit:

• Erfahrung in einer Position als Office Manager, Operations Manager oder im Bereich Business Support

• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten mit außergewöhnlicher Liebe zum Detail

• Erfahrung in der Unterstützung von Finanz-, Lohn- oder Buchhaltungsprozessen

• Hervorragende Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten

• Gute IT-Kenntnisse, insbesondere in Microsoft Excel

• Erfahrung im Umgang mit Finanz- oder ERP-Systemen

• Die Fähigkeit, mehrere Aufgaben zu priorisieren und Fristen einzuhalten

• Flüssige Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Persönliche Eigenschaften

Wir suchen jemanden, der:

• Eigenmotiviert und proaktiv ist

• Von Natur aus problemlösungsorientiert

• Sehr gut organisiert und zuverlässig

• gerne selbstständig arbeitet

• Ein teamorientierter Teamplayer

• Flexibel, anpassungsfähig und lernbegierig

• Engagiert, bei allem, was er tut, hohe Standards zu setzen

Warum bei VetPlus arbeiten?

Bei VetPlus wirst du Teil eines ambitionierten internationalen Unternehmens, in dem dein Beitrag wirklich etwas bewirkt. Das ist eine spannende Gelegenheit, eine wichtige operative Rolle in unserer deutschen Tochtergesellschaft zu übernehmen und dabei eng mit Kollegen in ganz Europa und Großbritannien zusammenzuarbeiten.

Wenn du auf der Suche nach einer abwechslungsreichen Stelle bist, bei der kein Tag wie der andere ist und du wirklich etwas bewirken kannst, würden wir uns sehr freuen, von dir zu hören.

Please note: All applications must be submitted in English.

Abteilung

VetPlus – Deutschland

Standort

Düsseldorf