Office Manager & Team Assistant in Teilzeit (50%, zunächst befristet auf 1Jahr)

b2venture GmbH; Berlin; Vor Ort; Vertraulich; Teilzeit

Zusammenfassung

Eine europäische Venture-Capital-Gesellschaft mit Sitz in Berlin sucht einen Office Manager & Team Assistant (m/w/d) in Teilzeit. Zu den Aufgaben gehören das Office-Management, die Unterstützung des Teams und die Gewährleistung einer positiven Büroatmosphäre. Der ideale Kandidat bringt hohe Sozialkompetenz, Organisationstalent und mindestens 2 Jahre Berufserfahrung mit. Freuen Sie sich auf ein junges, ambitioniertes Team und zahlreiche Benefits.

Leistungen

Eines der schönsten Büros in Berlin-Mitte

30 Tage Urlaub pro Jahr

Regelmäßige Team-Events

Mitgliedschaften für Sportprogramme

Qualifikationen

• Mind. 2 Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Position.
• Stilsicherheit in Deutsch und Englisch in Wort und Schrift.
• Schnelle Auffassungsgabe und Organisationstalent.

Aufgaben

• Verantwortlich für das Office-Management und die Atmosphäre im Büro.
• Erster Ansprechpartner für Gäste und Partner.
• Bestellung von Büromaterialien und Sauberkeit im Office gewährleisten.

Kenntnisse

Sozialkompetenz

Organisatorische Fähigkeiten

Kommunikationsfähigkeit

Pflichtbewusstsein

MS Office Kenntnisse

Ausbildung

Abgeschlossene Berufsausbildung

Jobbeschreibung

b2venture ist eine europäische Venture-Capital-Gesellschaft, die sich seit dem Jahr 2000 auf Technologie-Startups konzentriert. Gemeinsam mit einem Netzwerk aus Business Angels bietet b2venture Start-up Unternehmen eine einzigartige Expertise und Leidenschaft für Unternehmertum mit dem Ziel vielversprechende Gründer zu entdecken und beim Aufbau ihrer Unternehmen zu unterstützen. Mit Büros in Berlin, Zürich, München, St. Gallen und Luxemburg investieren wir europaweit rund 100 Millionen Euro pro Jahr. Zu den bekanntesten Investments gehören 1KOMMA5°, DeepL, Finanzcheck, foodspring, Healx, Raisin, Seven Senders, SumUp und Volocopter.

Aufgaben

Deine Mission:

Als Office Manager & Team Assistant in Teilzeit (50%, zunächst befristet auf 1 Jahr) bist Du mit Deinen Kolleg*innen aus dem Backoffice der Dreh- und Angelpunkt unseres Berliner Büros und bist für das Erscheinungsbild, die Abläufe und die Ausstattung mitverantwortlich. Des Weiteren unterstützt Du das Team vor Ort bei folgenden Tätigkeiten:

• Als Teil der Chief Happiness Crew hast Du immer die Stimmung und Kultur im Büro im Blick und trägst positiv zur Atmosphäre bei.
• Du bist erste/r Ansprechpartner/in für unsere Gäste, Lieferanten und externen Partner – ob am Telefon oder im Empfang: Deine Freundlichkeit hinterlässt Eindruck. Auch die Verpflegung von Gästen und die Vorbereitung unserer Meetingräume gehen Dir leicht von der Hand – Du achtest auf Details und schaffst eine einladende Umgebung.
• Du sorgst für Ordnung und Wohlbefinden im Office: Ob Sauberkeit, Office-Rundgänge oder der Blick auf funktionierende Technik wie die Kaffeemaschine – Du behältst alles im Blick. Außerdem kümmerst Du Dich um die Bestellung von Büromaterialien und stellst sicher, dass alles zur richtigen Zeit am richtigen Ort ist.
• Du begleitest mit Herz das Onboarding neuer Kolleg*innen, organisierst z.B. die Fotoshootings und gibst neuen Teammitgliedern vom ersten Tag an das Gefühl, willkommen zu sein. Auch unsere neuen Portfoliofirmen heißt Du herzlich Willkommen – zum Beispiel durch den Versand persönlicher Welcome Packages.
• Auch bei spontanen Anliegen rund ums Office und administrativer Unterstützung bist Du zur Stelle – sei es das Koordinieren kleinerer Reparaturen im Büro, das Vorbereiten von Namensschildern für Veranstaltungen oder andere kurzfristige
  To-dos.
• Du stehst unseren Kolleg*innen bei der Nutzung unserer Reisemanagement-Tools zur Seite und unterstützt sie zuverlässig bei der Beantragung von A1-Bescheinigungen für ihre Dienstreisen.
• Die Pflege unserer Systeme liegt Dir am Herzen: Mit viel Sorgfalt kümmerst Du Dich darum, dass unsere internen Tools stets aktuell und gut strukturiert sind – zum Beispiel durch das Anlegen neuer Kontakte und Firmen.
• Beim Versand unserer Weihnachtskarten bringst Du Dich mit Engagement und einem Auge fürs Detail ein und unterstützt von der Vorbereitung bis zum finalen Versand.
• Du hast Freude daran – auch standortübergreifend mit den Kolleg*innen in der Schweiz – das Back Office und die Prozesse weiterzuentwickeln.

Qualifikation

Dein Profil:

Der/Die ideale Kandidat*in besitzt eine hohe Sozialkompetenz und organisatorische Fähigkeiten, kann unabhängig arbeiten und gut kommunizieren. Er/Sie muss gewillt sein in einem hochambitionierten Arbeitsumfeld zu arbeiten.

• Abgeschlossene Berufsausbildung, idealerweise mit kaufmännischem Schwerpunkt
• Mind. 2 Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Position (oder z.B. Hotellerie, Eventmanagement)
• Schnelle Auffassungsgabe, Pflichtbewusstsein und Organisationstalent
• Stilsicherheit in Deutsch und Englisch in Wort und Schrift
• Gute MS Office-Kenntnisse

Benefits

Bei b2venture ziehen wir lernbegeisterte, ambitionierte und neugierige Menschen an – und bieten ein ansprechendes Paket:

• Eines der schönsten Büros in Berlin-Mitte
• Flache Hierarchien, mit viel Eigenverantwortung
• Ein junges und ambitioniertes Team, das sich selbst nicht zu ernst nimmt
• Möglichkeiten zur Weiterbildung und persönlichen Entwicklung
• Getränke, Obst und Snacks im Büro
• Regelmäßige Team-Events und -Aktivitäten
• 30 Tage Urlaub pro Jahr in Vollzeit
• Mitgliedschaften für Sportprogramme und die Übernahme der Kosten für das ÖPNV Ticket

Prozess:

• Bitte sende uns Deinen Lebenslauf über JOIN.
• Von uns ausgewählte Kandidaten werden sich zunächst per Zoom und später persönlich mit unserem Back Office Team und weiteren Kolleg*innen treffen.

Wir freuen uns darauf, von Dir zu hören. Sei ein Teil unserer Reise!

b2venture ist ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit bietet. Wir pflegen eine Kultur, die alle Menschen einbezieht und vielfältige Perspektiven fördert, unabhängig von Rasse, ethnischer Zugehörigkeit, Geschlecht, Glaube oder sexueller Orientierung. Wir wollen mit den talentiertesten und klügsten Menschen zusammenarbeiten, unabhängig davon, woher sie kommen, wie sie aussehen, wen sie lieben oder woran sie glauben.