Office Manager/ Receptionist (all gender) | Teilzeit

Havas Media; Frankfurt; On-site; EUR 20,000 - 27,000; Part time

Benefits offered by this job

Fitness First Mitgliedschaft (10 €/Mon

Team-Events

Entwicklungsplan & Training

Ideen einbringen

Job summary

Havas Media in Frankfurt am Main sucht eine freundliche Office Managerin / Receptionistin in Teilzeit (25-30 Std./Woche). Du bist erste Anlaufstelle, empfängst Gäste, bearbeitest Post, koordinierst Lieferungen und sorgst für reibungslose Büroabläufe.

Zu deinen Aufgaben gehören Raumbuchung, Catering-Bedarf, Unterstützung bei Meetings und allgemeine administrative Tätigkeiten. Du arbeitest engagiert, behältst den Überblick und kommunizierst sicher auf Deutsch und Englisch.

Qualifications

• Du bringst idealerweise erste Berufserfahrung im Empfang oder Office Management mit.
• Du bist serviceorientiert, organisiert und behältst den Überblick bei mehreren Themen.
• Du trittst freundlich, professionell auf und kommunizierst sicher auf Deutsch und Englisch.
• Du sorgst dafür, dass Besprechungsräume, Meetings und Bürobedarf reibungslos funktionieren.

Responsibilities

• Du bist die erste Anlaufstelle in unserem Office und sorgst mit deiner offenen Art für einen herzlichen Empfang unserer Gäste, Bewerbenden, Mitarbeitenden und Dienstleister.
• Du nimmst Post und Pakete an, koordinierst Kurierdienste und behältst alle Ein- und Ausgänge zuverlässig im Blick.
• Du organisierst Besprechungsräume, unterstützt bei internen Meetings und Events und sorgst dafür, dass vor Ort alles rund läuft.
• Du übernimmst allgemeine administrative und organisatorische Aufgaben im Office Management und gestaltest den Büroalltag effizient.

Skills

Empfangserfahrung

Office-Management

Kundenorientierung

Organisationsfähigkeit

MS-Office

Deutsch & Englisch

Tools

MS-Office

Job description

Willkommen bei Havas Media – Entdecke deine Leidenschaft für die Welt der Medien! Was macht eine Mediaagentur? Hast du dich schon einmal gefragt, wie genau die Werbespots ins Fernsehen oder auf Social Media kommen? Bei Havas Media sind wir die Trendsetter, die Innovatoren und die Planer unvergesslicher Kampagnen. Während Kreativagenturen die Kampagnen gestalten, sorgen wir dafür, dass sie auf allen digitalen Kanälen wie Social Media, YouTube und verschiedenen Websites aber auch in allen klassischen Kanälen wie TV, Radio und Plakaten zu sehen sind. Zu unseren Aufgaben als Mediaagentur gehört dabei die Untersuchung von Zielgruppen sowie die Analyse ihrer Mediennutzung. Wir beraten unsere Kunden bei der Auswahl von geeigneten Medien, verhandeln Preise und spielen die Werbung in den ausgewählten Kanälen aus. So stellen wir sicher, dass unsere Kunden effektiv und nachhaltig ihre Zielgruppe erreichen. Dabei arbeiten wir mit Kunden wie Bauhaus, Hyundai Kia, Nintendo, O2, Puma, RedBull und Sparkasse.

Werde Teil unseres Teams als: Office Manager/ Receptionist (all gender) | Teilzeit

Standort: Frankfurt am Main

In Teilzeit: 25-30h/Woche, abwechselnd vormittags (08:00 - 13:00 Uhr) und nachmittags (13:00 - 18:00 Uhr)

Was machst du bei uns?

• Du bist die erste Anlaufstelle in unserem Office und sorgst mit deiner offenen Art für einen herzlichen Empfang unserer Gäste, Bewerbenden, Mitarbeitenden und Dienstleister.
• Du nimmst Post und Pakete an, koordinierst Kurierdienste und behältst alle Ein- und Ausgänge zuverlässig im Blick.
• Du kümmerst dich um die Bestellung von Catering, Snacks, Getränken und weiteren Office Supplies und stellst sicher, dass unser Büro immer gut ausgestattet ist.
• Du organisierst Besprechungsräume, unterstützt bei internen Meetings und Events und sorgst dafür, dass vor Ort alles rund läuft.
• Du übernimmst allgemeine administrative und organisatorische Aufgaben im Office Management und unterstützt dabei, unseren Büroalltag effizient, ordentlich und angenehm zu gestalten.

Was bringst du mit?

• Du hast idealerweise erste Berufserfahrung im Empfang, Office Management, Assistenzbereich oder in einer vergleichbaren organisatorischen Rolle gesammelt.
• Du bist serviceorientiert, organisiert und behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Themen gleichzeitig auf deinem Tisch landen.
• Du trittst freundlich, professionell und verbindlich auf und hast Freude daran, mit vielen unterschiedlichen Menschen in Kontakt zu sein.
• Du gehst sicher mit den gängigen MS-Office-Programmen um und kommunizierst sehr gut auf Deutsch und Englisch.

Welche Benefits bieten wir dir?

• Bleib fit: Für 10€ im Monat bekommst du bei uns die volle Fitness First Mitgliedschaft.
• Hab Spaß: Unser Motivations-Team sorgt jedes Jahr für unvergessliche Momente, ob bei der Weihnachtsfeier oder unserem Sommerfest.
• Komm weiter: Wir gestalten mit dir einen individuellen Entwicklungsplan, du bekommst regelmäßige Feedbacks und Weiterbildungen, die genau zu dir passen. Außerdem hast du Zugang zu unserer Havas University mit über 200 Trainings und Workshops.
• Gestalte mit: Wir sind noch lange nicht perfekt und freuen uns, wenn du deine Ideen einbringst und aktiv Themen angehst und Prozesse mitgestaltest.

Contract Type : Permanent

Equal Opportunity

Here at Havas across the group we pride ourselves on being committed to offering equal opportunities to all potential employees and have zero tolerance for discrimination. We are an equal opportunity employer and welcome applicants irrespective of age, sex, race, ethnicity, disability and other factors that have no bearing on an individual’s ability to perform their job.

About Us

Founded in 1835 by Charles-Louis Havas, Havas is one of the world’s largest global communications groups, with more than 23,000 people in over 100 countries sharing one single mission: to make a meaningful difference to brands, businesses, and people. Havas has developed a fully integrated model covering all communications activities. The teams of the three business units, Creative, Media and Health & You, work together with agility and in perfect synergy to offer clients tailor‑made, meaningful, innovative and entertainment‑oriented solutions that support them in their positive transformation.

Life at Havas

We take great pride in our Havas family. They bring many unique personalities, perspectives and passions to their work. Collaboration is at the core of how we operate, and Havas Villages are the homes we work in. We encourage our people to take advantage of our many opportunities to learn and grow. Through local agency training sessions, our unique global and development programs, we offer our people endless opportunities to explore.

Havas Media Network

We create the best media experience, capitalizing on the most meaningful media to build more meaningful brands. We know how to connect a client with their target audience – in the context of where they are, through the content they pay attention to. We deliver this expertise through the Mx System, our global operating methodology and strategic planning process, that creates value for our clients by turning consumer intelligence into clear growth targets, aligning stakeholders and KPIs, and measuring the impact of media experiences.

Havas Creative Network

At Havas, we believe creativity isn’t just a description of our business, it is part of our agencies’ DNA. We bring together some of the industry’s most creative and accomplished agencies. By combining creative expertise with the strategic and innovative power of our Villages, we can build seamless teams around the individual needs of each of our clients.

Havas Health

Driven by human purpose and focused on the betterment of humanity through health, Havas Health & You leverages a global collection of experts and individuals to help people everywhere live healthier lives. With a spirit rooted in innovation, creativity, and education, we are dedicated to delivering consistent excellence and groundbreaking work.