Office Manager (m/w/d)

elexon GmbH; Nordrhein-Westfalen; Hybrid; EUR 38,000 - 58,000; Full time

Benefits offered by this job

Urban Sports Club-Beitragsreduzierung

Business Bike Leasing

Betriebliche Altersvorsorge

Wallboxen zu Mitarbeiterraten

30 Tage Urlaub

Hundefreundliches Office

Job summary

elexon sucht eine engagierte Office Managerin/Office Manager (m/w/d) für das Büro in Aachen und das x-Home. Sie sorgen für einen reibungslosen, professionellen Betrieb, organisieren Meetingräume und betreuen Gäste.

Zudem koordinieren Sie Dienstleister, planen interne Events und übernehmen Post- sowie Materialmanagement. Zu Ihrem Profil gehört eine abgeschlossene hotelnahe Ausbildung, Eventmanagement oder vergleichbare Qualifikation, sowie Organisationstalent, vorausschauende Arbeitsweise und

Qualifications

• Abgeschlossene Ausbildung im hotelnahen Bereich, Eventmanagement, als administrative Assistenz oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und eigenständiges Arbeiten.
• Gute Kommunikationsfähigkeiten und herzliche Gastgeberpersönlichkeit.

Responsibilities

• Organisation des Bürobetriebs für das Büro in Aachen und das x-Home.
• Zentrale Anlaufstelle für das Team bei organisatorischen und administrativen Belangen.
• Koordination externer Partner wie Handwerker, Wartungsfirmen und Reinigungsfirma.
• Vorbereitung der Meetingräume und Empfang externer Gäste.
• Planung und Organisation interner Events (Sommerfeste, Weihnachtsfeiern, Workshops).
• Verwaltung Zutritts- und Raumbuchungssysteme; Post- und Paketmanagement.
• Bestandsmanagement für Büro-, Küchen- und Verbrauchsmaterialien.
• Eigenständige Begleitung interner Organisationsprojekte (Raumumgestaltungen, Office-Systeme).

Skills

Organisationstalent

Vorausschauendes Denken

Kommunikationstalent

Gastgeberpersönlichkeit

Education

Abgeschlossene Ausbildung im hotelnahen Bereich/ Eventmanagement/ administrative Assistenz

Job description

DEINE MISSION

Als Office Manager (m/w/d) bist du das organisatorische Herzstück für unser Büro in Aachen und das x-Home. Du sorgst für einen reibungslosen, professionellen und wertschätzenden Betrieb unserer gemeinsamen Flächen.

• Du organisierst den Bürobetrieb: Du trägst die operative Verantwortung dafür, dass unser Aachener Büro und das x-Home jederzeit in einem gepflegten und funktionsfähigen Zustand sind.
• Du bist die erste Anlaufstelle: Für unser Team bist du die zentrale Ansprechperson bei allen organisatorischen und administrativen Office-Belangen.
• Du steuerst die Dienstleister: Du koordinierst externe Partner wie Handwerker oder Wartungsfirmen und bist die direkte Schnittstelle zu unserer Reinigungsfirma.
• Du bist ein toller Gastgeber: Du bereitest unsere Meetingräume vor und sorgst für einen professionellen Empfang unserer externen Gäste.
• Du planst unsere Events: Von der Budgetierung bis zur Durchführung übernimmst du die Organisation unserer internen Feste (z. B. Sommerfeste, Weihnachtsfeiern, Workshops).
• Du hältst die Infrastruktur im Griff: Du verwaltest die Zutritts- sowie Raumbuchungssysteme und verantwortest das tägliche Post- und Paketmanagement.
• Du optimierst den Einkauf: Du steuerst das Bestandsmanagement für Büro-, Küchen- und Verbrauchsmaterialien wirtschaftlich und vorausschauend.
• Du begleitest Sonderprojekte: Interne Organisationsprojekte (z. B. Raumumgestaltungen oder die Einführung neuer Office-Systeme) koordinierst du eigenständig.
• Dein Fundament: Eine abgeschlossene Ausbildung im hotelnahen Bereich, Eventmanagement, als administrative Assistenz oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Deine vorausschauende Art: Du denkst gerne einen Schritt weiter, hast ein Auge für deine Umgebung und packst Dinge eigenständig an, damit im Alltag alles rundläuft.
• Dein Kommunikationstalent: Du bist eine herzliche Gastgeberpersönlichkeit und schaffst es, dem Team unsere gemeinsamen Office-Regeln charmant und auf Augenhöhe zu vermitteln.
• Deine Begeisterung für Organisation: Du hast Spaß daran, den Überblick zu behalten, Strukturen zu schaffen und gemeinsame Events erfolgreich auf die Beine zu stellen.
• Dein Platz im Team: Da du das Herzstück unseres Büros bist, bist du von Montag bis Donnerstag die feste Anlaufstelle vor Ort für uns alle; freitags gestaltest du deinen Tag flexibel nach Bedarf.

DEINE MISSION

Als Office Manager (m/w/d) bist du das organisatorische Herzstück für unser Büro in Aachen und das x-Home. Du sorgst für einen reibungslosen, professionellen und wertschätzenden Betrieb unserer gemeinsamen Flächen.

• Du organisierst den Bürobetrieb: Du trägst die operative Verantwortung dafür, dass unser Aachener Büro und das x-Home jederzeit in einem gepflegten und funktionsfähigen Zustand sind.
• Du bist die erste Anlaufstelle: Für unser Team bist du die zentrale Ansprechperson bei allen organisatorischen und administrativen Office-Belangen.
• Du steuerst die Dienstleister: Du koordinierst externe Partner wie Handwerker oder Wartungsfirmen und bist die direkte Schnittstelle zu unserer Reinigungsfirma.
• Du bist ein toller Gastgeber: Du bereitest unsere Meetingräume vor und sorgst für einen professionellen Empfang unserer externen Gäste.
• Du planst unsere Events: Von der Budgetierung bis zur Durchführung übernimmst du die Organisation unserer internen Feste (z. B. Sommerfeste, Weihnachtsfeiern, Workshops).
• Du hältst die Infrastruktur im Griff: Du verwaltest die Zutritts- sowie Raumbuchungssysteme und verantwortest das tägliche Post- und Paketmanagement.
• Du optimierst den Einkauf: Du steuerst das Bestandsmanagement für Büro-, Küchen- und Verbrauchsmaterialien wirtschaftlich und vorausschauend.
• Du begleitest Sonderprojekte: Interne Organisationsprojekte (z. B. Raumumgestaltungen oder die Einführung neuer Office-Systeme) koordinierst du eigenständig.
• Dein Fundament: Eine abgeschlossene Ausbildung im hotelnahen Bereich, Eventmanagement, als administrative Assistenz oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Deine vorausschauende Art: Du denkst gerne einen Schritt weiter, hast ein Auge für deine Umgebung und packst Dinge eigenständig an, damit im Alltag alles rundläuft.
• Dein Kommunikationstalent: Du bist eine herzliche Gastgeberpersönlichkeit und schaffst es, dem Team unsere gemeinsamen Office-Regeln charmant und auf Augenhöhe zu vermitteln.
• Deine Begeisterung für Organisation: Du hast Spaß daran, den Überblick zu behalten, Strukturen zu schaffen und gemeinsame Events erfolgreich auf die Beine zu stellen.
• Dein Platz im Team: Da du das Herzstück unseres Büros bist, bist du von Montag bis Donnerstag die feste Anlaufstelle vor Ort für uns alle; freitags gestaltest du deinen Tag flexibel nach Bedarf.

DEIN ENERGIEGELADENES PROFIL

• Dein Fundament: Eine abgeschlossene Ausbildung im hotelnahen Bereich, Eventmanagement, als administrative Assistenz oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Deine vorausschauende Art: Du denkst gerne einen Schritt weiter, hast ein Auge für deine Umgebung und packst Dinge eigenständig an, damit im Alltag alles rundläuft.
• Dein Kommunikationstalent: Du bist eine herzliche Gastgeberpersönlichkeit und schaffst es, dem Team unsere gemeinsamen Office-Regeln charmant und auf Augenhöhe zu vermitteln.
• Deine Begeisterung für Organisation: Du hast Spaß daran, den Überblick zu behalten, Strukturen zu schaffen und gemeinsame Events erfolgreich auf die Beine zu stellen.
• Dein Platz im Team: Da du das Herzstück unseres Büros bist, bist du von Montag bis Donnerstag die feste Anlaufstelle vor Ort für uns alle; freitags gestaltest du deinen Tag flexibel nach Bedarf.

ENERGIE FÜR DEINEN ERFOLG

Gestalte die E-Mobilität von morgen mit uns

Bei uns hast Du die Möglichkeit, die Zukunft der E-Mobilität aktiv mitzugestalten und ein zukunftsträchtiges Geschäftsfeld zum Leben zu erwecken.

Herausfordernde Aufgaben & Entwicklungsperspektiven

Wir bieten Dir herausfordernde Aufgaben mit vielfältigen Perspektiven zur persönlichen und beruflichen Entwicklung. Unsere zugeschnittenen Weiterbildungsmöglichkeiten unterstützen Dich dabei, Deine Karriere voranzutreiben.

Motiviertes Team & dynamische Arbeitsweise

Du arbeitest in einem motivierten Team mit flachen Hierarchien, eigenverantwortlicher Arbeitsweise und schnellen Entscheidungswegen. Kollegiales Teamwork und eine offene Arbeitsatmosphäre sind uns besonders wichtig.

Flexibles Arbeiten & Workation

Wir bieten Dir ein flexibles Arbeitszeitmodell mit der Möglichkeit zum mobilen Arbeiten und Workation.

Unsere besonderen Leistungen für Dich

• Bezuschusste Mitgliedschaft im Urban Sports Club für Deine Fitness
• Möglichkeit, ein Business Bike über Dein Gehalt zu leasen
• Betriebliche Altersvorsorge für Deine Zukunftssicherheit
• Wallboxen zu attraktiven Mitarbeiterkonditionen für Dein E-Auto

Urlaub & Extras

Du erhältst 30 Tage Urlaub, um dich zu erholen und deine Seelen baumeln zu lassen.

Team-Events & After-Work

Regelmäßige Team-Events und After-Work-Come-Togethers stärken unser Teamgefühl und sorgen für eine angenehme Arbeitsatmosphäre.

Dog-Friendly Office

Unser Büro ist hundefreundlich und unsere Feel-Good-Manager sorgen für eine angenehme Arbeitsumgebung.

Über uns

elexon wurde im Jahr 2019 mit dem Ziel gegründet, den Ausbau der Ladeinfrastruktur für Elektrofahrzeuge und Energiemanagement Lösungen in ganz Europa voranzutreiben. Mit seinen 360°-Ladeinfrastrukturlösungen bietet elexon umfassende Plug-and-Play-Lösungen für die Planung, Installation und den Service von effizienten E-Fahrzeug-Ladeparks aus einer Hand. Seit Ende 2023 gehört elexon zu 100 Prozent zu VAROPreem. VAROPreem ("VARO") ist der Partner der Wahl für Kunden bei der Energiewende, und bietet nachhaltigen und zuverlässigen Energielösungen an, die für die Dekarbonisierung benötigt werden. Diese strategische Partnerschaft ermöglicht es elexon, seine Position als Branchenführer im Bereich Logistik zu festigen, seine Vorreiterrolle in anderen Segmenten auszubauen und gemeinsam mit VARO innovative Lösungen für die Herausforderungen des sich wandelnden Energiemarktes zu entwickeln.