Office Manager (m/w/d)

Checkmk GmbH; München; Vor Ort; EUR 42.000 - 64.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexibles Arbeitszeitmodell

Büro in München (Zentrale)

Wellpass-Angebote (Sport & Wellness)

Onsite-Events & Teamevents

Weiterbildungs- und Entwicklungschance

Zusammenfassung

Checkmk GmbH in München sucht eine erfahrene Office Manager:in, die das Herz des Büros wird und Abläufe reibungslos steuert. Sie sind Ansprechpartner:in, koordinieren Sicherheit, Facility-Management, Reisen, Büro-Events und Onboarding.

Sie bringen mehrjährige Office-Management-Erfahrung, ausgezeichnete Organisationsfähigkeiten und sicherer Umgang mit Google Workspace und MS Office mit. Deutsch und Englisch beherrschen Sie souverän, um Stakeholder zu unterstützen.

Qualifikationen

• Mehrjährige Erfahrung im Office Management
• Solides Verständnis von Arbeitssicherheitsstandards
• Ausgeprägte Organisations- und Multitasking-Fähigkeiten
• Souveräner Umgang mit Google Workspace und MS Office
• Kommunikation in Deutsch und Englisch auf hohem Niveau

Aufgaben

• Ansprechpartner für Büroangelegenheiten und interne/externe Stakeholder
• Verantwortung für Arbeitssicherheit, Compliance und Security
• Zusammenarbeit mit Facility Management, Vermieter und externen Dienstleistern
• Verwaltung von Geschäftsreisen, Richtlinien und Verhandlungen
• Planung und Koordination von Büro-Events und Onboarding
• Beschaffung von Büromaterial und Verwaltung von Lieferanten/ Budgets

Kenntnisse

Office Management

Arbeitssicherheit

Facility Koordination

Organisation

Deutsch/Englisch

Google Workspace

MS Office

Reisebuchung

Lieferantenmanagement

Tools

Google Workspace

MS Office

Reisebuchungstools

Jobbeschreibung

Deine Aufgaben

Als Office Manager:in bist Du das Herzstück unseres Büros – die Ansprechperson, die dafür sorgt, dass alles reibungslos läuft und unser Arbeitsplatz sicher, einladend und effizient ist. Du schaffst eine Umgebung, in der unser Team seine beste Arbeit leisten kann, während Du das Tagesgeschäft mit Leichtigkeit und Positivität managst.

• Sei die erste Anlaufstelle für alle Büroangelegenheiten – von der Korrespondenz bis zur Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern
• Übernehme die Verantwortung für Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz sowie Security, einschließlich der Koordination externer Dienstleister, der Pflege von Compliance-Dokumentationen und der Sicherstellung, dass das Büro alle relevanten Vorschriften erfüllt
• Arbeiten eng mit dem Facility Management zusammen – halte Kontakt zum Vermieter und koordiniere Wartungsarbeiten oder externe Dienstleistungen
• Verwalte Geschäftsreisen – von Richtlinien über Buchungstools bis hin zu Verhandlungen mit Lieferanten
• Plane und koordiniere Büro-Events und Meetings – halte unsere Unternehmenskultur lebendig und vernetzt
• Arbeitete mit dem People & Culture Team zusammen , um das Onboarding für jeden neuen Mitarbeiter reibungslos und unvergesslich zu gestalten
• Kümmere dich um die Beschaffung von Büromaterial und verwalte Dienstleister, damit alles wie am Schnürchen läuft

Dein Profil

Du liebst es, wenn alles reibungslos läuft, Du blühst in einem schnelllebigen Umfeld auf und Du bist stolz darauf, anderen zum Erfolg zu verhelfen Du bist proaktiv, lösungsorientiert und immer einen Schritt voraus, wenn es darum geht, was das Büro – und die Menschen darin – brauchen.

Das bringst Du mit

• Mehrjährige Erfahrung im Office Management, in der Administration oder einer ähnlichen Rolle in einem dynamischen Umfeld
• Solides Verständnis von Arbeitssicherheitsstandards und Facility-Koordination
• Großartige Organisations- und Multitasking-Fähigkeiten mit ausgeprägter Liebe zum Detail
• Souveräner Umgang mit Google Workspace und/oder MS Office Erfahrung mit Reise-Buchungstools ist ein Plus
• Du bist vertraut mit der Verwaltung von Lieferanten, Budgets und operativen Prozessen von A bis Z
• Du kommunizierst souverän in Deutsch und Englisch – schriftlich wie mündlich

Deine Superkräfte

• Starke Kommunikations- und Beziehungsfähigkeiten
• Eine kollaborative Denkweise – mit Dir macht Teamwork Spaß und ist einfach
• Kritisches Denken und Problemlösung – Du erkennst Probleme nicht nur, Du löst sie
• Ergebnisorientiert und souverän in der Entscheidungsfindung
• Selbstständig, proaktiv und in der Lage, Prioritäten unabhängig zu setzen
• Du bewahrst Ruhe unter Druck – Du meisterst Herausforderungen mit Professionalität und Positivität

Warum wir

• Die Chance, die Zukunft eines dynamischen, schnell wachsenden Technologieunternehmens entscheidend mitzugestalten und dabei mit Deinen Aufgaben und Deiner Verantwortung zu wachsen
• Flexible und familienfreundliche Arbeitsbedingungen in einem stabilen Umfeld
• Arbeiten in einem Büro in einem der schönsten, zentralen Stadtteile Münchens
• Mit dem vielfältigen Sport- und Wellnessangebot von Wellpass kannst Du aus über 9.000 Sport- und Wellnessangeboten wählen
• Ein agiles Team, das Eigenständigkeit und schnelle Entscheidungsfindung in flachen Hierarchien verkörpert
• Eine einzigartige Unternehmenskultur, in der wir Wert auf Gleichberechtigung, Vielfalt und Integration legen
• Ein breites Spektrum an Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Ein attraktives Gehalt
• Regelmäßige Onsite-Events für alle Mitarbeitenden aller Art (Betriebsausflüge, Teamevents, Checkmk Conference, Conference After Party und mehr) in familiärer Atmosphäre

Über uns

Wir sind die Entwickler von Checkmk, einer führenden hybriden IT-Überwachungssoftware sowohl für Cloud-native als auch für traditionelle Infrastrukturen und Anwendungen. Checkmk ist als Open-Source- und kommerzielle Edition verfügbar. Wir sind ein starkes Team aus Softwareentwickler:innen und DevOps, Open-Source-Enthusiast:innen und Nerds, die mit Leidenschaft kleine und große Unternehmen dabei unterstützen, ihre komplexen IT-Infrastrukturen zuverlässig zu betreiben. In den letzten Jahren sind wir von 20 auf über 250 Mitarbeiter:innen gewachsen, um unser Kundenwachstum in Europa, den USA und darüber hinaus zu unterstützen. Unser Team arbeitet derzeit von unserer Zentrale in München aus sowie verteilt in Deutschland, Italien, Österreich, Frankreich, Spanien, Polen, USA, UK, Malaysia und Singapur. Wir sind ein dynamisches, schnell wachsendes und unkompliziertes Unternehmen, in dem eine positive Zusammenarbeit sehr wichtig ist. Wir sind mehr als nur Kolleg:innen; wir haben ein starkes Team und eine große Kundengemeinschaft. Hohe Autonomie und flache Hierarchien stehen bei uns nicht nur auf dem Papier, sondern sind gelebter Alltag. Bei uns arbeitest Du nicht als eine:r von Hunderten oder an rein theoretischen Fragen, sondern hast unmittelbaren positiven Einfluss. Mit unserem Produkt erleichtern wir das Leben von tausenden von Administrator:innen und helfen ihnen, die zunehmende Komplexität der IT zu bewältigen. Unsere Kunden lieben unser Produkt und Deine Arbeit trägt dazu bei, dass das so bleibt!