Office Manager/in (m/w/d) mit Schwerpunkt Recruiting

FEW Automotive Group; Zwenkau; On-site; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Kindergarten-Zuschuss

Tankgutschein

Betriebliche Altersvorsorge

Fahrrad-Leasing

30 Tage Erholungsurlaub

Kostenfreie Getränke

Job summary

FEW Automotive Group in Zwenkau sucht eine engagierte Office Managerin bzw. einen Office Manager zur Organisation des Büroalltags, zum Empfang von Besuchern und zur Unterstützung der Geschäftsführung. Sie koordinieren Dienstreisen, Veranstalungen und die Postbearbeitung.

Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung, Erfahrung im Office Management und idealerweise im Recruiting. Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse, strukturierte Arbeitsweise und Diskretion runden das Profil ab.

Qualifications

• Abgeschlossen kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung im Office Management, Assistenz oder vergleichbarer administrativer Tätigkeit.
• Erste Erfahrung im Recruiting wünschenswert.
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Anwendungen.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse.
• Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeit.
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise.
• Freundliches, serviceorientiertes Auftreten.
• Diskretion und verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Informationen.

Responsibilities

• Organisation und Koordination des allgemeinen Büroalltags.
• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie Versandorganisation.
• Telefonannahme, Empfang und Betreuung von Besuchern.
• Vor- und Nachbereitung von Besprechungsräumen.
• Unterstützung bei Organisation von Meetings, Workshops und Veranstaltungen.
• Organisation von Dienstreisen inkl. Buchung von Transportmitteln und Unterkünften.
• Pflege administrativer Übersichten und Ablagestrukturen.
• Unterstützung bei Recruitingprozessen und Bewerbermanagement.

Skills

Organisationstalent

Gute Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Kommunikationsfähigkeit

Eigenständige Arbeitsweise

Serviceorientierung

Diskretion

Teamfähigkeit

Education

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Office

digitale Anwendungen

Job description

Ihre Aufgaben

• Organisation und Koordination des allgemeinen Büroalltags
• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie Organisation von Kurier- und Paketversand
• Telefonannahme sowie Empfang und Betreuung von Besuchern und Geschäftspartnern
• Vor- und Nachbereitung der Besprechungs- und Konferenzräume
• Organisation von Bewirtung, Catering und Pausenversorgung
• Unterstützung bei der Organisation und Durchführung interner Meetings, Workshops und Veranstaltungen
• Unterstützung bei der Organisation von Dienstreisen einschließlich Buchung von Transportmitteln und Unterkünften
• Unterstützung bei Reise-, Auslagen- und Kreditkartenabrechnungen
• Pflege und Aktualisierung administrativer Übersichten, Listen, Dokumentationen und Ablagestrukturen
• Organisation von Unterkünften, Transfers und Besuchsprogrammen für Mitarbeitende, Gäste und Geschäftspartner
• Allgemeine administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung und der Fachbereiche
• Sicherstellung einer strukturierten Übergabe bei Abwesenheiten
• Gegenseitige Vertretung mit der Assistenz der Geschäftsführung bei Urlaub, Krankheit und sonstigen Abwesenheiten im Rahmen der definierten Vertretungsaufgaben

Office Management und Administration

• Organisation und Koordination des allgemeinen Büroalltags
• Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie Organisation von Kurier- und Paketversand
• Telefonannahme sowie Empfang und Betreuung von Besuchern und Geschäftspartnern
• Vor- und Nachbereitung der Besprechungs- und Konferenzräume
• Organisation von Bewirtung, Catering und Pausenversorgung
• Unterstützung bei der Organisation und Durchführung interner Meetings, Workshops und Veranstaltungen
• Unterstützung bei der Organisation von Dienstreisen einschließlich Buchung von Transportmitteln und Unterkünften
• Unterstützung bei Reise-, Auslagen- und Kreditkartenabrechnungen
• Pflege und Aktualisierung administrativer Übersichten, Listen, Dokumentationen und Ablagestrukturen
• Organisation von Unterkünften, Transfers und Besuchsprogrammen für Mitarbeitende, Gäste und Geschäftspartner
• Allgemeine administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung und der Fachbereiche
• Sicherstellung einer strukturierten Übergabe bei Abwesenheiten
• Gegenseitige Vertretung mit der Assistenz der Geschäftsführung bei Urlaub, Krankheit und sonstigen Abwesenheiten im Rahmen der definierten Vertretungsaufgaben

Recruiting und Bewerbermanagement

• Betreuung und Koordination des Recruitingprozesses von der Personalbedarfsmeldung bis zur Einstellung
• Abstimmung des Personalbedarfs und der Anforderungsprofile mit der HR Abteilung
• Erstellung, Schaltung, Pflege und Aktualisierung von Stellenanzeigen
• Auswahl und Nutzung geeigneter Recruitingkanäle sowie Unterstützung bei der Weiterentwicklung von Recruitingmaßnahmen
• Sichtung und Vorauswahl eingehender Bewerbungen
• Organisation, Koordination und Durchführung von Bewerbungsgesprächen einschließlich Vor- und Nachbereitung
• Verwaltung und laufende Aktualisierung der Bewerberdatenbank
• Durchführung der gesamten Bewerberkorrespondenz
• Ansprechpartner/in für Bewerberinnen und Bewerber während des gesamten Bewerbungsprozesses bis zum Onboarding
• Koordination von Arbeitnehmerüberlassungen einschließlich der organisatorischen Begleitung des Onboardingprozesses
• Ansprechpartner/in für Personaldienstleister im Bereich Direktvermittlung und Arbeitnehmerüberlassung
• Abstimmung mit den internen Ansprechpartnern zu Einstellungen und Eintrittsterminen
• Unterstützung bei der kontinuierlichen Verbesserung und Standardisierung der Recruitingprozesse

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Office Management, in der Assistenz oder in einer vergleichbaren administrativen Tätigkeit
• Erste Erfahrung im Recruiting wünschenswert
• Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Anwendungen
• Gute Deutschkenntnisse sowie Englischkenntnisse
• Ausgeprägte Organisations- und Kommunikationsfähigkeit
• Selbstständige, strukturierte und zuverlässige Arbeitsweise
• Freundliches, professionelles und serviceorientiertes Auftreten
• Diskretion und verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Informationen und personenbezogenen Daten

Teamfähigkeit, Flexibilität und Bereitschaft zur gegenseitigen Vertretung

Warum wir?

• Arbeiten im Kompetenzzentrum Zwenkau – direkt an Zukunftstechnologien der Glas- und FPC-Konnektivität
• Wir überzeugen Sie mit einer abwechslungsreichen Aufgabe mit kurzen Entscheidungswegen und Perspektiven
• Ein spannendes und vitales Arbeitsumfeld in einem sehr engagierten Team mit flexiblen Arbeitszeiten erwartet Sie
• Die Umsetzung Ihrer Ideen und Konzepten in einem wachsenden und zukunftsorientierten Unternehmen bringt Sie und uns weiter voran
• Profitieren Sie außerdem von unseren attraktiven Zusatzleistungen wie Kindergarten-Zuschuss, Tankgutschein, betriebliche Altersvorsorge
• Profitieren Sie von attraktiven Fahrrad-Leasingmodell
• Wir wissen, wie wichtig die Work-Life-Balance ist und bieten Ihnen außerdem 30 Tage Erholungsurlaub
• Sie erreichen unseren Standort in Zwenkau gut mit dem Auto (kostenlose Parkmöglichkeiten vorhanden), Fahrrad (Abstellplätze auf dem Werksgelände) und mit den öffentlichen Verkehrsmitteln
• Moderne Arbeitsumgebung, kostenfreie Getränke

Über uns

Die FEW Automotive Group als Innovationsführer im Bereich elektrischer Glas- und Systemverbindungen entwickeln wir Technologien für die automobilen Wachstumsfelder ADAS, Smart Glass, FPC und die Elektrifizierung. Mit unserer globalen Wertschöpfung sind wir Partner führender OEMs – heute und morgen. Gegründet im Jahr 1995 in Deutschland verfügt unser Unternehmen über ein hohes Maß an Know-how. Hoch qualifizierte Mitarbeiter an allen Standorten, eine permanente Prozesskontrolle, ein überdurchschnittlicher Automatisierungsgrad und die Zusammenarbeit mit leistungsstarken Lieferanten bilden die Grundlage für die Herstellung von umweltbewussten Produkten in herausragender Qualität.