Office Manager:in (m/w/d) – 20h Berlin Mitte

Dr. Ansay; Deutschland; Vor Ort; EUR 40.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine innovative Firma im Gesundheitsbereich sucht eine:n Office Manager:in. Sie sind die zentrale Anlaufstelle für das Team, gestalten einen einladenden Arbeitsplatz und organisieren Abläufe effizient. Kommunikationsstärke, Organisationstalent und ein hoher Servicegedanke sind gefragt. Sehr gute Deutschkenntnisse sind erforderlich, gute Englischkenntnisse von Vorteil. Das Unternehmen bietet ein dynamisches Umfeld und Entwicklungsmöglichkeiten.

Leistungen

Gestaltungsfreiheit

Top-Team

Attraktive Vergütung

Weiterbildung

Qualifikationen

• Erste Erfahrung im Office Management oder in einer vergleichbaren Position.
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie eine strukturierte, selbstständige Arbeitsweise.
• Sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse sind ein Plus.

Aufgaben

• Zentrale:r Ansprechpartner:in für Teammitglieder und Gäste.
• Organisation des Empfangs und Büroalltags.
• Verantwortung für Büroorganisation und Raumplanung.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Serviceorientierung

Jobbeschreibung

Du liebst Ordnung, Struktur und Menschenkontakt?

Dann bist du bei uns genau richtig! Als Office Manager:in wirst du zur zentralen Anlaufstelle für unser Team, unsere Gäste – und für alles, was unseren Büroalltag reibungslos macht. Du sorgst für einen Arbeitsplatz, an dem sich alle wohlfühlen, und dafür, dass im Hintergrund alles effizient organisiert ist.

Unsere Mission: Arbeiten, das sich gut anfühlt

Bei uns steht der Mensch im Mittelpunkt – das gilt für unsere Kund:innen genauso wie für unser Team. Wir glauben: Nur wer in einem gut organisierten Umfeld arbeitet, kann sein volles Potenzial entfalten. Dafür brauchen wir dich – als Organisationstalent, Möglichmacher:in und gute Seele des Büros in der Kernzeit von 10:00 bis 14:00 Uhr.

Deine Aufgaben im Überblick

Du gestaltest einen funktionierenden und einladenden Arbeitsplatz – für ein starkes Miteinander und effiziente Abläufe:

• Ansprechperson vor Ort: Du bist zentrale:r Kontakt für Teammitglieder, Gäste, Dienstleister und Lieferant:innen – freundlich, lösungsorientiert und präsent.

• Organisation des Empfangs & Büroalltags: Du managst Postbearbeitung, Materialbestellungen und sorgst für einen reibungslosen Ablauf im Tagesgeschäft.

• Verantwortung für Büroorganisation: Du planst Räume, verwaltest Inventar und optimierst interne Abläufe kontinuierlich.

• Ausstattung & Arbeitsumgebung: Du achtest darauf, dass Arbeitsplätze, Meetingräume und Gemeinschaftsbereiche stets funktional und gut ausgestattet sind.

• Koordination externer Partner:innen: Du steuerst Dienstleister wie Reinigung, Hausverwaltung oder Handwerksbetriebe – inklusive Kosten- und Vertragsmanagement.

• Administrative Unterstützung: Du unterstützt Geschäftsführung und Kolleg:innen bei Aufgaben wie Dokumentenmanagement, Reiseplanung und kleineren Projekten im Backoffice.

• Struktur & Atmosphäre: Du sorgst für Sauberkeit, Ordnung und ein Arbeitsumfeld, in dem sich alle wohlfühlen – mit Blick fürs Detail und Prozessoptimierung.

Dein Profil

Du musst kein:e Expert:in in allem sein – viel wichtiger ist uns dein Organisationstalent, dein Servicegedanke und deine Lust, Dinge aktiv zu gestalten:

• Erste Erfahrung im Office Management, Empfang, Assistenz oder in einer vergleichbaren Position – idealerweise im dynamischen Umfeld.
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise.
• Verantwortungsbewusstsein, Diskretion und Freude daran, für andere mit- und vorauszudenken.
• Kommunikationsstärke, Teamorientierung und ein professioneller, herzlicher Umgang mit allen Beteiligten.
• Hohe Serviceorientierung – du behältst auch in stressigen Momenten den Überblick.
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse sind ein Plus.

Was wir dir bieten:

• #Gestaltungsfreiheit: Deine Ideen setzen Standards – du hast die volle Verantwortung für deinen Bereich.
• #TopTeam: Arbeite mit smarten, ambitionierten Kolleg:innen in einem schnell wachsenden Unternehmen.
• #HealthTechImpact: Verändere mit deiner Arbeit den Zugang zu Gesundheitsleistungen für Millionen von Menschen.
• #AttraktiveVergütung: Wir honorieren Verantwortung, Leistung und Impact.
• #Weiterbildung: Persönliches Wachstum ist Teil unserer Kultur – du erhältst Zeit und Budget für deine Entwicklung.

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