Office Manager/in (m/w/d)

VitaForst International Management of Forest & Landscape e.K.; Zülpich; Vor Ort; EUR 40.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein führendes Unternehmen im Bereich Forstwirtschaft mit Sitz in Nordrhein-Westfalen sucht einen Office Manager/in (m/w/d). Sie sind verantwortlich für die Büroorganisation, unterstützen in der Buchhaltung sowie der Personalverwaltung und arbeiten an der Digitalisierung von Prozessen. Die ideale Kandidatin hat eine kaufmännische Ausbildung und gute MS Office Kenntnisse sowie Erfahrungen in der Büroadministration.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung in der Büroadministration und -organisation.
• Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit KI-Tools.
• Grundkenntnisse in Buchhaltung und Finanzverwaltung.

Aufgaben

• Verantwortung für die Organisation und Verwaltung des Büros.
• Unterstützung bei der Erstellung von Rechnungen und Angeboten.
• Verwaltung von Personalakten und Urlaubsanträgen.
• Digitalisierung bestehender und zukünftiger Prozesse.

Kenntnisse

Büroadministration und -organisation

MS Office Kenntnisse

Kenntnisse im Umgang mit KI-Tools

Digitalisierung/Automatisierung

Teamfähigkeit

Kommunikationsfähigkeiten

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Weiterbildung als Prozessmanager

Tools

MS Office

Make

Zapier

Power-Automate

Jobbeschreibung

In der Funktion als Office Manager/in (m/w/d)bist du eine tragende Säule vonVitaForst: Du übernimmst Verantwortung in verschiedenen Aufgabenbereichen und unterstützt dabei das Team und die Führungsebene bei ihren Aufgaben. Hierzu zählt unter anderem:

Allgemeine Büroorganisation:

• Verantwortung für die Organisation und Verwaltung des Büros
• Verwaltung von Terminen, Besprechungen und Reiseplänen
• Bearbeitung der eingehenden und ausgehenden Korrespondenz
• Verwaltung von Büromaterialien und Bestellungen
• Unterstützung bei Ausschreibungen über Vergabeportale der öffentlichen Hand

Buchhaltung und Finanzverwaltung:

• Unterstützung bei der Erstellung von Rechnungen und Angeboten
• Überwachung von Zahlungseingängen und -ausgängen
• Zusammenarbeit mit dem Buchhaltungsteam
• Überwachung der Abrechnungsgrundlagen wie Rapportzettel

Personalverwaltung:

• Unterstützung bei der Personalbeschaffung und -einstellung
• Verwaltung von Personalakten und Urlaubsanträgen
• Unterstützung bei der Durchführung von Schulungen und Weiterbildungen
• Unterstützung bei der Erstellung von Arbeitsverträgen und anderen personalbezogenen Dokumenten

Datenverwaltung und -dokumentation:

• Verwaltung und Aktualisierung von Kundendatenbanken
• Archivierung von Dokumenten und Akten
• Erstellung von Berichten und Präsentationen
• Pflege und Aktualisierung der Unternehmenspräsentation

Digitalisierung und Prozessmanagement:

• Digitalisierung und Automatisierung bestehender und zukünftiger Prozesse
• Einführung undNutzung von geeigneten KI-Tools zur Effektivitätssteigerung

Unterstützung des Teams:

• Koordination von Meetings und Veranstaltungen, Messen
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Präsentationen und Materialien
• Zusammenarbeit mit anderen Fachbereichen und externen Partnern

Business Development:

• Unterstützung der Geschäftsleitung bei derlangfristigen Unternehmensentwicklung
• Projektunterstützung, Analysen und Machbarkeitsstudien für potentielle neue Märkte, Zielgruppen und Regionen

Qualifikationen:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Ergänzt durch Weiterbildungsmaßnahmen als Prozessmanager, imLean-Management, Six Sigma etc.
• Erfahrung in der Büroadministration und -organisation
• Gute Kenntnisse in MS Office (insbesondere Word, Excel, Outlook)
• Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit KI-Tools
• Strategische Denk- und Handlungsweise
• Ausgeprägte Fertigkeiten in der Digitalisierung/Automatisierung mit beispielsweise Make/Zapier/Power-Automate
• Grundkenntnisse in Buchhaltung und Finanzverwaltung
• Teamfähigkeit und gute Kommunikationsfähigkeiten
• Organisationsgeschick und Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bearbeiten
• Zuverlässigkeit und Genauigkeit in der Arbeit
• Interesse an der Forstwirtschaft und Dachbegrünung