Office Manager:in

Greenzero GmbH; Essen; Vor Ort; EUR 32.000 - 42.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Flexible Arbeitszeiten

Teilweise Remote-Arbeit (1 Tag Büro in

2 Tage remote)

Workation 2x jährlich im EU-Ausland

30 Urlaubstage + Geschenktag 24.12. +

Halber freier Tag am 31.12.

Deutschlandticket Zuschuss 29,93€

Zusammenfassung

Greenzero GmbH in Essen sucht eine/n Office Manager:in mit Organisationstalent. Du bist die freundliche Stimme am Telefon, sorgst für den reibungslosen Posteingang und bist die zentrale Anlaufstelle für Anrufe.

Zu deinen Aufgaben gehören Postmanagement, Arbeitssicherheit und die Zusammenarbeit mit externen Sicherheitsfachkräften sowie der Arbeitsmedizin. Du bringst eine kaufmännische Ausbildung mit, beherrschst MS Office sicher und arbeitest gern im Team.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Qualifikation.
• Mindestens 2 Jahre Erfahrung im Office Management, Assistenz oder Verwaltung.
• Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook).
• Deutschkenntnisse auf C1-/Muttersprache Niveau.
• Organisationstalent, Diskretion, strukturierte und selbstständige Arbeitsweise, Verantwortungsbewusstsein, Kommunikationsstärke.

Aufgaben

• Telefonzentrale als zentrale Anlaufstelle für Anrufe.
• Postmanagement: Abholen, Prüfen, Sortieren, Einscannen und Weiterleiten.
• Arbeitssicherheit & Arbeitsmedizin: Schnittstelle zur externen Sicherheitsfachkraft und zur Arbeitsmedizin.

Kenntnisse

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Kommunikationsstärke

Diskretion

Verantwortungsbewusstsein

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Vergleichbare Qualifikation

Tools

Word

Excel

Outlook

Jobbeschreibung

Das bist du?Du bist Organisationstalent aus Leidenschaft und bekommst gute Laune, wenn Dinge einfach laufen. Am Telefon bist du die freundliche Stimme, die jeden Anruf souverän an die richtige Stelle bringt. Chaos im Posteingang? Nicht mit dir. Und wenn im Team gleichzeitig alle etwas von dir wollen, bleibst du gelassen und behältst den Überblick.

So sieht dein Alltag bei uns aus:

• Telefonzentrale: Du bist die zentrale Anlaufstelle für eingehende Anrufe und sorgst mit deiner freundlichen Art dafür, dass jede:r schnell bei der richtigen Ansprechperson landet.
• Postmanagement: Vom Abholen über Prüfen und Sortieren bis zum Einscannen und Weiterleiten – der Posteingang läuft bei dir wie am Schnürchen, inklusive sauberer Ablage.
• Arbeitssicherheit & Arbeitsmedizin: Als interne:r Sicherheitsbeauftragte:r bist du die Schnittstelle zur externen Sicherheitsfachkraft und zur Arbeitsmedizin – damit bei uns alle sicher und gesund arbeiten. Die passende Schulung zahlen wir dir natürlich.

Das solltest du mitbringen:

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Bürokauffrau/-mann) oder eine vergleichbare Qualifikation (z. B. Versicherungskauffrau/-mann, Sekretariat).
• Mindestens 2 Jahre Erfahrung im Office Management, in der Assistenz oder in der Verwaltung
• Sicherer Umgang mit MS Office – vor allem Word, Excel und Outlook.
• Deutsch auf C1-/Muttersprachniveau (wichtig für die Telefonzentrale).
• Organisationstalent, Diskretion, eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise, Verantwortungsbewusstsein, Kommunikationsstärke – und Lust auf Teamarbeit.

Schön, aber kein Muss (Nice-to-have):

• Erfahrung im Bereich Versicherungen oder Arbeitssicherheit.
• Interesse an rechtlichen und organisatorischen Themen.
• Erfahrung mit den Programmen MOCO oder Personio.
• Führerschein Klasse B – praktisch für Fuhrpark und gelegentliche Postgänge, aber wirklich kein Dealbreaker.

Das bringen wir mit

• Flexibel mit Gleitzeit: 1 Tag/Woche im Büro in Essen, 2 Tage nur zum Briefkastenöffnen vorbeifahren, den Rest vollkommen REMOTE.
• (Kleiner ehrlicher Hinweis: Weil die Post vor Ort bearbeitet wird, brauchen wir dich regelmäßig in Essen (aber nur zum Post öffnen und einscannen, danach kannst du wieder fully Remote tätig sein– die genauen Tage stimmst du mit deiner Führungskraft ab.)
• 30 Urlaubstage, plus Geschenktag am 24.12. und einen halben freien Tag am 31.12.
• Du möchtest Arbeiten – aber mit warmem Sand zwischen den Zehen? Kein Problem mit unserer Workation 2x mal für eine Woche im Jahr im EU-Ausland arbeiten.

Fair gesagt – das bekommst du von uns zurück:

Unsere Selbstverständlichkeiten:

• strukturierte Einarbeitung an die Hand (Juliane zeigt dir alles).
• Echte Mitgestaltung: Prozesse sind bei uns nicht in Stein gemeißelt – deine Ideen sind willkommen!
• Ein faires, transparentes Gehalt – deine Einstufung im Band besprechen wir offen im Gespräch.
• Ein modernes Design-Office in Essen mit Wahnsinnsausblick über den Ruhrpott und gemeinsamen Mittagessen in der Markthalle.
• 5 Gehminuten zum Bahnhof und viele Parkmöglichkeiten. Du kommst mit dem Zug und hast ein Deutschlandticket? Dann erhältst du 29,93€ als Zuschuss von uns.

Warum wir?

Weil wir ein Unternehmen sind, das Nachhaltigkeit nicht auf Hochglanzbroschüren druckt, sondern jeden Tag ein Stück weit lebt. Bei uns arbeitest du an etwas, das größer ist als die nächste To-do-Liste – an einer Wirtschaft, in der Ökologie und Ökonomie zusammenpassen. Und ganz ehrlich, das Beste daran ist unser Team: Menschen, die wirklich glauben, was sie tun – die sich gegenseitig den Rücken freihalten, zusammen lachen und zusammen anpacken. Als Office Manager:in bist du mittendrin und hältst all das im Hintergrund zusammen. Ohne dich läuft’s einfach nicht so rund.

Noch Fragen? Dann lass uns reden! Melde dich einfach über [e-mail] Wir beantworte dir gern alles, was noch offen ist. Und noch ein Wort zum Schluss: Du erfüllst nicht jeden einzelnen Punkt zu 100 %? Bewirb dich trotzdem. Wir stellen Menschen ein, keine Checklisten – und freuen uns darauf, dich kennenzulernen.