Office Manager:in

Innovation City Management GmbH; Essen; Hybrid; EUR 32.000 - 45.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

30 Urlaubstage

Geschenktag 24.12.

Halber freier Tag 31.12.

Workation 2x jährlich im EU-Ausland

Deutschlandticket Zuschuss

Zusammenfassung

Innovation City Management GmbH in Essen sucht eine/n Office Manager:in zur Organisation und Koordination der internen Abläufe. Sie sind die zentrale Stimme am Telefon, verantworten Posteingang, Arbeitssicherheit und koordinieren administrative Prozesse

Nachweise einer kaufmännischen Ausbildung sowie min. 2 Jahre Erfahrung im Office Management sind erforderlich. Flexible Arbeitsmodelle ermöglichen REMOTE-Arbeit, mit regelmäßiger Präsenz in Essen.

Qualifikationen

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Mindestens 2 Jahre Erfahrung im Office Management, in der Assistenz oder in der Verwaltung.
• Sicherer Umgang mit MS Office – Word, Excel und Outlook.
• Deutsch auf C1-/Muttersprachniveau.
• Organisationstalent, Diskretion, eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise, Verantwortungsbewusstsein, Kommunikationsstärke – und Teamarbeit.

Aufgaben

• Telefonzentrale: zentrale Anlaufstelle für eingehende Anrufe, schnelle Weiterleitung zur richtigen Ansprechperson.
• Postmanagement: Abholen, Prüfen, Sortieren, Einscannen und Weiterleiten – ordentliche Ablage.
• Arbeitssicherheit & Arbeitsmedizin: Schnittstelle zur externen Sicherheitsfachkraft und Arbeitsmedizin – Schulung wird gezahlt.
• Versicherungsmanagement: Ansprechperson rund um Versicherungen – intern sowie gegenüber Versicherern und Maklern.
• Fuhrparkmanagement: Überblick rund um Dienstwagen und Carsharing.
• Gesellschaftsrechtliche Themen: Handelsregister-An- und -Abmeldungen, Prokura-Bestellungen, Gesellschafterbeschlüsse (mit KI-Unterstützung)

Kenntnisse

Organisationstalent

Discretion

Kommunikationsstärke

Teamarbeit

Verantwortungsbewusstsein

Selbstständige Arbeitsweise

Strukturierte Arbeitsweise

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Vergleichbare Qualifikation

Tools

MS Office

Jobbeschreibung

Du bist Organisationstalent aus Leidenschaft und bekommst gute Laune, wenn Dinge einfach laufen. Am Telefon bist du die freundliche Stimme, die jeden Anruf souverän an die richtige Stelle bringt. Chaos im Posteingang? Nicht mit dir. Und wenn im Team gleichzeitig alle etwas von dir wollen, bleibst du gelassen und behältst den Überblick.
So sieht dein Alltag bei uns aus:

• Telefonzentrale: Du bist die zentrale Anlaufstelle für eingehende Anrufe und sorgst mit deiner freundlichen Art dafür, dass jede:r schnell bei der richtigen Ansprechperson landet.
• Postmanagement: Vom Abholen über Prüfen und Sortieren bis zum Einscannen und Weiterleiten – der Posteingang läuft bei dir wie am Schnürchen, inklusive sauberer Ablage.
• Arbeitssicherheit & Arbeitsmedizin: Als interne:r Sicherheitsbeauftragte:r bist du die Schnittstelle zur externen Sicherheitsfachkraft und zur Arbeitsmedizin – damit bei uns alle sicher und gesund arbeiten. Die passende Schulung zahlen wir dir natürlich.

Das bist du?

Du bist Organisationstalent aus Leidenschaft und bekommst gute Laune, wenn Dinge einfach laufen. Am Telefon bist du die freundliche Stimme, die jeden Anruf souverän an die richtige Stelle bringt. Chaos im Posteingang? Nicht mit dir. Und wenn im Team gleichzeitig alle etwas von dir wollen, bleibst du gelassen und behältst den Überblick.
So sieht dein Alltag bei uns aus:

• Telefonzentrale: Du bist die zentrale Anlaufstelle für eingehende Anrufe und sorgst mit deiner freundlichen Art dafür, dass jede:r schnell bei der richtigen Ansprechperson landet.
• Postmanagement: Vom Abholen über Prüfen und Sortieren bis zum Einscannen und Weiterleiten – der Posteingang läuft bei dir wie am Schnürchen, inklusive sauberer Ablage.
• Arbeitssicherheit & Arbeitsmedizin: Als interne:r Sicherheitsbeauftragte:r bist du die Schnittstelle zur externen Sicherheitsfachkraft und zur Arbeitsmedizin – damit bei uns alle sicher und gesund arbeiten. Die passende Schulung zahlen wir dir natürlich.

Und weil dir so schnell nichts zu viel wird, übernimmst du nach und nach auch diese Themen:

• Versicherungsmanagement: Du bist die kompetente Ansprechperson rund um unsere Versicherungen – intern wie gegenüber Versicherern und Maklern.
• Fuhrparkmanagement: Rund um Dienstwagen und Carsharing behältst du jederzeit den Überblick und bist die interne Anlaufstelle.
• Gesellschaftsrechtliche Themen: Du koordinierst und übernimmst eigenständig Themen wie Handelsregister-An- und -Abmeldungen, Prokura-Bestellungen und Gesellschafterbeschlüsse. (Keine Sorge – hier wächst du rein und unsere KI unterstützt dich)

Das bringst du mit

Damit wir ehrlich zueinander sind: Das sind die Dinge, die wirklich zählen.

Das solltest du mitbringen

• Eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z.B. Bürokauffrau/-mann) oder eine vergleichbare Qualifikation (z.B. Versicherungskauffrau/-mann, Sekretariat).
• Mindestens 2 Jahre Erfahrung im Office Management, in der Assistenz oder in der Verwaltung
• Sicherer Umgang mit MS Office – vor allem Word, Excel und Outlook.
• Deutsch auf C1-/Muttersprachniveau (wichtig für die Telefonzentrale).
• Organisationstalent, Diskretion, eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise, Verantwortungsbewusstsein, Kommunikationsstärke – und Lust auf Teamarbeit.

Schön, aber kein Muss (Nice-to-have):

• Erfahrung im Bereich Versicherungen oder Arbeitssicherheit.
• Interesse an rechtlichen und organisatorischen Themen.
• Erfahrung mit den Programmen MOCO oder Personio.
• Führerschein Klasse B – praktisch für Fuhrpark und gelegentliche Postgänge, aber wirklich kein Dealbreaker.

Das bringen wir mit

Fair gesagt – das bekommst du von uns zurück:

• Flexibel mit Gleitzeit: 1 Tag/Woche im Büro in Essen, 2 Tage nur zum Briefkastenöffnen vorbeifahren, den Rest vollkommen REMOTE.
  • (Kleiner ehrlicher Hinweis: Weil die Post vor Ort bearbeitet wird, brauchen wir dich regelmäßig in Essen (aber nur zum Post öffnen und einscannen, danach kannst du wieder fully Remote tätig sein– die genauen Tage stimmst du mit deiner Führungskraft ab.)
• 30 Urlaubstage, plus Geschenktag am 24.12. und einen halben freien Tag am 31.12.
• Du möchtest Arbeiten – aber mit warmem Sand zwischen den Zehen? Kein Problem mit unserer Workation 2x mal für eine Woche im Jahr im EU-Ausland arbeiten.
• Unsere Selbstverständlichkeiten:
  • strukturierte Einarbeitung an die Hand (Juliane zeigt dir alles).
  • Echte Mitgestaltung: Prozesse sind bei uns nicht in Stein gemeißelt – deine Ideen sind willkommen!
  • Ein faires, transparentes Gehalt – deine Einstufung im Band besprechen wir offen im Gespräch.
• Ein modernes Design-Office in Essen mit Wahnsinnsausblick über den Ruhrpott und gemeinsamen Mittagessen in der Markthalle.
• 5 Gehminuten zum Bahnhof und viele Parkmöglichkeiten. Du kommst mit dem Zug und hast ein Deutschlandticket? Dann erhältst du 29,93€ als Zuschuss von uns.

Warum wir?

Weil wir ein Unternehmen sind, das Nachhaltigkeit nicht auf Hochglanzbroschüren druckt, sondern jeden Tag ein Stück weit lebt. Bei uns arbeitest du an etwas, das größer ist als die nächste To-do-Liste – an einer Wirtschaft, in der Ökologie und Ökonomie zusammenpassen.
Und ganz ehrlich, das Beste daran ist unser Team: Menschen, die wirklich glauben, was sie tun – die sich gegenseitig den Rücken freihalten, zusammen lachen und zusammen anpacken. Als Office Manager:in bist du mittendrin und hältst all das im Hintergrund zusammen. Ohne dich läuft’s einfach nicht so rund.