Office Manager – Empfang & Administration (all genders)

Sunday Natural; Berlin; Vor Ort; EUR 40.000 - 55.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Mitarbeitendenrabatt

Urlaubstage 28 + 5 Extra Tage

Urban Sports Club Zuschuss

Swapfiets-Fahrradleasing

Deutschlandticket Zuschuss

Rabatt auf Marken

Zusammenfassung

Sunday Natural in Berlin sucht eine Office Managerin (w/m/d) für Empfang & Administration. Du bist Anlaufstelle für Besucher, Mitarbeitende und Dienstleister und sorgst für reibungslosen Büroablauf im 350+ Mitarbeitenden Büro.

Du übernimmst Post, Dokumente, Rechnungen, Terminabstimmungen, Organisation von Meetings und Events. Du arbeitest eigenständig, bist Teamplayer, und sprichst Deutsch mind. C1 und Englisch mind. B2. Vollzeit 40 Stunden, Vor-Ort-Büro in Berlin.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Erfahrung in Büroorganisation, Administration oder Office Management.
• Freude am Empfang und täglicher Kontakt zu Menschen.
• Organisiert, zuverlässig, selbstständig; Teamplayer.
• Serviceorientierung, hilfsbereit und freundliches Auftreten.
• Dynamisches, schnelllebiges Arbeitsumfeld; pragmatisches Anpacken.

Aufgaben

• Du bist regelmäßig am Empfang präsent und erste Anlaufstelle für Besucher, Bewerber:innen, Lieferanten sowie externe Dienstleister.
• Du verantwortest die tägliche Post- und Paketbearbeitung und sorgst für Weiterleitung.
• Du übernimmst administrative und kaufmännische Aufgaben: Korrespondenz, Ablage, Dokumentation, Terminabstimmungen.
• Du bearbeitest Rechnungen, Verträge und weitere Office-Dokumente; strukturierte Ablage.
• Du bist Ansprechpartner:in für externe Dienstleister und Lieferanten, holst Angebote ein, vergibst Aufträge.
• Du hältst Büroinfrastruktur am Laufen: Material, Karten, Catering, Meetingräume, Arbeitsplatz-Ausstattung.
• Du unterstützt bei Organisation und Umsetzung von Events; bist hands-on dabei.
• Du behältst offene Themen im Blick; übernimmst kleinere Projekte und findest pragmatische Lösungen.
• Gemeinsam mit dem Office Management Team entwickelst du Prozesse weiter und gestaltest skalierbare Strukturen.

Kenntnisse

Empfangsmanagement

Organisationstalent

Kundenkontakt

Teamfähigkeit

Deutsch C1

Englisch B2

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Jobbeschreibung

Du bist ein echtes Organisationstalent und fühlst dich wohl, wenn im Büro viele Dinge gleichzeitig zusammenlaufen? Du hast Freude am Kontakt mit Menschen, behältst auch bei einem vollen Empfang den Überblick und kümmerst dich gerne darum, dass im Hintergrund alles reibungslos funktioniert?

Als Office Manager – Empfang & Administration (all genders) bist du eine zentrale Anlaufstelle in unserem Berliner Office mit über 350 Mitarbeitenden. Gemeinsam mit unserem dreiköpfigen Office Management Team sorgst du dafür, dass sich Mitarbeitende, Bewerberende, Gäste und Dienstleister bei uns willkommen fühlen und unser Büroalltag zuverlässig organisiert ist.

Dabei kombinierst du die regelmäßige Betreuung unseres Empfangs mit klassischen kaufmännischen und administrativen Aufgaben. Wir suchen jemanden, der gerne mit anpackt, selbstständig arbeitet und Freude an einem dynamischen Arbeitsumfeld hat.

Deine Aufgaben

• Du bist regelmäßig an unserem Empfang präsent und erste Anlaufstelle für Besucher:innen, Bewerber:innen, Lieferanten sowie externe Dienstleister.

• Du verantwortest die tägliche Post- und Paketbearbeitung und sorgst für eine zuverlässige Weiterleitung.

• Du übernimmst klassische administrative und kaufmännische Aufgaben im Office Management wie Korrespondenz, Ablage, Dokumentation, Terminabstimmungen und allgemeine Büroorganisation.

• Du bearbeitest Rechnungen, Verträge und weitere Dokumente aus dem Office Management und sorgst für eine strukturierte Ablage und Weiterleitung.

• Du bist Ansprechpartnerin für externe Dienstleister und Lieferanten, holst Angebote ein, vergibst Aufträge und stellst eine reibungslose Zusammenarbeit sicher.

• Du hältst unsere Büroinfrastruktur am Laufen – von Büromaterialien und Zugangskarten über Catering und Meetingräume bis hin zur Ausstattung von Arbeitsplätzen.

• Du unterstützt bei der Organisation und Umsetzung von Events und bist hands-on mit dabei.

• Du behältst offene Themen und Aufgaben im Blick, übernimmst Verantwortung für kleinere Projekte und findest selbstständig pragmatische Lösungen für Herausforderungen des Büroalltags.

• Gemeinsam mit unserem Office Management Team entwickelst du bestehende Prozesse kontinuierlich weiter und gestaltest Strukturen mit, die auch bei unserem weiteren Wachstum skalieren.

Dein Profil

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, zum Beispiel als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Hotelkauffrau/-mann, Veranstaltungskauffrau/-mann oder eine vergleichbare Qualifikation – alternativ bringst du entsprechende praktische Berufserfahrung mit.

• Du hast bereits Erfahrung in der Büroorganisation, Administration, im Office Management oder am Empfang gesammelt.

• Du hast Freude daran, am Empfang zu arbeiten und täglich mit unterschiedlichen Menschen in Kontakt zu sein.

• Du bist organisiert, zuverlässig und arbeitest gerne selbstständig – gleichzeitig bist du ein echter Teamplayer.

• Du bist serviceorientiert, hilfsbereit und trittst gegenüber Kolleg:innen, Gästen und externen Partnern freundlich und professionell auf.

• Du hast Lust auf ein dynamisches, schnelllebiges Arbeitsumfeld, in dem nicht jeder Tag gleich aussieht und gelegentlich auch pragmatisches Anpacken gefragt ist.

• Du kommunizierst sehr sicher auf Deutsch (mind. C1-Level) und kannst dich auch auf Englisch gut (mind. B2-Level) verständigen.

• Du möchtest in Vollzeit (40 Stunden) arbeiten und bist gerne täglich vor Ort in unserem Berliner Büro.

Was wir dir bieten

• Einen attraktiven Mitarbeitendenrabatt auf unser gesamtes Sortiment – von ätherischen Ölen bis hin zu Vitaminen und Nährstoffen.

• 28 Urlaubstage pro Jahr plus bis zu 5 zusätzliche freie Tage zwischen Weihnachten und Neujahr.

• Einen Zuschuss zur Urban Sports Club Mitgliedschaft oder Swapfiets-Fahrradleasing, sowie einen Zuschuss zum Deutschlandticket.

• Mitarbeitendenrabatte von teilweise über 50 % bei Marken wie Flaconi, Bosch, Apple oder Expedia.

• Ein Umfeld, in dem du Verantwortung übernehmen, eigene Ideen einbringen und Abläufe aktiv mitgestalten kannst.

• Ein modernes Berliner Office mit einer großen Auswahl an Bio-Tees und Superfoods aus aller Welt.

• Regelmäßige Team- und Company-Events – von Office Gatherings über Sommer- und Weihnachtsfeiern.

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!

Sunday Natural emerged from a long-standing passion and research in the fields of health, healing, and personal growth. The lack of natural, high-quality products on the market was the original motivation for founding Sunday Natural in 2013. We aim to produce the products we ourselves would love to buy – as natural as possible, absolutely pure, free from any additives, and of the highest quality. In a strategic partnership with CVC, Sunday Natural is now one of Germany's most renowned quality manufacturers, with its own research and development department in Berlin. For the continuous improvement of our products, we collaborate with selected research institutes, scientists, therapists, farmers, and professional associations.
We take our ecological responsibility very seriously: that’s why the majority of our product range is vegan. We also take an innovative approach to packaging: most of our products are packaged in glass, making them almost entirely recyclable.
Our diverse team in Berlin consists of over 400 employees from more than 45 nationalities and continues to grow – but at a sustainable pace. Our goal is to foster a collaborative, supportive, and inclusive work environment with a diverse group of motivated, talented, and visionary team members.
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