Office Manager – Empfang & Administration (all genders)

DUDE CHEM; Berlin; Hybrid; EUR 36.000 - 52.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Mitarbeitendenrabatt

Urlaubstage 28

5 zusätzliche freie Tage</p>zwischen</

Urban Sports Club / Swapfiets Zuschuss

Deutschlandticket-Zuschuss

Rabatte bei Flaconi, Bosch, Apple, Exp

Zusammenfassung

Sunday Natural sucht am Berliner Standort eine/n Office Manager – Empfang & Administration zur zentralen Anlaufstelle. Du betreust Empfang, Post, Korrespondenz und Termine und unterstützt das Office Management Team bei Projekten.

Eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Erfahrung ist Voraussetzung. Du arbeitest gerne selbstständig, bist zuverlässig und teamorientiert, kommunizierst sicher auf Deutsch (C1) und auch auf Englisch (B2).

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder gleichwertige Berufserfahrung.
• Erfahrung in Büroorganisation, Administration oder Empfang.
• Freude am Umgang mit Menschen und täglicher Kontakt zu Besuchern.
• Organisiert, zuverlässig, selbstständig und teamorientiert.
• Serviceorientierung und professionelles Auftreten gegenüber Partnern.
• Deutschmind. C1, Englisch mind. B2.

Aufgaben

• Empfangspräsenz und erster Ansprechpartner für Besucher, Bewerber, Lieferanten.
• Post- und Paketbearbeitung mit Weiterleitung.
• Administrative Aufgaben: Korrespondenz, Ablage, Dokumentation, Termine.
• Bearbeitung von Rechnungen und Verträgen; strukturierte Ablage.
• Ansprechpartnerin für externe Dienstleister; Angebote einholen und Aufträge vergeben.
• Büroinfrastruktur betreuen (Materialien, Zugangskarten, Catering, Räume).
• Organisation und Umsetzung von Events; hands-on mitwirken.
• Offene Themen im Blick behalten; kleine Projekte übernehmen; pragmatische Lösungen.
• Prozesse mit dem Office Management Team weiterentwickeln; skalierbar wachsen.

Kenntnisse

Organisationstalent

Empfangserfahrung

Teamplayer

Serviceorientierung

Selbstständiges Arbeiten

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Jobbeschreibung

Du bist ein echtes Organisationstalent und fühlst dich wohl, wenn im Büro viele Dinge gleichzeitig zusammenlaufen? Du hast Freude am Kontakt mit Menschen, behältst auch bei einem vollen Empfang den Überblick und kümmerst dich gerne darum, dass im Hintergrund alles reibungslos funktioniert?

Als Office Manager – Empfang & Administration (all genders) bist du eine zentrale Anlaufstelle in unserem Berliner Office mit über 350 Mitarbeitenden. Gemeinsam mit unserem dreiköpfigen Office Management Team sorgst du dafür, dass sich Mitarbeitende, Bewerberende, Gäste und Dienstleister bei uns willkommen fühlen und unser Büroalltag zuverlässig organisiert ist.

Dabei kombinierst du die regelmäßige Betreuung unseres Empfangs mit klassischen kaufmännischen und administrativen Aufgaben. Wir suchen jemanden, der gerne mit anpackt, selbstständig arbeitet und Freude an einem dynamischen Arbeitsumfeld hat.

Deine Aufgaben

• Du bist regelmäßig an unserem Empfang präsent und erste Anlaufstelle für Besucher:innen, Bewerber:innen, Lieferanten sowie externe Dienstleister.

• Du verantwortest die tägliche Post- und Paketbearbeitung und sorgst für eine zuverlässige Weiterleitung.

• Du übernimmst klassische administrative und kaufmännische Aufgaben im Office Management wie Korrespondenz, Ablage, Dokumentation, Terminabstimmungen und allgemeine Büroorganisation.

• Du bearbeitest Rechnungen, Verträge und weitere Dokumente aus dem Office Management und sorgst für eine strukturierte Ablage und Weiterleitung.

• Du bist Ansprechpartnerin für externe Dienstleister und Lieferanten, holst Angebote ein, vergibst Aufträge und stellst eine reibungslose Zusammenarbeit sicher.

• Du hältst unsere Büroinfrastruktur am Laufen – von Büromaterialien und Zugangskarten über Catering und Meetingräume bis hin zur Ausstattung von Arbeitsplätzen.

• Du unterstützt bei der Organisation und Umsetzung von Events und bist hands-on mit dabei.

• Du behältst offene Themen und Aufgaben im Blick, übernimmst Verantwortung für kleinere Projekte und findest selbstständig pragmatische Lösungen für Herausforderungen des Büroalltags.

• Gemeinsam mit unserem Office Management Team entwickelst du bestehende Prozesse kontinuierlich weiter und gestaltest Strukturen mit, die auch bei unserem weiteren Wachstum skalieren.

Dein Profil

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, zum Beispiel als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, Hotelkauffrau/-mann, Veranstaltungskauffrau/-mann oder eine vergleichbare Qualifikation – alternativ bringst du entsprechende praktische Berufserfahrung mit.

• Du hast bereits Erfahrung in der Büroorganisation, Administration, im Office Management oder am Empfang gesammelt.

• Du hast Freude daran, am Empfang zu arbeiten und täglich mit unterschiedlichen Menschen in Kontakt zu sein.

• Du bist organisiert, zuverlässig und arbeitest gerne selbstständig – gleichzeitig bist du ein echter Teamplayer.

• Du bist serviceorientiert, hilfsbereit und trittst gegenüber Kolleg:innen, Gästen und externen Partnern freundlich und professionell auf.

• Du hast Lust auf ein dynamisches, schnelllebiges Arbeitsumfeld, in dem nicht jeder Tag gleich aussieht und gelegentlich auch pragmatisches Anpacken gefragt ist.

• Du kommunizierst sehr sicher auf Deutsch (mind. C1-Level) und kannst dich auch auf Englisch gut (mind. B2-Level) verständigen.

• Du möchtest in Vollzeit (40 Stunden) arbeiten und bist gerne täglich vor Ort in unserem Berliner Büro.

Was wir dir bieten

• Einen attraktiven Mitarbeitendenrabatt auf unser gesamtes Sortiment – von ätherischen Ölen bis hin zu Vitaminen und Nährstoffen.

• 28 Urlaubstage pro Jahr plus bis zu 5 zusätzliche freie Tage zwischen Weihnachten und Neujahr.

• Einen Zuschuss zur Urban Sports Club Mitgliedschaft oder Swapfiets-Fahrradleasing, sowie einen Zuschuss zum Deutschlandticket.

• Mitarbeitendenrabatte von teilweise über 50 % bei Marken wie Flaconi, Bosch, Apple oder Expedia.

• Ein Umfeld, in dem du Verantwortung übernehmen, eigene Ideen einbringen und Abläufe aktiv mitgestalten kannst.

• Ein modernes Berliner Office mit einer großen Auswahl an Bio-Tees und Superfoods aus aller Welt.

• Regelmäßige Team- und Company-Events – von Office Gatherings über Sommer- und Weihnachtsfeiern.

Wir freuen uns auf Deine Bewerbung!

Sunday Natural emerged from a long-standing passion and research in the fields of health, healing, and personal growth. The lack of natural, high-quality products on the market was the original motivation for founding Sunday Natural in 2013. We aim to produce the products we ourselves would love to buy – as natural as possible, absolutely pure, free from any additives, and of the highest quality. In a strategic partnership with CVC, Sunday Natural is now one of Germany's most renowned quality manufacturers, with its own research and development department in Berlin. For the continuous improvement of our products, we collaborate with selected research institutes, scientists, therapists, farmers, and professional associations.
We take our ecological responsibility very seriously: that’s why the majority of our product range is vegan. We also take an innovative approach to packaging: most of our products are packaged in glass, making them almost entirely recyclable.
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