Office Life & Services Coordinator (m/w/d)

EF; Düsseldorf; On-site; EUR 42,000 - 56,000; Full time

Benefits offered by this job

Internationales Arbeitsumfeld

Urban Sports Club Mitgliedschaft

Trainings & Mitarbeiterevents

EF Sprachkurs pro Jahr

Job summary

EF Education First in Düsseldorf sucht eine tatkräftige Office Life & Services Coordinator (m/w/d) zur Verantwortung des Workplace Managements und der täglichen Büroorganisation.

Sie koordinieren Projekte, arbeiten eng mit Payroll und Finance zusammen und gestalten eine moderne Employee Experience. Deutschkenntnisse sind Voraussetzung, Englischkenntnisse wünschenswert; Hands-on Mentalität und serviceorientiertes Auftreten sind gefragt.

Qualifications

• Erfolgreich abgeschlossenes Bachelorstudium oder kaufmännische bzw. sekretariatsspezifische Ausbildung mit einschlägiger Berufserfahrung
• Schnelle Auffassungsgabe, Organisationsgeschick, strukturierte Arbeitsweise und hohe Dienstleistungsorientierung
• Souveränes, sympathisches und professionelles Auftreten
• Exzellente Deutschkenntnisse und mindestens gute Englischkenntnisse
• Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten
• Hands-on Mentalität

Responsibilities

• Verantwortung für Workplace Management der Düsseldorfer EF Deutschland-Zentrale für ca. 85 Mitarbeitende
• Allgemeine Büroverwaltungsaufgaben inkl. vorbereitender Buchhaltung und Postbearbeitung
• Steuerung eigenständiger Projekte rund um Betrieb, Weiterentwicklung und Instandhaltung der Büroflächen
• Koordination standortübergreifender Workplace- und Office-Management-Themen mit Berlin/München
• Ansprechperson für Mitarbeitende, Besucher und externe Dienstleister
• Unterstützung des People & Culture-Teams sowie der Geschäftsführung bei Mitarbeitenden-Projekten
• Ideen und Optimierungen für eine moderne Employee Experience

Skills

Organisations talent

Dienstleistungsorientierung

Kommunikationsfähigkeiten

Hands-on Mentalität

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Souveränes Auftreten

Teamfähigkeit

Education

Bachelorabschluss oder kaufmännische/sekretariatsspezifische Ausbildung

Job description

Job Description

Wir bei EF Education First glauben, dass die Welt besser wird, wenn Menschen versuchen, sich gegenseitig zu verstehen. Seit 1965 haben wir Millionen von Menschen dabei geholfen, neue Orte zu entdecken, andere Kulturen zu erleben und die Welt - sowie sich selbst - besser kennenzulernen. Unsere Angebote aus den Bereichen Sprache, Reisen, Kulturaustausch sowie internationale Schul- und Hochschulbildung erfüllen den Traum vieler Menschen: eine Sprache zu lernen und die Welt zu entdecken.

Job Description

Wir bei EF Education First glauben, dass die Welt besser wird, wenn Menschen versuchen, sich gegenseitig zu verstehen. Seit 1965 haben wir Millionen von Menschen dabei geholfen, neue Orte zu entdecken, andere Kulturen zu erleben und die Welt - sowie sich selbst - besser kennenzulernen. Unsere Angebote aus den Bereichen Sprache, Reisen, Kulturaustausch sowie internationale Schul- und Hochschulbildung erfüllen den Traum vieler Menschen: eine Sprache zu lernen und die Welt zu entdecken.

Hast du Lust, gemeinsam mit uns die Welt durch Bildung im Ausland besser zu machen und das Leben von unseren Kunden sowie den EF Mitarbeitenden positiv zu verändern? Bist du ein Organisationstalent mit guten Ideen, Freude am Einblick in vielfältige Projekte und Service Mindset? Dann starte jetztalsOffice Life & Services Coordinator(m/w/d) in unserem zentral gelegenen EF Büro in Düsseldorf! Wir befinden uns in unmittelbarer Nähe der berühmten Königsallee, nur wenige Schritte von zahlreichen Einkaufsmöglichkeiten und Lunch Spots entfernt und durch die Haltestelle Graf-Adolf-Platz perfekt an den öffentlichen Nahverkehr angebunden.

Das Bieten Wir Dir

• Arbeite in einer internationalen unddynamischen Atmosphäre mit flachen Hierarchien
• Bleibe fit und aktiv dank einer vergünstigten Mitgliedschaft bei Urban Sports Club
• Sei Teil von regelmäßigen Trainings, Mitarbeiter-Events und Kick-Off-Veranstaltungen
• Profitiere von einer Woche kostenlosem EF Sprachkurs pro Jahr an einem Kursort deiner Wahl weltweit
• Lerne unsere EF Sprachschulen direkt vor Ort auf unseren Fam-Trips kennen (z.B. Miami, New York, Los Angeles)
• Nutze unser „Global Mobile Office“: Arbeite eine Woche im Jahr aus einem frei wählbaren EF Büro weltweit
• Profitiere von unzähligen Expedientenvorteilen durch deine kostenlose „Travel Industry Card“ sowie von Corporate Benefits und weiteren Rabatten
• Erhalte das Deutschlandticket sowie Zuschüsse zur betrieblichen Altersvorsorge

Das Sind Deine Aufgaben

• Du verantwortest das Workplace Management für unsere Düsseldorfer EF Deutschland-Zentrale und sorgst mit Leidenschaft dafür, dass unser topmodernes Büro für rund 85 Mitarbeitende ein inspirierender Ort zum Arbeiten, Lernen und Zusammenkommen ist.
• Du verantwortest das gesamte Spektrum allgemeiner Büroverwaltungsaufgaben inklusive vorbereitender Buchhaltung und Postbearbeitung, auch in Zusammenarbeit mit internationalen Teams wie Payroll und Finance.
• Du steuerst eigenständig vielfältige Projekte und Prozesse rund um den Betrieb, die Weiterentwicklung und die Instandhaltung unserer Büroflächen und stellst sicher, dass ein reibungsloser Office-Alltag gewährleistet ist.
• Du koordinierst standortübergreifende Workplace - und Office-Management-Themen in enger Zusammenarbeit mit den Standortleitungen unserer Regionalbüros in Berlin und München.
• Du bist die gute Seele unseres Standorts und erste Ansprechperson für Mitarbeitende, Besucher und externe Dienstleister. Mit deiner offenen Art schaffst du eine einladende und professionelle Atmosphäre.
• Du unterstützt unser People & Culture Team sowie die Geschäftsführung bei der Organisation und Koordination unterschiedlicher Mitarbeitenden-Projekte und Events.
• Du erkennst Optimierungspotenziale in unseren Workplace -Prozessen, bringst eigene Ideen ein und gestaltest aktiv eine moderne Employee Experience für unsere Teams.

Dein Profil

• Erfolgreich abgeschlossenes Bachelorstudium oder einekaufmännischebzw.sekretariatsspezifische Ausbildung mit einschlägiger Berufserfahrung als Empfangs-/ Teamassistenz oder im Projekt- und Eventbereich
• Schnelle Auffassungsgabe, Organisationsgeschick, strukturierte Arbeitsweise und hohe Dienstleistungsorientierung
• Souveränes, sympathisches und professionelles Auftreten
• Exzellente Deutschkenntnisse und mindestens gute Englischkenntnisse
• Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten
• Hands-on Mentalität

Warum EF?

Wir arbeiten in einer der schönsten Branchen - dem Bildungstourismus. Mit viel Leidenschaft ermöglichen wir täglich unvergessliche Auslandserfahrungen und unterstützen unsere Teilnehmer dabei, persönliche und akademische Ziele zu erreichen. Gleichzeitig bieten wir ambitionierten Persönlichkeiten die Möglichkeit, eine internationale Karriere im Vertrieb aufzubauen und schnell Verantwortung zu übernehmen.
Dabei verfolgen wir über alle Angebote hinweg ein gemeinsames Ziel: die Welt durch Bildung zu öffnen.
Möchtest du diese Leidenschaft mit uns teilen? Dann bewirb dich jetzt und werde Teil eines multikulturellen und international vernetzten Teams mit mehr als 50.000 Mitarbeitern in über 100 Ländern. Bei EF schätzen wir die Diversität und Individualität unserer Mitarbeiter: Jeder ist in unserem Team willkommen - unabhängig von Herkunft, Identität, Geschlecht oder Religion.
EF Education First wurde 1965 in Schweden gegründet. Heute verfügen wir über Zentralbüros in Boston, London, Sao Paulo, Tokio und Zürich sowie zahlreiche regionale und lokale Niederlassungen und Schulen auf der ganzen Welt. Erfahre mehr unter https://www.ef.com .