Office Life & Services Coordinator (m/w/d)

EF (Education First); Düsseldorf; On-site; EUR 40,000 - 58,000; Full time

Benefits offered by this job

Urban Sports Club Mitgliedschaft

Mitarbeiter-Events

EF Sprachkurs pro Jahr

Travel Industry Card Vorteile

Deutschlandticket

Job summary

EF Education First sucht am Standort Düsseldorf eine(n) Office Life & Services Coordinator (m/w/d). Sie verantworten das Workplace Management, koordinieren Büroabläufe und unterstützen das People & Culture Team sowie die Geschäftsführung bei Mitarbeitenden-Projekten.

Sie bringen ein abgeschlossenes Studium oder eine kaufmännische/sekretariatsspezifische Ausbildung mit und verfügen über Organisationstalent sowie exzellente Deutsch- und gute Englischkenntnisse.

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische bzw. sekretariatsspezifische Ausbildung oder äquivalenter Hochschulabschluss.
• Berufserfahrung in Empfangs-/Teamassistenz oder Projekt- und Eventbereich ist vorteilhaft.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie Organisationstalent und Dienstleistungsorientierung.

Responsibilities

• Verantwortung für Workplace Management der Düsseldorfer Zentrale und Büroalltag für ca. 85 Mitarbeitende.
• Allgemeine Büroverwaltungsaufgaben inkl. vorbereitender Buchhaltung und Postbearbeitung.
• Eigenständige Planung und Umsetzung von Projekten rund um Betrieb, Flächen und Instandhaltung.
• Koordination standortübergreifender Workplace-Themen mit Berlin/München und Standortleitungen.

Skills

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeiten

Teamassistenz

Service Mindset

Education

Bachelorabschluss oder kaufmännische/sekretariatsspezifische Ausbildung

Job description

Duesseldorf, Nordrhein-Westfalen, Germany (On-site)

Wir bei EF Education First glauben, dass die Welt besser wird, wenn Menschen versuchen, sich gegenseitig zu verstehen. Seit 1965 haben wir Millionen von Menschen dabei geholfen, neue Orte zu entdecken, andere Kulturen zu erleben und die Welt - sowie sich selbst - besser kennenzulernen. Unsere Angebote aus den Bereichen Sprache, Reisen, Kulturaustausch sowie internationale Schul- und Hochschulbildung erfüllen den Traum vieler Menschen: eine Sprache zu lernen und die Welt zu entdecken.

Hast du Lust, gemeinsam mit uns die Welt durch Bildung im Ausland besser zu machen und das Leben von unseren Kunden sowie den EF Mitarbeitenden positiv zu verändern? Bist du ein Organisationstalent mit guten Ideen, Freude am Einblick in vielfältige Projekte und Service Mindset?

Office Life & Services Coordinator(m/w/d) in unserem zentral gelegenen EF Büro in Düsseldorf!

Das bieten wir dir:

Arbeite in einer internationalen unddynamischen Atmosphäre mit flachen Hierarchien

Bleibe fit und aktiv dank einer vergünstigten Mitgliedschaft bei Urban Sports Club

Sei Teil von regelmäßigen Trainings, Mitarbeiter-Events und Kick-Off-Veranstaltungen

Profitiere von einer Woche kostenlosem EF Sprachkurs pro Jahr an einem Kursort deiner Wahl weltweit

Lerne unsere EF Sprachschulen direkt vor Ort auf unseren Fam-Trips kennen (z.B. Miami, New York, Los Angeles)

Nutze unser „Global Mobile Office“: Arbeite eine Woche im Jahr aus einem frei wählbaren EF Büro weltweit

Profitiere von unzähligen Expedientenvorteilen durch deine kostenlose „Travel Industry Card“ sowie von Corporate Benefits und weiteren Rabatten

Erhalte das Deutschlandticket sowie Zuschüsse zur betrieblichen Altersvorsorge

Das sind deine Aufgaben:

Du verantwortest das Workplace Management für unsere Düsseldorfer EF Deutschland-Zentrale und sorgst mit Leidenschaft dafür, dass unser topmodernes Büro für rund 85 Mitarbeitende ein inspirierender Ort zum Arbeiten, Lernen und Zusammenkommen ist.

Du verantwortest das gesamte Spektrum allgemeiner Büroverwaltungsaufgaben inklusive vorbereitender Buchhaltung und Postbearbeitung, auch in Zusammenarbeit mit internationalen Teams wie Payroll und Finance.

Du steuerst eigenständig vielfältige Projekte und Prozesse rund um den Betrieb, die Weiterentwicklung und die Instandhaltung unserer Büroflächen und stellst sicher, dass ein reibungsloser Office-Alltag gewährleistet ist.

Du koordinierst standortübergreifende Workplace - und Office-Management-Themen in enger Zusammenarbeit mit den Standortleitungen unserer Regionalbüros in Berlin und München.

Du bist die gute Seele unseres Standorts und erste Ansprechperson für Mitarbeitende, Besucher und externe Dienstleister. Mit deiner offenen Art schaffst du eine einladende und professionelle Atmosphäre.

Du unterstützt unser People & Culture Team sowie die Geschäftsführung bei der Organisation und Koordination unterschiedlicher Mitarbeitenden-Projekte und Events.

Du erkennst Optimierungspotenziale in unseren Workplace -Prozessen, bringst eigene Ideen ein und gestaltest aktiv eine moderne Employee Experience für unsere Teams.

Dein Profil:

Erfolgreich abgeschlossenes Bachelorstudium oder einekaufmännischebzw.sekretariatsspezifische Ausbildung mit einschlägiger Berufserfahrung als Empfangs-/ Teamassistenz oder im Projekt- und Eventbereich

Schnelle Auffassungsgabe, Organisationsgeschick, strukturierte Arbeitsweise und hohe Dienstleistungsorientierung

Souveränes, sympathisches und professionelles Auftreten

Exzellente Deutschkenntnisse und mindestens gute Englischkenntnisse

Hervorragende Kommunikationsfähigkeiten

Warum EF?

Wir arbeiten in einer der schönsten Branchen - dem Bildungstourismus. Mit viel Leidenschaft ermöglichen wir täglich unvergessliche Auslandserfahrungen und unterstützen unsere Teilnehmer dabei, persönliche und akademische Ziele zu erreichen. Gleichzeitig bieten wir ambitionierten Persönlichkeiten die Möglichkeit, eine internationale Karriere im Vertrieb aufzubauen und schnell Verantwortung zu übernehmen.

Dabei verfolgen wir über alle Angebote hinweg ein gemeinsames Ziel: die Welt durch Bildung zu öffnen.

Möchtest du diese Leidenschaft mit uns teilen? Dann werde Teil eines multikulturellen und international vernetzten Teams mit mehr als 50.000 Mitarbeitern in über 100 Ländern. Bei EF schätzen wir die Diversität und Individualität unserer Mitarbeiter: Jeder ist in unserem Team willkommen - unabhängig von Herkunft, Identität, Geschlecht oder Religion.

EF Education First wurde 1965 in Schweden gegründet. Heute verfügen wir über Zentralbüros in Boston, London, Sao Paulo, Tokio und Zürich sowie zahlreiche regionale und lokale Niederlassungen und Schulen auf der ganzen Welt. Erfahre mehr unter https://www.ef.com .