Office Experience & Administration Specialist (m/w/d)

rapidmail GmbH; Berlin; Vor Ort; EUR 22.000 - 29.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

30 Tage Urlaub

Monatliches Benefit-Budget von 100 €

Weiterbildungsbudget von 1.000 € jährlich

20% Zuschuss zur Altersvorsorge

Kostenlose Beratung & Coaching

Ergonomischer Arbeitsplatz

Snacks & Getränke

Team Events

Kinderkrankentage

Zusammenfassung

Ein schnell wachsender Technologiekonzern in Chemnitz und Berlin sucht einen Office Experience & Administration Specialist (m/w/d), der die Büroorganisation übernimmt und administrative Aufgaben im HR-Bereich unterstützt. Der ideale Kandidat hat bereits Erfahrung im Office-Management, kennt sich mit Personalmanagementsystemen aus und spricht fließend Deutsch, sowie Englisch. Die Rolle bietet flexible Arbeitsmöglichkeiten in Teilzeit mit attraktiven sozialen Leistungen.

Qualifikationen

• Berufliche Erfahrung im Bereich Office/Employee Experience.
• Kenntnisse im Arbeits- und Sozialversicherungsrecht.
• Selbstständiges Arbeiten und proaktive Denkweise.

Aufgaben

• Koordinierung von Büroeinrichtungen und Materialien.
• Steuerung externer Dienstleister und Wartungsorganisation.
• Unterstützung bei administrativen HR-Aufgaben.
• Organisation von Team-Events und Verwaltung von Geschenken.
• Verwaltung von Post- und Getränkeküchenbestand sowie Unterstützung im HR-Verwaltungsprozess.

Kenntnisse

Organisationstalent

Digital-affin

Fließend Deutsch

Gute Englischkenntnisse

Tools

HRIS

HRIS software

Jobbeschreibung

Das ist Dein Job:

Du bist ein Organisationstalent, behältst auch im schönsten Chaos den Überblick und hast einen schnellen Draht zu deinen Mitmenschen? Dann suchen wir genau dich.

Für unser Büro in Chemnitz suchen wir einen Office Experience & Administration Specialist (m/w/d), der dafür sorgt, dass unser Arbeitsalltag reibungslos funktioniert und sich unsere Mitarbeitenden gut unterstützt und wohlfühlen - sei es durch verlässliche People-Prozesse, einen gut organisierten Büroalltag, monatliche Team‑Frühstücke oder die legendären Eispausen im Sommer.

Die Rolle wird in Teilzeit (25h/Woche) besetzt.

Office Experience

• Du koordinierst Arbeitsmaterialien, Büroausstattung und Gestaltung neuer Arbeitsplätze, alles unter Beachtung von Designrichtlinien der Positive Group
• Du steuerst externe Dienstleister (z.B. Reinigung, Hausverwaltung) sowie die Organisation von Wartungs- und Instandhaltungsmaßnahmen am Standort
• Du unterstützt bei Arbeitssicherheits-Themen am Standort
• Du organisierst Team Events und verwaltest Geschenke, z. B. für Geburtstage oder Jubiläen
• Du sorgst für einen steten Vorrat an Getränken & Snacks fürs ganze Team und verwaltest die Ein- und Ausgangspost (digital & analog)

People Operations

• Bei administrativen Aufgaben wie z.B. Vertrags- und Dokumentenmanagement, Vor- und Nachbereitung von HR‑Prozessen u. Ä. zählt das deutsche People Team auf dich
• Du wirkst bei Projekten des internationalen People Teams mit

Was Dich auszeichnet:

• Du hast bereits berufliche Erfahrung auf dem Gebiet Office / Employee Experience gesammelt
• Du bist digital‑affin und gehst mit der Zeit, was Software und Technik angeht
• Du hast schon einmal mit einem HRIS gearbeitet
• Du bist ein echtes Organisationstalent, behältst auch bei spontanen To‑Dos den Überblick, arbeitest selbstständig und denkst immer einen Schritt weiter
• Du kennst dich im Arbeits‑ und Sozialversicherungsrecht aus
• Du sprichst fließend Deutsch und hast gute Englischkenntnisse
• Du lebst im Chemnitzer oder Berliner Umland

Warum Du Dich bei uns wohlfühlen wirst:

• Urlaub: 30 Tage Urlaub – für Alleinerziehende sogar 32 Tage. Feiertags‑Bonus: Am 24.12. und 31.12. gibt es jeweils einen halben Tag geschenkt.
• 100 € monatliches Benefit-Budget: Nutzbar für den ÖPNV, Essen, Kita, Gesundheitskurse und andere Gutscheine.
• Weiterbildungsbudget: Wir investieren 1.000 € jährlich für deine persönliche und berufliche Entwicklung.
• Zukunft im Blick: 20 % Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge.
• Beratung & Coaching: Kostenlos und vertraulich – beruflich wie privat mittels Employee Assistance Program.
• Betriebssystem deiner Wahl: Ob MacOS, Windows oder Linux – dein Wunschgerät wartet schon auf dich
• Workation: Wenn dich das Fernweh packt, kannst du bis zu 30 Tage pro Jahr innerhalb und außerhalb der EU mobil arbeiten.
• Be Social: Ein extra freier Tag pro Jahr für dein soziales Engagement.
• Kinderkrankentage: 5 bezahlte Kinderkrankentage für alle Eltern.
• Top ausgestattetes Büro: Freu dich auf einen ergonomischen Arbeitsplatz in unseren wunderschönen Büros.
• Snacks & Getränke: Bei uns gibt es immer etwas zu knabbern und frische Getränke.
• Team Events: Unser Team feiert gerne und ausgiebig – sei es im Rahmen der jährlichen Positive Convention, Sommerfest, Winterfeier oder aber Wandertage, Grillabende uvm. Wenn du möchtest, bist du ein Teil davon!

So arbeiten wir

Bist Du bereit für Positive?

Dann sende uns Deine Bewerbung zu!

Schritt 1 – Kennenlerngespräch (60 Min., Video) mit deinem zukünftigen Teamlead Inga. In diesem ersten Gespräch erfährst du mehr über Positive und die zu besetzende Position. Zudem ist genügend Raum, um deine Fragen zu klären.

Schritt 2 – Praktische Aufgabe. Du schlüpfst in die Rolle eines Office Experience & Administration Specialist, indem du bequem von zuhause eine Testaufgabe (innerhalb von 7 Tagen) erledigst. Dies ermöglicht es uns, deine Fähigkeiten zu bewerten und gibt dir die Möglichkeit zu sehen, ob dir diese Art von Arbeit gefällt.

Schritt 3 – Persönliches Gespräch im Büro (120 Min. inkl. Teamlunch) mit Inga und Hanna. Die Gespräche mit Dir haben uns neugierig gemacht. Nun sind wir ganz gespannt darauf, ob es auch persönlich funkt. Das Team freut sich darauf, dich kennenzulernen.

Während des gesamten Prozesses bleibt Inga mit dir in Kontakt und ist deine Hauptansprechpartnerin.

Über uns:

Positive ist ein schnell wachsender Technologiekonzern, der sich auf B2B‑SaaS spezialisiert hat und Marketingteams dabei unterstützt, intelligenter zu wachsen. Wir vereinen mehrere innovative Marken unter einem gemeinsamen Ziel: die europäische Referenz im Bereich MarTech zu werden. Die 400 Mitarbeiter des Konzerns, die sich auf Frankreich, Deutschland, Italien und Polen verteilen, betreuen unsere Kunden in 80 Ländern.