Office & Community Space Manager:in (d/m/w)

ProjectTogether; Berlin; Vor Ort; EUR 48.000 - 56.000; Vollzeit

Zusammenfassung

ProjectTogether in Berlin sucht eine/n Office & Community Space Manager, der/die das Büroleben und den Community Space verantwortet. Du manage das Budget, koordinierst Einkauf, Instandhaltung, Technik, Zugänge und Housekeeping und bist zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende, Dienstleisterinnen und Hausverwaltung.

Im Kreis HOD gestaltest du Arbeitsatmosphäre mit, entwickelst Formate, betreibst Vermietung an Untermieter, Verträge, Ablage und Betreuung des E-Mail-Postfachs.

Qualifikationen

• Mindestens zwei Jahre Erfahrung im Office Management oder in der Büroassistenz.
• Eigeninitiative, Verantwortungsbewusstsein und Zuverlässigkeit.
• Freude am Umgang mit vielen Menschen und am Gestalten des Community Space.

Aufgaben

• Verwaltung des Büroalltags und Budget des Community Space.
• Bezugnehmend auf Team-Events Organisation und Koordination.
• Verträge für Untermietverhältnisse und Kommunikation mit externen Partnern.
• Erreichbarkeit des zentralen Postfachs und Weiterleitung von Anfragen.

Kenntnisse

Office Management

Team-/Büroassistenz

Organisationstalent

Kommunikation

Tools

Google Workspace

Notion

Slack

Jobbeschreibung

FÜR EIN NEUES GESELLSCHAFTLICHES ZUSAMMENWIRKEN: WERDE TEIL VON PROJECTTOGETHER

Die Probleme von heute lassen sich nicht mit den Methoden von gestern lösen. Deshalb bringt ProjectTogether Menschen aus Gesellschaft, Politik und Wirtschaft ins gemeinsame Handeln. Wir nennen das Collective Action. Als pragmatische Idealist:innen denken wir das Neue und arbeiten im Jetzt.

In unseren Missionen zeigen wir, wie ein anderes Miteinander zu besseren Ergebnissen führt: von Einzellösungen zu Allianzen, von Fragmentierung zu Koordinierung, von Misstrauen zu Vertrauen und von Anspruchshaltung zu Mitgestaltung.

So bringen wir Hunderte Menschen aus verschiedenen Bereichen der Gesellschaft zusammen: von der Bürgermeisterin bis zum Aktivisten, von der Gründerin bis zum Staatssekretär, von der Familienunternehmerin bis zum regionalen Gestalter. Als gemeinnützige Organisation bauen wir breite Allianzen, die auf neue Art und Weise Lösungen entwickeln und umsetzen.

Verantwortlichkeiten und Aufgaben

Deine Rolle in unserem Team

Unser Miteinander ist die Grundlage unserer Arbeit. Begegnung ist dabei zentral – innerhalb unseres Teams ebenso wie mit unseren Partner:innen und den Organisationen, die unseren Community Space mit uns teilen. Unser Büro und unser Community Space in Berlin sind die Orte, an denen dieses Miteinander im Alltag lebendig wird: Hier kommen Menschen zusammen, arbeiten, lernen, kochen, feiern und entwickeln gemeinsam Neues. Du gestaltest diese Orte mit Leidenschaft entlang unserer Werte und sorgst dafür, dass sich Menschen willkommen fühlen, gut arbeiten können und gerne zusammenkommen.

Als Office & Community Space Manager verantwortest Du unsere Bürofläche, die wir intensiv und vielfältig als Arbeits- und Veranstaltungsort nutzen. Als Teil unseres Teams im Kreis Human & Organisational Development (HOD) hast Du das gesamte Team im Blick und sorgst dafür, dass sich alle in unserer Arbeitsatmosphäre wohlfühlen und die organisatorischen Abläufe rund um unseren Community Space reibungslos funktionieren.

Du hast viel Raum, Deine Rolle entlang Deiner Stärken weiterzuentwickeln, eigene Ideen einzubringen und selbstständig wirksam zu werden. Gleichzeitig bist Du Teil eines Teams, das Verantwortung teilt, sich gegenseitig unterstützt und Herausforderungen gemeinsam löst.

Deine Verantwortlichkeiten und Aufgaben

Community Space & Team Experience:Du verantwortest den Büroalltag und das Budget defür den Community Space, koordinierst Bestellungen, Instandhaltung, Technik, Zugänge, Sicherheit und Housekeeping und bist zentrale Ansprechperson für Mitarbeitende, Dienstleister:innen und die Hausverwaltung.

Begegnung und Gemeinschaft:Du gestaltest den Community Space als einladenden, produktiven und möglichst nachhaltigen Ort, bereitest die Räume für den Tag vor und organisierst Formate wie unsere Teamtage mit.

Umgestaltung des Community Spaces:Unsere Räume brauchen nach einigen Jahren ein kleines Makeover. Du leitest den operativen und kreativen Teil der Umgestaltung unserer Räume.

Vermietung und Nutzung der Räumlichkeiten:Du bist Ansprechperson für unsere Untermietenden und Interessent:innen, koordinierst Anfragen und sorgst dafür, dass die Nutzung unseres Büros für alle Beteiligten gut funktioniert.

Verträge und Administration:Du verwaltest Untermietverträge, behältst Laufzeiten, Verlängerungen, Mietzahlungen und Kündigungen im Blick und hältst die Vertragsablage gemeinsam mit Finance, der Geschäftsführung und allen relevanten Rollen aktuell.

Erreichbarkeit von ProjectTogether:Du betreust unser allgemeines E-Mail-Postfach und unsere Festnetznummer, leitest Anfragen zuverlässig an die richtigen Teams weiter und organisierst bei Abwesenheit eine gute Vertretung.

Die genannten Aufgaben beschreiben die voraussichtlichen Verantwortlichkeiten der Rolle. Da wir uns stark an den individuellen Stärken und Interessen unserer Teammitglieder orientieren, kann sich das Aufgabenportfolio im Laufe der Zeit weiterentwickeln. Flexibilität und Offenheit für zusätzliche Themen und Verantwortlichkeiten sind daher sehr willkommen.

Dein Profil

Wir suchen Menschen, die etwas verändern wollen, strategisch denken und zugleich gern operativ anpacken. Bei ProjectTogether erwartet Dich ein Umfeld mit viel Gestaltungsspielraum und großen Aufgaben. Du setzt ambitionierte Ziele und erreichst sie gemeinsam mit Deinem Team – auf Augenhöhe und mit viel Eigenverantwortung.

• Du bringst mindestens zwei Jahre Erfahrung im Office Management, in der Team- oder Büroassistenz oder in einem vergleichbaren Bereich mit.

• Du packst gern an und arbeitest eigeninitiativ, verantwortungsbewusst, proaktiv und zuverlässig.

• Du hast Freude am Kontakt mit vielen unterschiedlichen Menschen und prägst unseren Community Space mit Deiner herzlichen Art und Persönlichkeit. Im Einklang mit unseren Werten gestaltest Du ein Miteinander, in dem sich Menschen willkommen und miteinander verbunden fühlen.

• Du hast Interesse daran, Dich in neue Themen einzuarbeiten, Zusammenhänge zu verstehen und Verantwortung zu übernehmen.

• Du weißt, dass Durchsetzungsfähigkeit und Empathie Hand in Hand gehen, und hast Lust, unser Team- und Office-Management aktiv mitzugestalten und weiterzuentwickeln.

• Du bist ein Organisationstalent und freust Dich über ein vielseitiges Aufgabenpaket.

• Auch bei spontanen und kleineren Aufgaben behältst Du den Überblick, setzt sinnvolle Prioritäten und sorgst dafür, dass die Dinge zuverlässig vorangehen.

• Du denkst unternehmerisch und übernimmst Verantwortung für die Ausgestaltung und Umsetzung der Untervermietung sowie für die Nutzung des Community Spaces durch externe Personen und Teams.

• Ein Plus, aber kein Muss: Du bist mit Google Workspace, Notion und Slack vertraut oder hast Lust, Dich schnell einzuarbeiten.

• Du lebst im Großraum Berlin und bist regelmäßig in unserem Büro in der Nähe des Alexanderplatzes vor Ort.

Was wir Dir bieten

• Die Gelegenheit, die Lern- und Zusammenarbeitskultur einer Organisation mit gesellschaftlichem Anspruch aktiv mitzugestalten

• Eine vielseitige Rolle mit großem Gestaltungsspielraum an der Schnittstelle von Menschen, Teams, Lernen und Organisation

• Ein Jahresgehalt zwischen 48.000 und 55.500 € brutto auf Vollzeitbasis, abhängig von Deiner relevanten Erfahrung und Deinen Kompetenzen; Teilzeit bis zu 80 % möglich

• 30 Urlaubstage sowie eine organisationsweite Pause zwischen Weihnachten und Silvester

• Aufgrund der Rolle ist Deine Anwesenheit im Büro grundsätzlich wichtig. Nach Bedarf ist Homeoffice möglich

• Einladende, moderne Büroräume im ProjectTogether Community Space in Berlin-Mitte

• Finanzielle Unterstützung bei der betrieblichen Altersvorsorge sowie einen Zuschuss zu einer Urban-Sports-Mitgliedschaft, zum JobRad, zu einem zusätzlichen Lernbudget oder zum Deutschlandticket; außerdem eine Mitgliedschaft bei nilo.health

• 2.000 € brutto pro Jahr zusätzlich für Menschen, die direkte Sorgearbeit leisten - etwa Kinder