Mitarbeiter (w/m/d) im Office Management in Teilzeit (ab 30h/Woche)

stp.one | Simplify Legal Work; Karlsruhe; Vor Ort; EUR 30.000 - 40.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Ein Unternehmen im Rechtssektor in Karlsruhe sucht einen Mitarbeiter (w/m/d) im Office Management in Teilzeit (ab 30h/Woche). Sie kümmern sich um das Fuhrparkmanagement sowie die Verwaltung von Verträgen und sind erste Anlaufstelle für Besucher. Voraussetzungen sind relevante Berufserfahrung, gute Englisch- und Deutschkenntnisse sowie eine kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.

Qualifikationen

• Fundierte Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position.
• Sicherer Umgang mit MS Office Programmen und CRM-Systemen.
• Erfahrung im Fuhrparkmanagement und in der Vertragsverwaltung.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Zuverlässige, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise.

Aufgaben

• Organisation und Verwaltung des Fuhrparkmanagements.
• Betreuung und Pflege von Verträgen und Kommunikation mit Partnern.
• Erste Anlaufstelle für Besucher*innen am Empfang.
• Bearbeitung von zentralen E-Mails und Post.
• Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen.

Kenntnisse

Berufserfahrung in vergleichbarer Position

MS Office Kenntnisse

Erfahrung im Fuhrparkmanagement

Vertragsverwaltung

Kommunikationsstärke

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

CRM-Systeme

Jobbeschreibung

Mitarbeiter (w/m/d) im Office Management in Teilzeit (ab 30h/Woche)

Mitarbeiter (w/m/d) im Office Management in Teilzeit (ab 30h/Woche)

Du behältst gern den Überblick, organisierst mit Köpfchen und bist ein echtes Kommunikationstalent? Dann passt du wunderbar zu uns!

Wir suchen Unterstützung für unseren Empfang – mit dem besonderen Fokus auf Fuhrparkmanagement und der Verwaltung von Verträgen. Eine vielseitige Aufgabe in Teilzeit (ab 30h/ Woche), bei der du direkt vor Ort in Karlsruhe arbeitest und eine zentrale Rolle im Tagesgeschäft übernimmst.

Deine Aufgaben

Fuhrparkmanagement

• Organisation und Verwaltung unseres Fahrzeugpools – von Wartungsterminen über Reparaturen bis hin zu Fahrzeugwechseln
• Steuerung und Koordination externer Dienstleister wie Werkstätten, Leasinggesellschaften und Versicherungen
• Laufende Überwachung und Optimierung von Abläufen und Kosten im Fuhrpark

Vertragsverwaltung

• Betreuung und Pflege von Verträgen rund um Leasing, Versicherungen und externe Dienstleister
• Kommunikation mit Partnern und Ansprechpersonen bei vertraglichen Themen
• Unterstützung bei der Dokumentation und Nachverfolgung von Vertragsfristen

Weitere Aufgaben im administrativen Bereich:

• Erste und zentrale Anlaufstelle für unsere externen und internen Besucher*innen am Empfang
• Bearbeitung der zentral eingehenden E-Mails sowie der täglichen Post
• Vor- und Nachbereitung von unternehmensinternen und externen Veranstaltungen (Raumbuchung, Organisation des Caterings etc.)
• Übernahme allgemeiner kaufmännischer Aufgaben (Beschaffung von Büromaterial, Verwaltungstätigkeiten, ...)

Dein Profil

• Du bringst fundierte Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position mit (gerne auch als Assistenz, Rezeptionist*in oder vergleichbar).
• Du gehst sicher mit MS Office Programmen und CRM-Systemen um.
• Du hast Erfahrung im Fuhrparkmanagement und in der Verwaltung und Steuerung von externen Dienstleistern, in der Vertragsverwaltung und damit einhergehend den Ausgaben/ Kosten
• Du verfügst über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Du hast erfolgreich deine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen oder bringst eine vergleichbare Qualifikation mit.
• Dich zeichnet eine zuverlässige, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise aus und du überzeugst mit deiner Kommunikationsstärke
• Die Arbeit im Büro vor Ort in Karlsruhe ist für dich selbstverständlich – denn du weißt, wie wichtig Präsenz für diese Rolle ist.

Dein Team

Du wirst Teil unseres Service Pool-Teams und wir freuen uns darauf, mit dir unser Team zu vervollständigen.

• Digitales Kennenlernen: In einem 20-minütigen digitalen Austausch mit unserer Recruiterin schauen wir gemeinsam auf die gegenseitigen Erwartungen.
• Digitales Interview: Anschließend wirst du unsere zuständige Führungskraft kennenlernen und tiefer in fachliche Themen und die Rolle eintauchen (wahlweise auch vor Ort).
• Vor Ort Gespräch & Team kennenlernen: Du besuchst uns im Büro in Karlsruhe, wir klären offene Fragen und du lernst dein Team kennen.