Mitarbeiter (w/m/d) im Office Management/ Fuhrpark in Teilzeit

Knowliah - a part of stp•one; Karlsruhe; Vor Ort; EUR 80.000 - 100.000; Teilzeit

Zusammenfassung

Ein innovatives Unternehmen in Karlsruhe sucht Unterstützung im Empfang, mit Fokus auf Fuhrparkmanagement und Vertragsverwaltung. Die Rolle ist Teilzeit (ab 30 Stunden/Woche) und erfordert gute Deutsch- und Englischkenntnisse. Bewerber sollten eine kaufmännische Ausbildung haben und Erfahrung im Umgang mit MS Office und CRM-Systemen mitbringen. Diese Position bietet zahlreiche Vorteile einschließlich Weiterbildungsmöglichkeiten und flexible Arbeitsmodelle.

Leistungen

Jährliches Weiterbildungsbudget

Mitarbeitendenempfehlungsbonus

Fahrradleasing

Workation

Flexible Arbeitsmodelle

Qualifikationen

• Fundierte Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position.
• Sicherer Umgang mit MS Office Programmen und CRM-Systemen.
• Erfahrung im Fuhrparkmanagement und Vertragsverwaltung.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Zuverlässige, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise.

Aufgaben

• Organisation und Verwaltung des Fahrzeugpools.
• Koordination externer Dienstleister wie Werkstätten und Versicherungen.
• Betreuung und Pflege von Verträgen rund um Leasing und Versicherungen.
• Erste Anlaufstelle für externe und interne Besucher am Empfang.
• Bearbeitung der zentralen E-Mails und Post.

Kenntnisse

Kommunikationsstärke

Organisationsfähigkeit

Selbstständige Arbeitsweise

MS Office Kenntnisse

Englischkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

Tools

CRM-Systeme

Jobbeschreibung

Kurzbeschreibung

Du behältst gern den Überblick, organisierst mit Köpfchen und bist ein echtes Kommunikationstalent? Dann passt du wunderbar zu uns! Wir suchen Unterstützung für unseren Empfang – mit dem besonderen Fokus auf Fuhrparkmanagement und der Verwaltung von Verträgen. Eine vielseitige Aufgabe in Teilzeit (ab 30h/ Woche), bei der du direkt vor Ort in Karlsruhe arbeitest und eine zentrale Rolle im Tagesgeschäft übernimmst.

Deine Aufgaben

• Fuhrparkmanagement
  • Organisation und Verwaltung unseres Fahrzeugpools – von Wartungsterminen über Reparaturen bis hin zu Fahrzeugwechseln
  • Steuerung und Koordination externer Dienstleister wie Werkstätten, Leasinggesellschaften und Versicherungen
  • Laufende Überwachung und Optimierung von Abläufen und Kosten im Fuhrpark
• Vertragsverwaltung
  • Betreuung und Pflege von Verträgen rund um Leasing, Versicherungen und externe Dienstleister
  • Kommunikation mit Partnern und Ansprechpersonen bei vertraglichen Themen
  • Unterstützung bei der Dokumentation und Nachverfolgung von Vertragsfristen
• Weitere Aufgaben im administrativen Bereich
  • Erste und zentrale Anlaufstelle für unsere externen und internen Besucher*innen am Empfang
  • Bearbeitung der zentral eingehenden E-Mails sowie der täglichen Post
  • Vor- und Nachbereitung von unternehmensinternen und externen Veranstaltungen (Raumbuchung, Organisation des Caterings etc.)
  • Übernahme allgemeiner kaufmännischer Aufgaben (Beschaffung von Büromaterial, Verwaltungstätigkeiten, ...)

Dein Profil

• Du bringst fundierte Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position mit (gerne auch als Assistenz, Rezeptionist*in oder vergleichbar).
• Du gehst sicher mit MS Office Programmen und CRM-Systemen um.
• Du hast Erfahrung im Fuhrparkmanagement und in der Verwaltung und Steuerung von externen Dienstleistern, in der Vertragsverwaltung und damit einhergehend den Ausgaben/ Kosten.
• Du verfügst über sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Du hast erfolgreich deine kaufmännische Ausbildung abgeschlossen oder bringst eine vergleichbare Qualifikation mit.
• Dich zeichnet eine zuverlässige, selbstständige und lösungsorientierte Arbeitsweise aus und du überzeugst mit deiner Kommunikationsstärke.
• Die Arbeit im Büro vor Ort in Karlsruhe ist für dich selbstverständlich – denn du weißt, wie wichtig Präsenz für diese Rolle ist.

Dein Team

Du wirst Teil unseres Service Pool-Teams und wir freuen uns darauf, mit dir unser Team zu vervollständigen.

Bewerbungsprozess

• Digitales Kennenlernen: In einem 20-minütigen digitalen Austausch mit unserer Recruiterin schauen wir gemeinsam auf die gegenseitigen Erwartungen.
• Digitales Interview: Anschließend wirst du unsere zuständige Führungskraft kennenlernen und tiefer in fachliche Themen und die Rolle eintauchen (wahlweise auch vor Ort).
• Vor Ort Gespräch & Team kennenlernen: Du besuchst uns im Büro in Karlsruhe, wir klären offene Fragen und du lernst dein Team kennen.

Benefits

Unsere vollständigen Benefits & Vorteile werden im Rahmen unseres Recruiting-Prozesses erklärt, aber auf unserer Karriereseite bekommst du bereits einen guten Überblick: https://www.stp.one/en/careers

• Jährliches Weiterbildungsbudget sowie konkrete Karrierepfade
• Mitarbeitendenempfehlungsbonus
• Mobilität: z.B. Fahrradleasing, Bezuschussung bei öffentlichen Verkehrsmitteln
• Workation: bis zu 30 Tage pro Jahr innerhalb der EU
• Bildschirmarbeitsplatzbrille
• Steuerfreie Sachbezüge
• Events & Firmenfeiern (Sommerfest, Jahres-Kick-off usw.)
• Flexible Arbeitsmodelle
• Englischkurse für alle Level

Kontaktdaten

Wir freuen uns auf deine Bewerbung. Bei Fragen kannst du dich an unser People & Culture Team unter [phone] oder [e-mail] wenden. Mehr Informationen zur stp.one findest du unter www.stp.one