Mitarbeiter Sekretariat und Sitzungsdienst (m/w/d)

Amt Odervorland; Briesen (Mark); Hybrid; EUR 42,000 - 54,000; Full time

Benefits offered by this job

Befristete Beschäftigung bis 31.12.202

31 Tage Erholungsurlaub

Umwandlungstage pro Jahr (bis zu 3)

Jahressonderzahlung

Krankengeldzuschuss

Betriebliche Altersversorgung

Entgeltgruppe EG 6 TVöD-VKA

fort- und weiterbildungsmöglichkeiten

Kostenlose Pkw-Parkplätze

Job summary

Amt Odervorland sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Mitarbeiter/in im Sekretariat und Sitzungsdienst (m/w/d). Die Stelle umfasst Organisation, Postbearbeitung, Empfang und Protokollführung in einem kommunalen Umfeld.

Sie bringen eine abgeschlossene Verwaltungsausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit, idealerweise Erfahrung im Sekretariat. Ein sicheres Deutsch, Fließfähigkeit in Schrift und Wort sowie Führerschein Klasse B sind erwünscht; flexible Arbeitszeiten und mobiles Arbeiten

Qualifications

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellten oder eine vergleichbare rechtlich geprägte Berufsausbildung.
• Wünschenswert Erfahrung im Sekretariat oder Terminmanagement.
• Gute Schreibfähigkeiten bzw. Stenografiekenntnisse.
• Führerschein Klasse B und einwandfreies Führungszeugnis.

Responsibilities

• Unterstützung des Amtsdirektors im operativen Tagesgeschäft.
• Organisation und Nachbereitung von Sitzungen/Veranstaltungen inkl. Bewirtung.
• Empfang von Besuchern, Postbearbeitung, Verteilung interner Umläufe.
• Protokollführung bei Dienstberatungen und Sitzungen.
• Führung der Handkasse und Organisation der Ablage.

Skills

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Belastbarkeit

Education

Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbare rechtlich geprägte Ausbildung

Kaufmann für Büromanagement (vergleichbar)

Tools

HKR

SD.Net

MS Office

Job description

Das Amt Odervorland mit seinen 4 amtsangehörigen Gemeinden und rund 10.500 Einwohnern sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Mitarbeiter Sekretariat und Sitzungsdienst (m/w/d).

In der folgenden Stellenausschreibung wird aus Gründen der besseren Lesbarkeit ausschließlich die männliche Form verwendet. Die Stellenausschreibung richtet sich gleichermaßen an alle Menschen.

Ihr Aufgabengebiet umfasst insbesondere:

Aufgaben im Sekretariat:

• Unterstützung des Amtsdirektors im operativen Tagesgeschäft
• Organisation sowie Vor- und Nachbereiten von Veranstaltungen/ Sitzungen/ Arbeitsberatungen/ Meetings inkl. Bewirtungs- und Verpflegungsorganisation
• Empfang und Betreuung von Besuchern
• Bearbeitung der Posteingänge und -ausgänge (auch beBPo), Beurteilung der Bedeutung (Dringlichkeit und Wichtigkeit) eingehender Post, E-Mails und Telefonate
• Verteilung und Organisation interner Umläufe
• Terminverfolgung von Vorgängen (Wiedervorlage)
• Rechnungseingänge digital erfassen und an zuständige Fachbereiche weiterleiten
• Führung der Handkasse
• Führung und Organisation der Ablage
• Protokollführung bei Dienstberatungen und Sitzungen
• Übernahme kleinerer Rechercheaufträge

Aufgaben im Sitzungsdienst:

• Vorbereitung und Unterstützung bei der Organisation von Sitzungen der verschiedenen Gremien
• Versand von Einladungen, Registratur von Rückmeldungen
• Fristensetzung und Fristenüberwachung
• Vorbereitung von Vorlagen für Ausschüsse und Gremien
• Druck-, Scan- und Vervielfältigungsaufgaben
• Sicherstellung der amtlichen Bekanntmachung, der Protokollführung und der Beschlusskontrolle
• Stammdaten im Sitzungsdienstprogramm pflegen

Ihr Profil:

• Sie bringen folgende Qualifizierung mit: abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellten oder eine vergleichbare rechtlich geprägte Berufsausbildung (wie z.b. Justizfachangestellter, Rechtsanwaltsfachangestellter, Notarfachangestellter) oder eine vergleichbare Berufsausbildung (wie z.b. Kaufmann für Büromanagement)
• wünschenswert Berufserfahrung, die zur Aufgabenwahrnehmung befähigt (z. B. im Sekretariat oder Terminmanagement)
• wünschenswert Kenntnisse der Fachanwendungen HKR und SD.Net
• wünschenswert gute schreibtechnische Fähigkeiten (z.B. Zehnfingersystem mit mindestens 180 Anschlägen pro Minute) oder Stenografiekenntnisse
• flexibler Einsatz auch am Abend im Rahmen des Protokolldienstes
• sicherer Umgang mit den gängigen Office-Programmen
• ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift, Sprachniveau mindestens C2 GER, (z.B. durch Goethe-Zertifikat)
• eine sehr gute sprachliche Ausdrucksfähigkeit und sicheres Sprachempfinden
• Belastbarkeit, Organisationsgeschick sowie Konfliktfähigkeit
• ein hohes Maß an Verschwiegenheit, Zuverlässigkeit sowie die Fähigkeit zum selbständigen Arbeiten
• Führerschein Klasse B
• einwandfreies Führungszeugnis

Unser Angebot:

• ein befristetes Beschäftigungsverhältnis, bis zum 31.12.2027 mit der Option der Entfristung, mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 39 Stunden
• eine leistungsgerechte Vergütung bei entsprechender Voraussetzung bis zu EG 6 TVöD - VKA, (Überprüfung der Stellenbeschreibung sowie Stellenbewertung ist geplant)
• zzgl. der im öffentlichen Dienst üblichen Leistungen (31 Tage Erholungsurlaub sowie die Möglichkeit der Nutzung von bis zu 3 Umwandlungstagen pro Jahr (ab 2027))
• 6 Entwicklungsstufen in der Entgeltgruppe
• Jahressonderzahlung
• jährliches Leistungsentgelt
• Krankengeldzuschuss
• vermögenswirksame Leistungen
• betriebliche Altersversorgung bei dem kommunalen Versorgungsverband
• ein vielseitiges anspruchsvolles Aufgabengebiet
• ein freundliches und hilfsbereites Team, das Sie vom ersten Tag an einbindet und unterstützt
• flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten sowie mobile Arbeit im Rahmen der geltenden Dienstvereinbarung
• zielgerichtete Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• kostenlose Pkw-Parkplätze

Die Datenverarbeitung erfolgt unter Berücksichtigung der Datenschutz-Grundverordnung i. V. m. dem § 26 Abs. 1 des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes. Weitere datenschutzrechtliche Informationen finden Sie auf unserer Internetseite unter dem Stichwort Datenschutzerklärung.

Das Amt Odervorland verpflichtet sich, die berufliche Gleichstellung von Männern und Frauen zu fördern. Schwerbeschädigte Bewerber/innen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.

gez.
Dirk Meyer
Amtsdirektor