Mitarbeiter Sekretariat und Sitzungsdienst (m/w/d)

Geobasis Bb; Briesen (Mark); Vor Ort; EUR 42.000 - 54.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Unbefristete Anstellung

39 Std./Woche

31 Tage Urlaub

Weiterbildungen

Pkw-Parkplätze

Zusammenfassung

Amt Odervorland sucht eine/n Mitarbeiter/in im Sekretariat und Sitzungsdienst (m/w/d) zur Unterstützung des Amtsdirektors und zur Organisation von Sitzungen. Sie arbeiten im Empfang und übernehmen Verwaltungsaufgaben wie Postbearbeitung, Protokolle und Abrechnung.

Zu Ihren Aufgaben gehören die Vorbereitung von Sitzungen, Fristenüberwachung, Vorlagen für Ausschüsse, Druck- und Kopierarbeiten sowie das Führen der Handkasse.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellten oder eine vergleichbare rechtlich geprägte Berufsausbildung.
• Eine vergleichbare Berufsausbildung im Bürobereich (z.B. Kaufmann für Büromanagement) ist wünschenswert.
• Berufserfahrung in Sekretariat/Terminmanagement ist vorteilhaft.

Aufgaben

• Unterstützung des Amtsdirektors im operativen Tagesgeschäft.
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen/Sitzungen/Arbeitsberatungen inkl. Bewirtungsorganisation.
• Empfang und Betreuung von Besuchern.
• Bearbeitung der Posteingänge und -ausgänge, E-Mails und Telefonate.
• Protokollführung bei Dienstberatungen und Sitzungen.
• Führung der Handkasse, Ablage und Protokollführung.
• Rechercheaufträge übernehmen.

Kenntnisse

Kommunikationsfähigkeit

Organisationsgeschick

Verschwiegenheit

Zuverlässigkeit

Selbstständiges Arbeiten

Führerschein Klasse B

Ausbildung

Verwaltungsfachangestellten

Justizfachangestellter

Kaufmann für Büromanagement

Notarfachangestellter

Rechtsanwaltsfachangestellter

Tools

HKR

SD.Net

MS Office

Jobbeschreibung

Das Amt Odervorland mit seinen 4 amtsangehörigen Gemeinden und rund 10.500Einwohnern sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen

Mitarbeiter Sekretariat und Sitzungsdienst (m/w/d)

In der folgenden Stellenausschreibung wird aus Gründen der besseren Lesbarkeit ausschließlich die männliche Form verwendet. Die Stellenausschreibung richtet sich gleichermaßen an alle Menschen.

Ihr Aufgabengebiet umfasst insbesondere:

Aufgaben im Sekretariat:

• Unterstützung des Amtsdirektors im operativen Tagesgeschäft,
• Organisation sowie Vor- und Nachbereiten von Veranstaltungen/ Sitzungen/ Arbeitsberatungen/ Meetings inkl. Bewirtungs- und Verpflegungsorganisation,
• Empfang und Betreuung von Besuchern,
• Bearbeitung der Posteingänge und -ausgänge (auch beBPo), Beurteilung der Bedeutung (Dringlichkeit und Wichtigkeit) eingehender Post, E-Mails und Telefonate,
• Verteilung und Organisation interner Umläufe,
• Terminverfolgung von Vorgängen (Wiedervorlage),
• Rechnungseingänge digital erfassen und an zuständige Fachbereiche weiterleiten,
• Führung der Handkasse,
• Führung und Organisation der Ablage,
• Protokollführung bei Dienstberatungen und Sitzungen,
• Übernahme kleinererer Rechercheaufträge.

Aufgaben im Sitzungsdienst:

• Vorbereitung und Unterstützung bei der Organisation von Sitzungen der verschiedenen Gremien,
• Versand von Einladungen, Registratur von Rückmeldungen,
• Fristensetzung und Fristenüberwachung,
• Vorbereitung von Vorlagen für Ausschüsse und Gremien,
• Druck-, Scan- und Vervielfältigungsaufgaben,
• Sicherstellung der amtlichen Bekanntmachung, der Protokollführung und der Beschlusskontrolle,
• Stammdaten im Sitzungsdienstprogramm pflegen.
• Sie bringen folgende Qualifizierung mit:
  • abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellten oder
  • eine vergleichbare rechtlich geprägte Berufsausbildung (wie z.B. Justizfachangestellter, Rechtsanwaltsfachangestellter, Notarfachangestellter) oder
  • eine vergleichbare Berufsausbildung (wie z.B. Kaufmann für Büromanagement),wünschenswert Berufserfahrung, die zur Aufgabenwahrnehmung befähigt(z. B. im Sekretariat oder Terminmanagement),
• wünschenswert Berufserfahrung, die zur Aufgabenwahrnehmung befähigt(z. B. im Sekretariat oder Terminmanagement),
• wünschenswert Kenntnisse der Fachanwendungen HKR und SD.Net,
• wünschenswert gute schreibtechnische Fähigkeiten (z.B. Zehnfingersystem mit mindestens 180 Anschlägen pro Minute) oder Stenografiekenntnisse,
• flexibler Einsatz auch am Abend im Rahmen des Protokolldienstes,
• sicherer Umgang mit den gängigen Office-Programmen,
• ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift, Sprachniveau mindestens C2 GER, (z.B. durch Goethe-Zertifikat),
• eine sehr gute sprachliche Ausdrucksfähigkeit und sicheres Sprachempfinden,
• Belastbarkeit, Organisationsgeschick sowie Konfliktfähigkeit,
• ein hohes Maß an Verschwiegenheit, Zuverlässigkeit sowie die Fähigkeit zum selbständigen Arbeiten,
• Führerschein Klasse B,
• einwandfreies Führungszeugnis.

Unser Angebot:

• ein unbefristetes Beschäftigungsverhältnis mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 39Stunden,
• eine leistungsgerechte Vergütung bei entsprechender Voraussetzung bis zu EG6TVöD-VKA, (Überprüfung der Stellenbeschreibung sowie Stellenbewertung ist geplant),
• zzgl. der im öffentlichen Dienst üblichen Leistungen (31 Tage Erholungsurlaub sowie die Möglichkeit der Nutzung von bis zu 3 Umwandlungstagen pro Jahr (ab 2027)), 6Entwicklungsstufen in der Entgeltgruppe, Jahressonderzahlung, jährliches Leistungsentgelt, Krankengeldzuschuss, vermögenswirksame Leistungen, betriebliche Altersversorgung bei dem kommunalen Versorgungsverband),
• ein vielseitiges anspruchsvolles Aufgabengebiet,
• ein freundliches und hilfsbereites Team, das Sie vom ersten Tag an einbindet und unterstützt,
• flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten sowie mobile Arbeit im Rahmen der geltenden Dienstvereinbarung,
• zielgerichtete Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten,
• kostenlose Pkw-Parkplätze.

Das Amt Odervorland verpflichtet sich, die berufliche Gleichstellung von Männern und Frauen zu fördern. Schwerbeschädigte Bewerber/innen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.

Die Datenverarbeitung erfolgt unter Berücksichtigung der Datenschutz-Grundverordnung i. V. m. dem § 26 Abs. 1 des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes. Weitere datenschutzrechtliche Informationen finden Sie auf unserer Internetseites unter dem Stichwort Datenschutzerklärung.