Mitarbeiter Sekretariat und Sitzungsdienst (m/w/d)

Amt Odervorland; Briesen (Mark); Vor Ort; EUR 35.000 - 47.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Unbefristetes Beschäftigungsverhältnis

39 Stunden/Woche

EG 6 TVöD-VKA

31 Tage Erholungsurlaub + Umwandlungst

Betriebliche Altersversorgung

Zusammenfassung

Amt Odervorland sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Mitarbeiter/in für das Sekretariat und den Sitzungsdienst (m/w/d).

Zu den Aufgaben gehören die Organisation von Veranstaltungen, Empfang von Besuchern, Post- und Rechnungsbearbeitung, Protokollführung und die Betreuung der Ablage. Genaue Anforderungen beinhalten eine abgeschlossene Berufsausbildung und gute Kenntnisse der gängigen Office-Programme.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellten oder vergleichbare rechtlich geprägte Ausbildung.
• ,

Aufgaben

• Unterstützung des Amtsdirektors im operativen Tagesgeschäft.
• CoT_job_summary_short

Kenntnisse

Office-Programme sicherer Umgang

Kommunikationsfähigkeit

Teamfähigkeit

flexibles Arbeiten

Stenographiekenntnisse

Zuverlässigkeit

Ausbildung

Verwaltungsfachangestellten oder vergleichbare Berufsausbildung

Führerschein Klasse B

Tools

HKR

SD.Net

Jobbeschreibung

Stellenausschreibung

Das Amt Odervorland mit seinen 4 amtsangehörigen Gemeinden und rund 10.500 Einwohnern sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Mitarbeiter Sekretariat und Sitzungsdienst (m/w/d)

In der folgenden Stellenausschreibung wird aus Gründen der besseren Lesbarkeit ausschließlich die männliche Form verwendet. Die Stellenausschreibung richtet sich gleichermaßen an alle Menschen.

Ihr Aufgabengebiet umfasst insbesondere:

Aufgaben im Sekretariat:

• Unterstützung des Amtsdirektors im operativen Tagesgeschäft,
• Organisation sowie Vor- und Nachbereiten von Veranstaltungen/ Sitzungen/ Arbeitsberatungen/ Meetings inkl. Bewirtungs- und Verpflegungsorganisation,
• Empfang und Betreuung von Besuchern,
• Bearbeitung der Posteingänge und -ausgänge (auch beBPo), Beurteilung der Bedeutung (Dringlichkeit und Wichtigkeit) eingehender Post, E-Mails und Telefonate,
• Verteilung und Organisation interner Umläufe,
• Terminverfolgung von Vorgängen (Wiedervorlage),
• Rechnungseingänge digital erfassen und an zuständige Fachbereiche weiterleiten,
• Führung der Handkasse,
• Führung und Organisation der Ablage,
• Protokollführung bei Dienstberatungen und Sitzungen,
• Übernahme kleinerer Rechercheaufträge.

Aufgaben im Sitzungsdienst:

• Vorbereitung und Unterstützung bei der Organisation von Sitzungen der verschiedenen Gremien,
• Versand von Einladungen, Registratur von Rückmeldungen,
• Fristensetzung und Fristenüberwachung,
• Vorbereitung von Vorlagen für Ausschüsse und Gremien,
• Druck-, Scan- und Vervielfältigungsaufgaben,
• Sicherstellung der amtlichen Bekanntmachung, der Protokollführung und der Beschlusskontrolle,
• Stammdaten im Sitzungsdienstprogramm pflegen.

Ihr Profil:

• Sie bringen folgende Qualifizierung mit: abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellten oder eine vergleichbare rechtlich geprägte Berufsausbildung (wie z.b. Justizfachangestellter, Rechtsanwaltsfachangestellter, Notarfachangestellter) oder eine vergleichbare Berufsausbildung (wie z.b. Kaufmann für Büromanagement),
• wünschenswert Berufserfahrung, die zur Aufgabenwahrnehmung befähigt (z. B. im Sekretariat oder Terminmanagement),
• wünschenswert Kenntnisse der Fachanwendungen HKR und SD.Net,
• wünschenswert gute schreibtechnische Fähigkeiten (z. B. Zehnfingersystem mit mindestens 180 Anschlägen pro Minute) oder Stenografiekenntnisse,
• flexibler Einsatz auch am Abend im Rahmen des Protokolldienstes,
• sicherer Umgang mit den gängigen Office-Programmen,
• ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit in Wort und Schrift, Sprachniveau mindestens C2 GER, (z. B. durch Goethe-Zertifikat),
• eine sehr gute sprachliche Ausdrucksfähigkeit und sicheres Sprachempfinden,
• Belastbarkeit, Organisationsgeschick sowie Konfliktfähigkeit,
• ein hohes Maß an Verschwiegenheit, Zuverlässigkeit sowie die Fähigkeit zum selbständigen Arbeiten,
• Führerschein Klasse B,
• einwandfreies Führungszeugnis.

Unser Angebot:

• ein unbefristetes Beschäftigungsverhältnis mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 39 Stunden,
• eine leistungsgerechte Vergütung bei entsprechender Voraussetzung bis zu EG 6 TVöD - VKA, (Überprüfung der Stellenbeschreibung sowie Stellenbewertung ist geplant),
• zzgl. der im öffentlichen Dienst üblichen Leistungen (31 Tage Erholungsurlaub sowie die Möglichkeit der Nutzung von bis zu 3 Umwandlungstagen pro Jahr (ab 2027)), 6 Entwicklungsstufen in der Entgeltgruppe, Jahressonderzahlung, jährliches Leistungsentgelt, Krankengeldzuschuss, vermögenswirksame Leistungen, betriebliche Altersversorgung bei dem kommunalen Versorgungsverband),
• ein vielseitiges anspruchsvolles Aufgabengebiet,
• ein freundliches und hilfsbereites Team, das Sie vom ersten Tag an einbindet und unterstützt,
• flexible und familienfreundliche Arbeitszeiten sowie mobile Arbeit im Rahmen der geltenden Dienstvereinbarung,
• zielgerichtete Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten,
• kostenlose Pkw-Parkplätze.

Das Amt Odervorland verpflichtet sich, die berufliche Gleichstellung von Männern und Frauen zu fördern. Schwerbeschädigte Bewerber/innen werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.

Von einer Zusendung in Heftern oder Bewerbungsmappen ist abzusehen, da Bewerbungsunterlagen aus Kostengründen nicht zurückgesandt werden.

Die Datenverarbeitung erfolgt unter Berücksichtigung der Datenschutz-Grundverordnung i. V. m. dem § 26 Abs. 1 des Brandenburgischen Datenschutzgesetzes. Weitere datenschutzrechtliche Informationen finden Sie auf unserer Internetseite unter dem Stichwort Datenschutzerklärung.

gez. Dirk Meyer Amtsdirektor