Mitarbeiter (m/w/d) Administrative Assistenz & Recruiting Support – Nördlingen

Humanus Personalservice GmbH; Nördlingen; Remote; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Dienstrad

Zusatzversicherung

Verpflegung

Job summary

HUMANUS Personalservice GmbH in Nördlingen sucht Sie als Mitarbeiter (m/w/d) Administrative Assistenz & Recruiting Support zur Unterstützung der Recruiter im Tagesgeschäft.

Sie übernehmen organisatorische Aufgaben, pflegen Listen, erstellen Auswertungen in Excel und koordinieren Gesprächstermine. Eine sorgfältige Arbeitsweise, Erfahrung im administrativen Umfeld und Freude an Kommunikation mit Bewerbern runden Ihr Profil ab.

Qualifications

• Erfahrung in administrativer Sachbearbeitung, Assistenz oder Recruiting.
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel.
• Strukturierte, zuverlässige Arbeitsweise und gutes Zeitmanagement.

Responsibilities

• Kandidatenprofile erstellen, prüfen und anonymisiert aufbereiten.
• Kandidaten-, Bedarfs- und Einsatzlisten pflegen und aktuell halten.
• Auswertungen und regelmäßige Reportings in Excel erstellen.
• Daten in SharePoint, Bewerbermanagement und Listen pflegen.
• Unterstützung im internen Recruiting bei Vorqualifizierung von Bewerbern.
• Telefonische Erstkontakte mit Bewerbern führen und Infos erfassen.
• Termine mit Recruitern koordinieren und vorbereiten.
• Allgemeine administrative Unterstützung des Teams.

Skills

Administratives Arbeiten

Excel

Organisationstalent

Telefonische Kommunikation

SharePoint Kenntnisse

Tools

SharePoint

Zvoove

Bewerbermanagement

Job description

Mitarbeiter (m/w/d) Administrative Assistenz & Recruiting Support

HUMANUS Personalservice GmbH · Vollzeit · Regional vor Ort

Standort: Nördlingen

Wer wir sind

HUMANUS Personalservice ist ein inhabergeführtes Unternehmen mit Sitz in Nördlingen – und das merkt man. Kurze Wege, echte Entscheidungen, kein Konzerndenken. Wir bringen europäische Fachkräfte – unter anderem aus Osteuropa und Spanien – gezielt in deutsche Unternehmen und unterstützen unsere Kunden dabei, offene Stellen schnell und zuverlässig zu besetzen.

Damit unsere Recruiter, Disponenten und Betreuungsteams im Tagesgeschäft effizient arbeiten können, suchen wir dich als organisatorische Schnittstelle im Hintergrund. Du sorgst dafür, dass Informationen, Unterlagen, Listen und Daten vollständig, aktuell und gut aufbereitet sind und unterstützt unser Team bei administrativen Themen sowie im internen Recruiting.

Deine Aufgaben

• Kandidatenprofile erstellen, prüfen und für unsere Kunden bereitstellen – inklusive Aufbereitung von Lebensläufen und Gesprächsnotizen zu einheitlich gestalteten, anonymisierten Profilen
• Kandidaten-, Bedarfs- und Einsatzlisten vorbereiten, pflegen und aktuell halten
• Auswertungen und regelmäßige Reportings zu Vorgängen, Besetzungen und Teamaktivitäten erstellen und in Excel aufbereiten
• Daten und Informationen in unseren Systemen pflegen, z. B. SharePoint, Bewerbermanagement und internen Listen
• Unterstützung im internen Recruiting bei der Bearbeitung und Vorqualifizierung von Bewerbern
• Telefonische Erstkontakte mit Bewerbern führen und relevante Informationen für unsere Recruiter vorab erfassen
• Vorab-Telefonie zur Einschätzung von Verfügbarkeit, Qualifikation, Sprachkenntnissen und grundsätzlichem Interesse
• Gesprächstermine mit Recruitern koordinieren und Bewerber entsprechend vorbereiten
• Erste Anlaufstelle für Recruiter und Disponenten bei Fragen zu Abläufen, Unterlagen, Listen und administrativen Themen
• Allgemeine administrative Unterstützung des Teams im Tagesgeschäft
• Dokumente strukturiert ablegen und Informationen für die jeweiligen Teams aufbereiten
• Offene Punkte, fehlende Unterlagen und Aufgaben nachverfolgen
• Unterstützung bei der Optimierung und Vereinheitlichung interner Abläufe und administrativer Prozesse
• Sorgfältiger Umgang mit personenbezogenen Daten und Einhaltung unserer Datenschutzvorgaben

Dein Profil

• Erfahrung in der administrativen Sachbearbeitung, Assistenz, Büroorganisation oder im Recruiting
• Eine strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise
• Du behältst auch bei vielen parallelen Vorgängen den Überblick
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Excel
• Du arbeitest gerne mit Listen, Daten und digitalen Systemen
• Organisationstalent und gutes Zeitmanagement
• Kommunikationsstärke und Freude daran, Kollegen und Bewerber telefonisch weiterzuhelfen
• Sicheres und freundliches Auftreten am Telefon
• Eigeninitiative und eine lösungsorientierte Arbeitsweise
• Diskretion und ein verantwortungsvoller Umgang mit personenbezogenen Daten
• Kenntnisse in SharePoint, Zvoove oder einem Bewerbermanagementsystem sind von Vorteil, aber keine Voraussetzung

Das erwartet dich bei HUMANUS

• Modern ausgestattetes Büro direkt an unserem Standort in Nördlingen
• Eine abwechslungsreiche Position zwischen Administration, Recruiting und Prozessunterstützung
• Direkter Austausch mit Recruitern, Disponenten und Teamleitung
• Kurze Wege, schnelle Entscheidungen und offene Kommunikation
• Viel Eigenverantwortung und die Möglichkeit, interne Abläufe aktiv mitzugestalten
• Moderne Technik und digitale Tools
• Strukturierte Einarbeitung
• Teamkultur statt Konzernmentalität – inklusive legendärer Firmenfeiern
• Attraktive Zusatzleistungen wie Dienstrad, Zusatzversicherung, Verpflegung & weitere Benefits
• Sicherer Arbeitsplatz in einer wachsenden Branche
• Möglichkeit zur fachlichen und persönlichen Weiterentwicklung

Du bist organisiert, arbeitest gerne strukturiert und sorgst dafür, dass im Hintergrund alles läuft?
Du hast Spaß daran, Daten, Unterlagen und Prozesse im Griff zu haben, Kollegen bei Fragen zu unterstützen und gleichzeitig erste Kontakte zu Bewerbern zu übernehmen?
Dann bist du bei HUMANUS genau richtig.

Inhabergeführt, wachstumsstark, nah am Menschen – starte bei HUMANUS als Mitarbeiter (m/w/d) Administrative Assistenz & Recruiting Support und werde Teil unseres Teams.

Art der Stelle: Vollzeit
Arbeitsort: Büro vor Ort in Nördlingen