Mitarbeiter/-in (m/w/d) im Verwaltungsdienst im Exzellenzcluster „NaviSense“

Land Niedersachsen; Oldenburg; Vor Ort; EUR 35.000 - 45.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine staatliche Institution in Niedersachsen sucht eine Verwaltungsassistenz zur Unterstützung des Exzellenzclusters NaviSense. Die Aufgaben umfassen die Koordination administrativer Tätigkeiten, Finanzmanagement und die Organisation von Veranstaltungen. Wir bieten ein abwechslungsreiches Aufgabengebiet in einem internationalen Team und angemessene Bezahlung gemäß Tarifvertrag. Bewerbungen sind bis zum 30.11.2025 möglich.

Leistungen

Bezahlung nach Tarifvertrag (TV-L)

Betriebliche Altersvorsorge (VBL)

Gleitzeitregelungen

Kostenloses Weiterbildungsprogramm

Familienfreundliches Umfeld

Qualifikationen

• Administrative Aufgaben in der Geschäftsstelle des Exzellenzclusters.
• Unterstützung des Sprechers und Geschäftsführers.
• Finanzmanagement und Personalangelegenheiten.

Aufgaben

• Koordination von Terminen und Dienstreisen.
• Überwachung der Mittelverwaltung und Erstellung von Verwendungsnachweisen.
• Organisation von Tagungen und Veranstaltungen.

Kenntnisse

Verwaltungsprüfung I oder vergleichbare Berufsausbildung

mehrjährige Erfahrung im Verwaltungsdienst

sehr gute Deutschkenntnisse

gute Englischkenntnisse

sicherer Umgang mit MS-Office

Tools

SAP

Typo3 CMS

Stud.IP

Jobbeschreibung

Overview

Einrichtung: Institut für Biologie und Umweltwissenschaften (IBU) (Fakultät V – Mathematik und Naturwissenschaften), Exzellenzcluster NaviSense.

Befristung: zunächst für 2 Jahre, eine Verlängerung bis zum Ende der Laufzeit des Exzellenzclusters (31.12.2032) wird angestrebt.

Über uns: Der neu geförderte Exzellenzcluster NaviSense ist ein kollaboratives, interdisziplinäres Forschungsprojekt an der Universität Oldenburg. In NaviSense erforschen wir die Sinnessysteme und Mechanismen, die Tiere zur Navigation nutzen, und wie diese Mechanismen Technologien inspirieren und sich auf Gesellschaft, Ökologie und Artenvielfalt auswirken können. Am Projekt ist ein diverses und internationales Team von Wissenschaftler*innen aus Biologie, Physik, Chemie, Informatik und den Sozialwissenschaften beteiligt. Die Stelle ist in der Arbeitsgruppe Neurosensorik/Animal Navigation des Sprechers des Exzellenzclusters, Prof. Dr. Henrik Mouritsen, angesiedelt. Weitere Informationen über den Exzellenzcluster und die Arbeitsgruppe finden Sie unter navisense.org und uol.de/ibu/neurosensorik.

Ihre Aufgaben

Die Tätigkeit umfasst die Bearbeitung aller anfallenden administrativen Aufgaben in der Geschäftsstelle des Exzellenzclusters sowie die Unterstützung des Sprechers und des/der Geschäftsführers/in in ebendieser.

Zu den Aufgaben gehören insbesondere

• Allgemeine Sekretariatsaufgaben (bspw. Korrespondenz, Protokollführung bei Sitzungen, Terminkoordination, Planung von Dienstreisen)
• Finanzmanagement: Mittelverwaltung, -bewirtschaftung und -überwachung, Erstellung von Verwendungsnachweisen
• Personalangelegenheiten: Vorbereitung von Einstellungsanträgen zur Weitergabe an das Personaldezernat
• Organisation von Tagungen und Veranstaltungen
• Allgemeine Verwaltungsaufgaben (Beschaffungsmanagement, Bestellwesen)
• Zusammentragen von Daten und Erstellung von Listen

Ihr Profil

Erforderlich – Ist / Einstellungsvoraussetzungen

• Verwaltungsprüfung I oder eine vergleichbare abgeschlossene Berufsausbildung im Verwaltungsbereich
• mehrjährige Erfahrung im Verwaltungsdienst
• sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office Anwendungen

Erwünscht sind / Von Vorteil sind:

• Grundkenntnisse im Beschaffungswesen und Projektmanagement
• Kenntnisse in der Budgetverwaltung
• Kenntnisse im universitären Umfeld und der universitätsinternen Datenverarbeitungsprogramme (z.B. SAP, Typo3 CMS, Stud.IP)
• gute Kommunikationsfähigkeit und Organisationsgeschick
• Teamorientiertes sowie eigenverantwortliches Arbeiten
• Zuverlässigkeit und Engagement

Wir bieten

• ein interessantes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet in einer dynamischen und internationalen Arbeitsgruppe und im Team der Geschäftsstelle
• Bezahlung nach Tarifvertrag (TV-L) inkl. Jahressonderzahlung, Möglichkeit der betrieblichen Altersvorsorge (VBL) und vermögenswirksamer Leistungen
• Gleitzeitregelungen und tariflicher Urlaubsanspruch
• Begleitung des Einstiegs und Unterstützung der eigenen professionellen Entwicklung
• ein familienfreundliches Umfeld mit flexibler Arbeitszeit und der Möglichkeit anteiliger mobiler Arbeit
• ein umfangreiches kostenloses Weiterbildungsprogramm
• Leistungen der betrieblichen Gesundheitsförderung und Teilnahme an den Angeboten des Hochschulsports (Schwimmbad, Fitness- und Gesundheitszentrum)

Unser Anspruch

Die Carl von Ossietzky Universität fördert die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern. Schwerbehinderte Menschen werden bei gleicher Eignung bevorzugt eingestellt.

Kontakt

Fragen zur Stelle beantwortet Ihnen gerne Frau Dr. Katrin Haase, E-Mail: [e-mail], Tel. [phone].

Jetzt bewerben

Bitte senden Sie bis zum 30.11.2025 Ihre Bewerbung per E-Mail an [e-mail]. Vollständige Bewerbungsunterlagen inkl. Motivationsschreiben, Lebenslauf und Kopien von Zeugnissen bitte als eine zusammenhängende PDF-Datei an die Geschäftsstelle des Exzellenzclusters NaviSense. Reisekosten, die im Rahmen der Vorstellungsgespräche entstehen, können leider nicht erstattet werden.

Informationen

Dienststellen

• Carl von Ossietzky Universität Oldenburg 26129 Oldenburg

Einstellungsdatum: Zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Besoldungs-/Entgeltgruppe: E 9a

Bewerbungsschluss: 30.11.2025

Stellenumfang: 1

Plätze: 1

Befristung: zunächst für 2 Jahre, Verlängerung wird angestrebt

Stellennummer: 113031