Mitarbeiter:in (m/w/d) im Sekretariat

Deutscher Museumsbund e.V.; Mainz; Vor Ort; EUR 60.000 - 80.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine kulturelle Einrichtung in Mainz sucht eine/n Mitarbeiter/in im Sekretariat in Vollzeit. Zu den Aufgaben gehören die Bearbeitung von Anfragen, die Telefonzentrale, sowie die Organisation und Betreuung von Veranstaltungen. Voraussetzungen sind eine abgeschlossene Berufsausbildung, mehrjährige Berufserfahrung und gute MS-Office Kenntnisse. Bewerbungen werden bis zum 01.12.2025 angenommen.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Berufsausbildung im Sekretariatsberuf oder vergleichbare Kenntnisse.
• Mehrjährige Berufserfahrung erwünscht.
• Selbstständiges Arbeiten und hohe Belastbarkeit notwendig.

Aufgaben

• Bearbeitung elektronischer Funktionspostfächer.
• Führung des Terminkalenders der Direktorin.
• Vorbereitung und Nachbereitung von Sitzungen.

Kenntnisse

Organisationstalent

MS-Office Kenntnisse

Teamfähigkeit

Englischkenntnisse

Ausbildung

Ausbildung im Sekretariatsberuf

Jobbeschreibung

Generaldirektion Kulturelles Erbe Rheinland-Pfalz

Bewerbungsende: 01.12.2025

In der Generaldirektion Kulturelles Erbe Rheinland-Pfalz (GDKE) – Direktion Landesmuseum Mainz – ist zum nächstmöglichen Termin die Stelle

einer Mitarbeiterin / eines Mitarbeiters (m/w/d)
im Sekretariat

in Vollzeit unbefristet zu besetzen. Dienstort ist Mainz. Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe E 5 TV-L.

Die Generaldirektion Kulturelles Erbe Rheinland-Pfalz (GDKE) ist eine moderne und bürgernahe Kultur-einrichtung des Landes, die als obere Landesbehörde unmittelbar dem Ministerium des Innern und für Sport nachgeordnet ist. Sie vereint die Direktionen Landesmuseum Mainz, Rheinisches Landesmuseum Trier, Landesmuseum Koblenz, Landesdenkmalpflege, Landesarchäologie und die Direktion Burgen, Schlösser, Altertümer (B.S.A.) sowie Stabsstellen für zentrale Verwaltungs-, Marketing- und Bauaufgaben unter einem Dach.

Das Landesmuseum Mainz im ehemaligen kurfürstlichen Marstall beherbergt eine der bedeutendsten kunst- und kulturgeschichtlichen Sammlungen des Landes und ist das kulturhistorische Museum in Rheinland-Pfalz. Seine Exponate reichen von den Anfängen der Kultur bis zur Kunst der Gegenwart.

Das Landesmuseum Mainz ist Ort einer großen Anzahl an Veranstaltungen, sowohl eigener als auch externer Veranstalter.

Als Mitarbeiter/in (m/w/d) im Sekretariat der Direktionsleitung nehmen Sie insbesondere die folgenden Aufgaben wahr:

• Bearbeitung der elektronischen Funktionspostfächer, einschl. der Bearbeitung von Anfragen und internen Weiterleitung
• Telefonzentrale der Direktion Landesmuseum Mainz
• Führung der Wiedervorlage und Registratur sowie der analogen und digitalen Ablage der Direktionsleitung
• Erstellung von Schriftstücken nach Vorgaben der Direktion und Fachbereiche
• Führung des Terminkalenders der Direktorin einschl. Reiseplanung und -abrechnung
• Pflege von Adressverteilern
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen, Besprechungen und Pressekonferenzen sowie Bewirtung der Teilnehmenden sowohl bei externen als auch bei direktionseigenen Veranstaltungen
• Empfang und Betreuung von Besucherinnen und Besuchern

Für diese Aufgaben erwarten wir folgende Qualifikationen:

• abgeschlossene Berufsausbildung in einem Sekretariatsberuf oder vergleichbare Kenntnisse und Erfahrungen aufgrund einer kaufmännischen Berufsqualifikation, z. B. Kauffrau/mann für Büromanagement
• einschlägige mehrjährige Berufserfahrung
• ausgeprägtes Organisationsvermögen und selbständiges Arbeiten
• versierter Umgang mit MS-Office (Word, Excel, Outlook) und der einschlägigen Bürokommunikationstechnik
• gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen
• kompetentes, freundliches und serviceorientiertes Auftreten
• hohe Belastbarkeit und Zuverlässigkeit
• Konfliktfähigkeit und Teamfähigkeit
• Fremdsprachenkenntnisse in Englisch sind wünschenswert
• flexible Einsatzfähigkeit, gelegentlich auch an Wochenenden und Abenden im Rahmen der Betreuung von Veranstaltungen

Die regelmäßige wöchentliche Arbeitszeit beträgt 39 Stunden. Die Stelle ist nicht Teilzeit geeignet.

Im Rahmen des Landesgleichstellungsgesetzes streben wir eine Erhöhung des Frauenanteils an und sind an Bewerbungen von Frauen besonders interessiert. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei entsprechender Eignung vorrangig berücksichtigt.

Ihre schriftliche Bewerbung mit aussagekräftigen und vollständigen Unterlagen in Kopie senden Sie bitte unter der Angabe der Kennziffer 85/2025 bis zum 01.12.2025 an:
Generaldirektion Kulturelles Erbe Rheinland-Pfalz
Personal
Festung Ehrenbreitstein
56077 Koblenz

[e-mail]

Wir bitten, Bewerbungsunterlagen nicht in Mappen oder Hüllen und auch nur als unbeglaubigte Kopien vorzulegen, da die Unterlagen nicht zurückgesandt werden; sie werden nach Abschluss des Verfahrens vernichtet. Wünschen Sie die Rücksendung Ihrer Unterlagen, bitten wir einen ausreichend frankierten Rückumschlag beizufügen. Sofern Sie Ihre Bewerbung per E-Mail zusenden, bitten wir alle Bewerbungs-unterlagen in einer PDF-Datei mit einer Dateigröße von bis zu 5 Megabyte zu übermitteln.

Weitere Informationen über die GDKE Rheinland-Pfalz finden Sie auf der Internetpräsenz: www.gdke.rlp.de

Achtung! Bitte senden Sie Ihre Bewerbungen direkt an die Einrichtung, die die Stelle ausschreibt, und nicht an den Deutschen Museumsbund. Vielen Dank!