Mitarbeiter*in (d/m/w) Administration

Hochschule für nachhaltige Entwicklung Eberswalde (HNEE); Eberswalde; Hybrid; EUR 50.000 - 62.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

VBL Altersvorsorge

Mobiles Arbeiten

VBB/Deutschlandticket Zuschuss

Flexible Arbeitszeiten

Gesundheitsmanagement

Zusammenfassung

Die Hochschule für nachhaltige Entwicklung Eberswalde (HNEE) sucht eine*n Mitarbeiter*in (d/m/w) Administration der Forschungs- und Transferinstitute und -zentren zur Unterstützung der Institutsleitungen. Vergütung nach TV-L bis Entgeltgruppe 9b (100%).

Eine Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich und mobiles Arbeiten wird ermöglicht. Zu Ihren Aufgaben gehören Budgetplanung, Organisations- und Dokumentationsaufgaben sowie die Abwicklung von Verwaltungsvorgängen.

Qualifikationen

• Abgeschlossenes Hochschulstudium oder vergleichbare Verwaltungsausbildung mit relevanter Berufserfahrung, ideal Hochschulumfeld.
• Sehr gute Deutschkenntnisse (C1) und Englischkenntnisse (B2).
• Sichere Anwenderkenntnisse in MS Excel; sicherer Umgang mit MS Office.

Aufgaben

• Unterstützung der Institutsleitung bei Budgetplanung, Mittelbewirtschaftung und Mittelabrufen (Monitoring/Übersichten).
• Organisation und Koordination des Tagesgeschäfts (Termine, Sitzungen, Protokolle, Dokumentenmanagement).
• Vorbereitung und Durchführung von Verwaltungsvorgängen wie Beschaffungen, Rechnungsbearbeitung, Verträge.
• Unterstützung im Berichtswesen und Projektdokumentation (Zuarbeiten für Verwendungsnachweise/Statusberichte, Kennzahlen, Ablage).
• Mitarbeit im zentralen Arbeitskreis Drittmittelverwaltung der Hochschule.

Kenntnisse

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

MS Excel

MS Office

Datenbanken/Reporting-Tools

Ausbildung

Hochschulstudium (B.Sc.; Public Management / Verwaltung / BWL)

Verwaltungsfachangestellte/r (Ausbildung)

Tools

MS Excel

MS Office (Word/Outlook/Teams)

Datenbanken/Reporting-Tools

Jobbeschreibung

Mitarbeiter*in (d/m/w) Administration der Forschungs- und Transferinstitute und -zentren der HNEE | Hochschule für nachhaltige Entwicklung Eberswalde

Die Hochschule für nachhaltige Entwicklung Eberswalde (HNEE) ist mit ihrer ganzheitlichen nachhaltigen Ausrichtung, ihrem einzigartigen und an zukunftsrelevanten Themen ausgerichteten Studienangebot und als starke Institution im Bereich der Nachhaltigkeitsforschung Impulsgeberin für nachhaltige Entwicklung. Rund 2.300 Studierende aus etwa 60 Nationen studieren und mehr als 400 Beschäftigte lehren, forschen und arbeiten an der modernen Campushochschule. Die Transformation hin zu einer nachhaltigen Gesellschaft durch die Entwicklung tragfähiger Modelllösungen voranzutreiben und die Studierenden mit Gestaltungskompetenz auszustatten, das ist die Mission der HNEE.

Am der HNEE sind zum nächstmöglichen Zeitpunkt 3 unbefristete Administrationsstellen zu besetzen:

Mitarbeiter*in (d/m/w) Administration der Forschungs- und Transferinstitute und -zentren der HNEE Vergütung entsprechend der persönlichen Voraussetzungen bis Entgeltgruppe 9b nach TV-L (100 %), Eine Teilzeitbeschäftigung ist grundsätzlich möglich.

Forschungs- und Transferinstitute sind departmentübergreifende, profilbildende Strukturen an der HNEE, die forschungsstarke Professorinnen und deren Arbeitsgruppen in themenzentrierten Kooperationsverbünden zusammenführen. Sie schaffen die kritische Masse für hochkompetitive Verbundanträge und fungieren als sichtbare Kristallisationspunkte mit überregionaler Strahlkraft. Durch den strategisch geplanten Austausch mit Gastwissenschaftlerinnen und außeruniversitären Forschungseinrichtungen schaffen sie einen Raum für Wissenszuwachs an der HNEE.

Das Biosphere Reserves Institute (BRI) nimmt als erstes departmentübergreifendes Forschungs- und Transferinstitut an der HNEE eine Vorreiterrolle ein. Mit seiner Anerkennung als UNESCO-Kategorie-2-lnstitut im Jahr 2024 hat es herausragende internationale Sichtbarkeit erreicht, die auch der Wissenschaftsrat ausdrücklich würdigt. Das BRI bringt zwölf Professor*innen zusammen, darunter derzeit drei Forschungsprofessuren und eine Transferprofessur. Die inter- und transdisziplinäre Ausrichtung verbindet Expertise aus Naturschutz, Landnutzung, Governance und sozial-ökologischen Systemen.

Das Planetary Health Landscapes Institute verankert einen weiteren thematischen Schwerpunkt strukturell. Das Institut bringt departmentübergreifend Natur- und Sozialwissenschaftler*innen zusammen und greift Erfahrungen aus einer früheren Bewerbungsrunde im Rahmen des DFG-Programms Forschungsimpuls auf.

Forschungs- und Transferzentren sind thematisch fokussierte, einem Department zugeordnete Ko-operationsstrukturen unterhalb der hochschulweiten Institute. Sie ermöglichen eine themenzentrierte Profilierung, eröffnen sichtbare Ansprechstrukturen für Partnerinnen aus Wissenschaft und Praxis und bieten Nachwuchswissenschaftlerinnen strukturierte Qualifizierungsmöglichkeiten. Das bestehende Center for Econics and Ecosystem Management wird ausgebaut und weitere Zentren etabliert.

Mehrere Forschungs- und Transferzentren befinden sich derzeit im Aufbau: https://www.hnee.de/forschung/forschungseinrichtungen/forschungszentren.

Die Administrationsstellen werden geschaffen, um die Verwaltung der Drittmittelprojekte der Forschungs- und Transferinstitute und -zentren zu unterstützen. Sie sind InnoSupport Forschung | Gründung | Transfer zugeordnet und erweitern das bestehende Unterstützungsangebot um die Projektadministration. Die drei Administrationsstellen bilden einen Kompetenzpool für verschiedene Drittmittelförderer und werden durch eine zentrale Projektmanagementstelle koordiniert.

Ihre Aufgaben

• Unterstützung der Institutsleitung bei der Budgetplanung Mittelbewirtschaftung und Mittelabrufen (inkl. Monitoring/Übersichten)
• Organisation und Koordination des Tagesgeschäfts (Termine, Sitzungen, Protokolle, Dokumentenmanagement/Aktenführung)
• Vorbereitung, Abwicklung und Durchführung sowie Dokumentation von Verwaltungsvorgängen wie Beschaffungen, Rechnungsbearbeitung, Vertrags-/Beauftragungsprozesse nach Vorgaben etc.
• Unterstützung im Berichtswesen und in der Projektdokumentation (z.B. Zuarbeiten für Verwendungsnachweise/Statusberichte, Kennzahlen, Ablage)
• Mitarbeit im zentralen Arbeitskreis Drittmittelverwaltung der Hochschule

Anforderungen

• Sie haben ein abgeschlossenes Hochschulstudium (B.Sc., z.B. Public Management, Verwaltung, BWL) oder eine abgeschlossene einschlägige Berufsausbildung (z.B. Verwaltungsfachangestellte*r, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement) mit relevanter Berufserfahrung/Erfahrung in administrativen Prozessen, idealerweise im Hochschul-/Wissenschaftsumfeld (z.B. Drittmittel- oder Projektadministration)
• Sehr gute Kenntnisse der deutschen Sprache (mindestens Niveau C1 gem. GER) und der englischen Sprache (mindestens Niveau B2 gem. GER)
• Sehr gute Anwenderkenntnisse in MS Excel; sicherer Umgang mit MS Office (Word, Outlook, Teams), idealerweise Erfahrung mit Datenbanken/Reporting-Tools

Wünschenswert

• Erfahrung in Beschaffungs- und Rechnungsprozessen im öffentlichen Dienst / an Hochschulen
• Kenntnisse in Drittmittelverwaltung (z.B. EU/DFG/Land) oder Bereitschaft zur schnellen Einarbeitung
• Sehr gute Organisationsfähigkeit, sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise (Dokumentation/Ablage)
• Kommunikationsstärke und serviceorientiertes Arbeiten an Schnittstellen (Finanzen, Personal, Fakultäten, Projektleitungen)
• Teamfähigkeit, Flexibilität, Diskretion, Zuverlässigkeit und Belastbarkeit bei arbeitsintensiven Phasen
• Zudem identifizieren Sie sich mit dem Nachhaltigkeitsanspruch der Hochschule und tragen zu einer diskriminierungskritischen und inklusiven Hochschulkultur bei.

Ihre Vorteile bei uns:

• Die HNEE bietet Ihnen einen modern ausgestatteten und familienfreundlichen Arbeitsplatz in grüner Umgebung mit sehr guter ÖPNV-Anbindung.
• Die Vergütung erfolgt nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) einschließlich der betr. Altersvorsorge über die VBL (Versorgungsanstalt des Bundes und der Länder).
• Wir bieten die Hochschule eine Bezuschussung zum VBB-Firmenticket bzw. Deutschlandticket-Job, eine externe betriebliche Sozialberatung, flexible Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit zum mobilen Arbeiten.
• Ferner unterstützen wir unsere Mitarbeiterinnen durch ein aktives Gesundheitsmanagement (z.B. aktive Pause).
• Ein besonderes Interesse besteht an einer langfristigen Zusammenarbeit sowie an der persönlichen und fachlichen Weiterentwicklung unserer Mitarbeiter*innen.

Wir begrüßen alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Die HNEE strebt in allen Beschäftigtengruppen eine ausgewogene Geschlechterrelation an. Personen mit einer Schwerbehinderung werden bei entsprechender Eignung vorrangig berücksichtigt.

Bei inhaltlichen Rückfragen zur ausgeschriebenen Stelle wenden Sie sich bitte an Kerstin Lehmann, per E-Mail an [e-mail] oder telefonisch 03334 657114.

Nach sechs Monaten werden Ihre Daten gelöscht. Weitere Informationen finden Sie hier https://www.hnee.de/datenschutzerklaerung