Mitarbeiter für das Sekretariat (m/w/d)

Aviation Industry Personnel Services GmbH

Hamburg

On-site

EUR 27,000 - 38,000

Full time

3 days ago

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Benefits offered by this job

Betriebliche Altersvorsorge

Unbefristeter Arbeitsvertrag

Schulungs- und Weiterbildungsmög.

Equal-Pay-Modell und übertarifliche Z.

Job summary

Aviation Industry Personnel SERVICES GmbH in Hamburg sucht eine Sekretariatskraft (m/w/d) zur Unterstützung im administrativen Bereich. Sie übernehmen Empfang, Telefonkoordination, Rechnungsprüfung und Organisation; zudem pflegen Sie Daten, erstellen Angebote und unterstützen die Lohn- und Buchhaltungsprozesse.

Es handelt sich um eine unbefristete Stelle im Luftfahrtumfeld mit Entwicklungsmöglichkeiten, betrieblicher Altersvorsorge und Weiterbildung.

Qualifications

Strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise erforderlich.
Gute Kommunikationsfähigkeit und Teamorientierung.
Idealerweise Erfahrung im kaufmännischen Bereich, Sekretariat oder Auftragsabwicklung.

Responsibilities

Empfang und Weiterleitung eingehender Telefonate; Rückruforganisation.
Prüfung, Kontierung und Erfassung von Eingangsrechnungen.
Überwachung des Bankenprogramms; Pflege von Kunden- und Lieferantendaten.
Vorbereitung und Übermittlung der Buchhaltungsunterlagen an unsere externe Steuerberaterin.
Erstellung von Angeboten und Kostenvoranschlägen für Reparaturen, Umbauten und Neufahrzeuge.
Auftragsabrechnung für Reparaturen, Ersatzteilverkäufe und Fahrzeugauslieferungen.
Zusammenführung von Material-, Teile- und Arbeitszeitnachweisen sowie Erstellung von Rechnungen.
Führung von Urlaubslisten und Personalakten.
Weiterleitung von Arbeitsunfähigkeitsmeldungen an das Lohnbüro.
Terminplanung für Inhaber und Geschäftsführung.
Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben.

Skills

Strukturierte Arbeitsweise

Hohe Zuverlässigkeit

Selbstorganisation

Freundliches Auftreten

Kommunikationsfähigkeit

Kundenorientierung

Belastbarkeit

Kaufmännische Erfahrung

Education

Abgeschlossene Ausbildung wünschenswert

Job description

Mitarbeiter für das Sekretariat (m/w/d) in Hamburg

Willkommen bei Aviation Industry Personnel SERVICES GmbH, dem Experten für Service- und Personaldienstleistungen in der Luftfahrt. Wir führen Menschen zusammen, um hohe Ziele zu erreichen. Ein Weg, den wir nicht alleine verfolgen, sondern den auch unsere Partnerfirmen mit Erfolg gehen. Steigen Sie mit uns als Unternehmen zu neuen Höhen auf. Rechnen Sie mit umfassender Personalbetreuung, die speziell auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt sind. Checken Sie als Bewerber bei uns ein. Wir freuen uns, Sie an Bord zu haben.

Ihre Aufgaben

Annahme und Weiterleitung eingehender Telefonate sowie Organisation von Rückrufen
Prüfung, Kontierung und Erfassung von Eingangsrechnungen zur Vorbereitung der Buchhaltung
Überwachung des Bankenprogramms sowie Pflege von Kunden- und Lieferantendaten
Vorbereitung und Übermittlung der Buchhaltungsunterlagen an unsere externe Steuerberaterin
Erstellung von Angeboten und Kostenvoranschlägen für Reparaturen, Umbauten und Neufahrzeuge
Auftragsabrechnung für Reparaturen, Ersatzteilverkäufe und Fahrzeugauslieferungen
Zusammenführung von Material-, Teile- und Arbeitszeitnachweisen sowie Erstellung von Rechnungen
Führung von Urlaubslisten und Personalakten
Weiterleitung von Arbeitsunfähigkeitsmeldungen an das Lohnbüro
Terminplanung für Inhaber und Geschäftsführung
Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben

Ihr Profil

Strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
Hohe Zuverlässigkeit und Selbstorganisation
Freundliches und professionelles Auftreten
Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
Freude am Umgang mit Kunden, Kollegen und Geschäftspartnern
Belastbarkeit und die Fähigkeit, auch in stressigen Situationen den Überblick zu behalten
Idealerweise Erfahrung im kaufmännischen Bereich, Sekretariat oder der Auftragsabwicklung

Was erwartet Sie