Mitarbeiter Front Office (m/w/d) in Hamburg-Harburg

Deutsches Rotes Kreuz Hamburg-Harburg InklusiveWege gGmbH; Hamburg; On-site; EUR 33,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

30 Tage Urlaub

Betriebliche Altersvorsorge

Deutschland-Ticket Zuschuss

Fahrradleasing über Beovelo

Fort- und Weiterbildung

Hansefit-Mitgliedschaft

Ermäßigte Kinderbetreuung

Job summary

DRK Hamburg InklusiveWege gGmbH sucht am Standort Hamburg-Harburg eine engagierte Front Office Kraft (m/w/d). Sie übernehmen den Empfang, koordinieren Termine und unterstützen Teams in administrativen Abläufen.

Sie arbeiten eng mit Familien, Kitas und Behörden zusammen, behalten den Überblick und gewährleisten einen freundlichen ersten Kontakt. Es erwartet Sie eine abwechslungsreiche Tätigkeit mit viel Kontakt zu Klienten, Familien und Besuchern, sowie die Chance, Prozesse und Abläufe aktiv

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
• Berufserfahrung im Bereich Verwaltung, Assistenz oder Sekretariat
• Freude am persönlichen Kontakt mit unterschiedlichen Menschen sowie ein ausgeprägtes Serviceverständnis
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office und Outlook

Responsibilities

• Du bist die erste Anlaufstelle an unserem Standort und bist Schnittstelle zwischen Klienten, Besuchern und Team
• Du nimmst Anfragen persönlich, telefonisch und per E-Mail entgegen und leitest sie weiter
• Du sicherst telefonische Erreichbarkeit und behältst den Überblick
• Du koordinierst und organisierst Termine mit Familien, Kitas, Fachämtern und Partnern
• Du ver- verwaltest Klienten- und Verwaltungsunterlagen
• Du unterstützt bei administrativen Prozessen und im Vertragsmanagement
• Du bereitest Besprechungen vor, organisierst Räume und führst Protokolle
• Du unterstützt die Leitungen bei organisatorischen Aufgaben und entwickelst Abläufe weiter

Skills

Kaufmännische Ausbildung

Verwaltungserfahrung

Kundenkontakt

MS Office

Organisationstalent

Teamfähigkeit

Tools

MS Office/Outlook

Job description

Mitarbeiter Front Office (m/w/d) in Hamburg-Harburg

Voll- oder Teilzeit (30 bis 39 Wochenstunden), Vergütung nach DRK-RTV: EG 8, ab 01.01.2027, unbefristet

Im Rahmen ihrer vielfältigen Aufgaben richten sich die interdisziplinären Therapiezentren der DRK Hamburg InklusiveWege gGmbH mit ihren unterschiedlichen Angeboten an Kinder, Jugendliche und Familien.

In unseren Interdisziplinären Therapiezentren bieten wir Unterstützung für Kinder, Jugendliche und Erwachsene mit Entwicklungs-, Lern-, Verhaltens- sowie neurologischen und psychiatrischen Schwierigkeiten. Gemeinsam mit Familien, Kitas und Fachkräften gestalten wir individuelle Förderangebote und stärken die Teilhabe der Kinder.

Dein Arbeitsplatz:
Die Stelle ist an unserem Standort Schellerdamm 2 in Hamburg-Harburg zu besetzen.

Für unseren Empfang suchen wir eine Person, die gerne den Überblick behält, offen auf Menschen zugeht und dafür sorgt, dass sich Klienten, Familien und Besucher von Anfang an gut aufgehoben fühlen.

Das erwartet Dich:

Du bist die erste Anlaufstelle an unserem Standort und damit eine wichtige Schnittstelle zwischen unseren Klienten, Besuchern und dem Team. Neben dem persönlichen Kontakt am Empfang übernimmst Du organisatorische und administrative Aufgaben und sorgst gemeinsam mit Deinen Kollegen für reibungslose Abläufe.

Du:

• empfängst Klienten, Familien sowie Besucher und bist für ihre Anliegen die erste Ansprechperson
• nimmst eingehende Anfragen persönlich, telefonisch und per E-Mail entgegen und leitest sie an die richtigen Ansprechpartner weiter
• stellst die telefonische Erreichbarkeit sicher und behältst auch bei unterschiedlichen Anliegen den Überblick
• koordinierst und organisierst Termine mit Familien, Kitas, Fachämtern und weiteren Kooperationspartnern
• verwaltest und pflegst Klienten- und Verwaltungsunterlagen
• unterstützt bei administrativen Prozessen und im Vertragsmanagement
• bereitest Besprechungen vor, organisierst Räume und führst Protokolle
• unterstützt die Leitungen bei organisatorischen und administrativen Aufgaben
• wirkst bei der Weiterentwicklung unserer organisatorischen Abläufe mit
• unterstützt bei Bedarf die interne Kommunikation und die Präsentation unserer Angebote

Du bringst mit:

• Du verfügst über eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung
• Berufserfahrung im Bereich Verwaltung, Assistenz oder Sekretariat
• Freude am persönlichen Kontakt mit unterschiedlichen Menschen sowie ein ausgeprägtes Serviceverständnis
• Einen sicheren Umgang mit Microsoft Office und Outlook
• Organisationsgeschick sowie eine strukturierte und selbstständige Arbeitsweise
• Sehr gute mündliche und schriftliche Kommunikationsfähigkeiten
• Ein freundliches, serviceorientiertes und wertschätzendes Auftreten gegenüber Kindern, Familien und Kollegen
• Zuverlässigkeit, Eigeninitiative und Teamfähigkeit

Deshalb fühlen sich neue Kollegen bei uns schnell wohl:

• Ein unterstützendes und wertschätzendes Team, das dir bei Fragen und Unsicherheiten jederzeit zur Seite steht
  
• Persönliche Patenschaft während der Einarbeitung mit festen Ansprechpartnern und regelmäßigem Austausch
• Strukturiertes Onboarding mit praxisnahen Modulen für einen umfassenden Einblick in alle relevanten Arbeitsbereiche
• Individuelle Begleitung in den ersten sechs Monaten für einen erfolgreichen und sicheren Start bei uns

Wir bieten:

• Eingruppierung nach DRK-Reformtarifvertrag in die Entgeltgruppe 8 –inklusive Anerkennung deiner Berufsjahre
  
• 30 Tage Urlaub plus extra freie Zeit: einen halben Tag an deinem Geburtstag sowie zusätzliche freie Tage an Heiligabend und Silvester
• Betriebliche Altersvorsorge & die Möglichkeit auf ein Lebensarbeitszeitkonto
• Ein wertschätzendes, engagiertes und humorvolles Team
• Zuschuss zum Deutschland-Ticket & eine attraktive Fahrradleasing-Möglichkeit über Beovelo
• Ermäßigte Kinderbetreuung in unseren DRK-Kitas
• Hansefit-Mitgliedschaft zur Gesundheitsförderung
• Exklusive Vergünstigungen (z. B. in den BereichenMode, Sport, Unterhaltung, Technik und Reisen)
• Individuelle Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten