Mitarbeit (m/w/d) Büroleitung sowie Geschäftsstelle

Bezirksamt Marzahn-Hellersdorf von Berlin; Berlin; Vor Ort; EUR 48.000 - 64.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Bezirksamt Treptow-Köpenick von Berlin sucht eine engagierte Kraft für die Geschäftsstelle des Amtes für Bürgerdienste. Die Stelle umfasst Büroorganisation, Öffentlichkeitsarbeit, Protokollführung und Personalangelegenheiten.

Sie arbeiten eng mit der Büroleitung und Fachbereichen zusammen, koordinieren Abläufe und unterstützen in der Archivführung sowie der terminlichen Planung. Tarifbeschäftigte nach TV-L E6, Vollzeit 39,4 Wochenstunden, unbefristet.

Qualifikationen

• Abgeschlossene Ausbildung im Verwaltungsbereich oder vergleichbare Qualifikation.
• Gute Organisation, Einsatzbereitschaft und Teamfähigkeit.
• Kenntnisse im Datenschutz und in der Aktenführung sind wünschenswert.

Aufgaben

• Zentrale Schnittstelle zwischen Amtsleitung und Fachbereichen; Koordination der Büroabläufe.
• Organisatorische Betreuung der Geschäftsstelle, Öffentlichkeitsarbeit und Protokollführung.
• Bearbeitung von Personalangelegenheiten, Abwesenheiten, IPV und betrieblichem Eingliederungsmanagement.

Kenntnisse

Organisationstalent

Kommunikationsfähigkeit

Datenschutz

Ausbildung

Verwaltungsfachangestellte/r

Kaufmann/-frau für Büromanagement

Verwaltungslehrgang I

Jobbeschreibung

Benefits

Ein ganz besonderer Bezirk im Südosten Berlins, ist der Bezirk Treptow-Köpenick - zum Arbeiten, Wohnen und Erholen. Der größte, grünste und wasserreichste Bezirk Berlins hat eine lange Geschichte und Tradition. Treptow-Köpenick bietet Ihnen vielfältige Möglichkeiten für ein hohes Maß an Lebensqualität und verschiedene idyllische Wohngebiete in einer einzigartigen und attraktiven Wald- und Seenlandschaft.

Das Bezirksamt Treptow-Köpenick von Berlin sucht eine engagierte Person für das Aufgabengebiet Mitarbeit Büroleitung sowie Geschäftsstelle.

• Dienststelle: Amt für Bürgerdienste
• Dienstort: Rathaus Köpenick
• Kennziffer: 3500 / 5007 6534 /2026_2
• Besetzbar ab: sofort
• Unbefristet
• Entgeltgruppe: E6 TV-L
• Arbeitszeit: Vollzeit mit 39,4 Wochenstunden
• Bewerbungsfrist: 26.10.2026

Ihre Aufgaben

Die Geschäftsstelle des Amtes für Bürgerdienste bildet die zentrale Schnittstelle zwischen der Amtsleitung und den Fachbereichen Bürgerämter, Standesamt, Wohnungsamt sowie Wahlamt. Die Aufgabenwahrnehmung ist geprägt von zahlreichen wechselnden, parallel laufenden und sich überschneidenden Arbeitsprozessen, die in enger Zusammenarbeit und im kontinuierlichen Austausch mit der Büroleitung, den Führungskräften sowie den Beschäftigten des Amtes für Bürgerdienste erfolgen.

Die Mitarbeit in Büroleitung und Geschäftsstelle umfasst insbesondere die organisatorische Betreuung der Geschäftsstelle, Aufgaben der Öffentlichkeitsarbeit sowie zentrale Büroleitungsaufgaben.

Sachbearbeitung Büroleitungsaufgaben

• Information und Unterstützung von Beschäftigten und Führungskräften in Personalangelegenheiten
• Führen und datenschutzgerechtes Archivieren von Büroleitungsakten
• Kontrolle der Einhaltung arbeitszeitrechtlicher Vorgaben
• Pflege von Abwesenheiten im Personalbezügeverfahren (IPV)
• Sachbearbeitung Betriebliches Eingliederungsmanagement

Assistenz in der Geschäftsstelle

• Erstberatung und Auskunftserteilung bei Anfragen an die Amtsleitung
• Aktenvorbereitung für Sitzungen und Fachausschüsse
• Erstellung und Prüfung von Schriftstücken
• Protokollführung bei Dienstberatungen
• Bearbeitung und Zuordnung von Posteingängen und -ausgängen

Öffentlichkeitsarbeit

• Gestaltung, Redaktion und Pflege des Internet- und Intranetauftritts des Amtes für Bürgerdienste
• Zielgerichtete Aufbereitung von Daten aus den verschiedenen Themenbereichen des Amtes
• Qualitätssicherung (regelmäßige Kontrolle der Inhalte) und Aktualisierung der Daten

Ihr Profil

Formale Anforderungen

Tarifbeschäftigte:

• abgeschlossene Ausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Kaufmann/-frau für Büromanagement oder Verwaltungslehrgang I

Die vollständigen fachlichen und außerfachlichen Kompetenzen entnehmen Sie bitte der Anlage unter "WEITERE INFORMATIONEN". Das Anforderungsprofil ist Bestandteil der Stellenausschreibung und bildet die Grundlage für die Auswahlentscheidung. Es wird empfohlen, das Anforderungsprofil abzuspeichern, da es nach dem Ablauf der Bewerbungsfrist auf dem Karriereportal nicht mehr einsehbar ist.

Hinweise zum Bewerbungsverfahren und Ansprechpersonen

Eine Übersendung eines (Pass-)Fotos ist nicht erforderlich.

Ansprechpartner/in:
organisatorisch: Frau Thoms: [e-mail] / 030 90297 3517

fachlich:Frau Günzel: [e-mail] / 030 90297 2714

Während der Bewerbungsphase findet die Kommunikation in der Regel per E-Mail statt. Bitte überprüfen Sie regelmäßig Ihren E-Mail-Posteingang sowie Ihren Spam-Ordner.

Wir schätzen und fördern die Vielfalt unabhängig von Geschlecht, Lebensalter, Behinderungen, dem ethnischen Hintergrund, der Religion und Weltanschauung oder der sexuellen Orientierung. Insbesondere Bewerbungen von Frauen, Menschen mit Behinderungen sowie Menschen mit Migrationsgeschichte sind ausdrücklich erwünscht. Bei gleichwertiger Qualifikation werden Frauen (bei Unterrepräsentanz) und schwerbehinderte/diesen gleichgestellten Menschen bevorzugt eingestellt sowie Menschen mit Migrationshintergrund in besonderem Maße berücksichtigt.

Die Bewerbungsdatenverarbeitung erfolgt mit Hilfe von rexx-systems. Im Zusammenhang mit der Durchführung des Auswahlverfahrens werden die Daten der Bewerberinnen und Bewerber elektronisch gespeichert und verarbeitet [gem. § 6 BlnDSG]. Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.

weiterführende Links:

• Hinweise zum Datenschutz:

https://www.berlin.de/ba-treptow-koepenick/aktuelles/ausschreibungen/artikel.969270.php