MFA / Assistenz Verwaltung & Sekretariat (m/w/d)

DRK-Blutspendedienst Baden-Württemberg | Hessen gemeinnützige GmbH; Ulm; Vor Ort; EUR 14.000 - 18.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

30 Tage Urlaub

Betriebliche Altersversorgung (VBL-U)

Zuschuss zum D-Ticket

Fort- & Weiterbildungsangebote

Zusammenfassung

DRK-Blutspendedienst Baden-Württemberg | Hessen gemeinnützige GmbH in Ulm sucht eine Assistenz Verwaltung & Sekretariat (m/w/d) in Teilzeit (35%–65%). Die Stelle umfasst Koordination von Terminen, Protokolle, Personalunterlagen und enge Zusammenarbeit mit HR, IT undQM.

Die Position ist im Institut für Klinische Transfusionsmedizin und Immungenetik Ulm angesiedelt. Eine kaufmännische Ausbildung sowie Erfahrung im Sekretariat sind wünschenswert; gute Deutschkenntnisse sind erforderlich.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische oder verwaltende Ausbildung.
• Erfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich sowie in administrativen Tätigkeiten.
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Excel, sowie modernen digitalen Kommunikationsmitteln.

Aufgaben

• Sie arbeiten im Abteilungssekretariat und übernehmen die Koordination von Terminen sowie die allgemeine Korrespondenz.
• Sie organisieren Besprechungen und erstellen sowie pflegen Schulungs- und Besprechungsprotokolle.
• Sie verfassen Diagnostikbefunde in den Bereichen Abstammungsbegutachtung, Chimärismusdiagnostik und molekulargenetische Diagnostik und bereiten die entsprechenden Abrechnungsunterlagen vor.
• Sie unterstützen bei der Verwaltung von Personalunterlagen, einschließlich Urlaubslisten, Zielvereinbarungen und Neueinstellungen.
• Sie arbeiten eng mit Schnittstellen wie Personalabteilung, IT und Qualitätsmanagement zusammen.
• Sie koordinieren und betreuen den Ablauf gerichtlicher und privater Aufträge für Paternitätsgutachten im Bereich der Abstammungsbegutachtung in Abstimmung mit der Sachverständigen.
• Sie wirkt im Qualitätsmanagement mit, insbesondere bei Jahresberichten, Ringversuchen sowie der Erstellung und Pflege von SOPs, Autorisierungslisten und Schulungs- bzw. Re-Qualifizierungsmatrizen.

Kenntnisse

Organisationstalent

MS Office

Terminkoordination

Kommunikation

Ausbildung

Kaufmann/-frau für Büromanagement

Tools

Excel

Outlook

Jobbeschreibung

Ulm

ab sofort

Sie möchten Ihre organisatorischen Fähigkeiten in einer abwechslungsreichen Tätigkeit einbringen und mit Ihrer Arbeit einen sinnvollen Beitrag leisten?

Für unser Institut für Klinische Transfusionsmedizin und Immungenetik Ulm suchen wir Sie als Assistenz Verwaltung & Sekretariat (m/w/d) in Teilzeit (35% – 65%).

Über uns

Das Institut für Klinische Transfusionsmedizin und Immungenetik Ulm nimmt als Gemeinschaftsunternehmen des DRK-Blutspendedienstes Baden-Württemberg – Hessen gemeinnützige GmbH und des Universitätsklinikums Ulm AÖR die Versorgung des Universitätsklinikums Ulm und vieler weiterer Einrichtungen mit transfusionsmedizinischer Labordiagnostik, Blutprodukten und Stammzellpräparaten wahr.

Ihre Aufgaben

• Sie arbeiten im Abteilungssekretariat und übernehmen die Koordination von Terminen sowie die allgemeine Korrespondenz
• Sie organisieren Besprechungen und erstellen sowie pflegen Schulungs- und Besprechungsprotokolle
• Sie verfassen Diagnostikbefunde in den Bereichen Abstammungsbegutachtung, Chimärismusdiagnostik und molekulargenetische Diagnostik und bereiten die entsprechenden Abrechnungsunterlagen vor
• Sie unterstützen bei der Verwaltung von Personalunterlagen, einschließlich Urlaubslisten, Zielvereinbarungen und Neueinstellungen
• Sie arbeiten eng mit Schnittstellen wie Personalabteilung, IT und Qualitätsmanagement zusammen
• Sie koordinieren und betreuen den Ablauf gerichtlicher und privater Aufträge für Paternitätsgutachten im Bereich der Abstammungsbegutachtung in Abstimmung mit der Sachverständigen
• Sie wirkt im Qualitätsmanagement mit, insbesondere bei Jahresberichten, Ringversuchen sowie der Erstellung und Pflege von SOPs, Autorisierungslisten und Schulungs- bzw. Re-Qualifizierungsmatrizen

Ihr Profil

• Eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltende Ausbildung wie z.B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann, Verwaltungsfachangestellte, MFA / Medizinische Fachangestellte (jeweils m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erfahrung im Sekretariats- oder Assistenzbereich sowie in administrativen und organisatorischen Tätigkeiten
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Excel, sowie modernen digitalen Kommunikationsmitteln
• Fließende Deutschkenntnisse, Grundkenntnisse Englischkenntnisse von Vorteil
• Freude an verantwortungsbewusstem und selbstständigem Arbeiten, Flexibilität sowie Teamfähigkeit
• Idealerweise eine gewisse Affinität und Interesse zu Themen der molekulargenetischen Diagnostik mit entsprechender Vorerfahrung, jedoch nicht zwingend erforderlich

Unser Angebot

• Eine Vergütung nach TV-L EG 9a mit einem monatlichen Bruttogrundgehalt von ca. 1.267 € bis 1.616 € bei 35 % Stellenumfang bzw. ca. 2.353 € bis 3.000 € bei 65 % Stellenumfang, je nach einschlägiger Berufserfahrung und Stufe sowie Jahressonderzahlung und ggf. Leistungsentgelt
• Eine betriebliche Altersversorgung (VBL-U), damit Sie für die Zukunft planen können
• 30 Tage Urlaub
• Helle, angenehme Räumlichkeiten und eine ansprechende Laborumgebung
• Ein Zuschuss zum D-Ticket, zur Kinderbetreuung und zur Ferienbetreuung von Schulkindern
• Ein betriebliches Gesundheitsmanagement, u.a. mit Kostenübernahme für Gesundheitskurse, Zuschuss zur Arbeitsplatzbrille und kostenlose Grippeimpfung
• Zugang zum externen Unterstützungsprogramm „Mein EAP“ mit einem umfassenden Beratungsspektrum und Hilfsangeboten für persönliche Anliegen – auch für Angehörige
• Eine Mitgliedschaft im Firmenfitness-Netzwerk „EGYM wellpass“ mit über 9.000 Sport- und Wellnessangeboten in ganz Deutschland sowie Zugang zur WorkLifePortal-App mit umfangreichen digitalen Angeboten rund um das Thema Gesundheit
• Rabatte bei verschiedenen Unternehmen durch einen Rahmenvertrag mit dem DRK und Corporate Benefits
• Eine Mitarbeiterkantine mit vergünstigtem Mittagessen und Snack-Angeboten
• Eine herausfordernde und abwechslungsreiche Tätigkeit mit hoher gesellschaftlicher Verantwortung, bei der Sie sich fachlich und persönlich weiterentwickeln können
• Ein hoch motiviertes und kompetentes Team
• Vielfältige Fort- und Weiterbildungsangebote
• Ein krisen- und KI-sicherer Arbeitsplatz in einem medizinisch hochtechnisierten und innovativen Unternehmen

Weitere Informationen

Die Stelle ist zunächst für 2 Jahre befristet, jedoch wird eine langfristige Beschäftigung angestrebt.

Kontakt

Sie wollen mehr über Ihren künftigen Job wissen? Herr Prof. Dr. med. David Messerer, MME, MHBA freut sich auf Ihren Anruf unter 0731 150–508.

Hier stehen Mensch und Material im Mittelpunkt

Setzen Sie Ihre Arbeitskraft dort ein, wo sie wirklich gebraucht wird. Beim DRK-Blutspendedienst tragen Sie dazu bei, den überwiegenden Teil der Blutversorgung in unserem Land sicherzustellen. Im Service-Team kümmern Sie sich uns um alles, das unseren Kolleg*innen die Arbeit ermöglicht und erleichtert – Öffentlichkeitsarbeit, in Personalwesen und Buchhaltung, im Sekretariat. Dabei haben Sie alle Vorzüge eines krisensicheren Jobs – und engagierten Kolleg*innen, die füreinander da sind.

Unsere Teams im kaufmännischer Bereich & Öffentlichkeitsarbeit

• Human Resources & Legal
• Öffentlichkeitsarbeit
• Buchhaltung & Controlling
• Empfang und Sekretariat