Management Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

GSD Ges. f. Software, Entwicklung undDatentechnik mbH; Stockheim; Vor Ort; EUR 42.000 - 65.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Sicherer Arbeitsplatz

Unbefristeter Arbeitsvertrag

Zentrale Rolle mit direktem Einfluss

Enge Zusammenarbeit mit der Geschäfts­

Kostenfreie Getränke, Obst und Mittag

Arbeitsort vor Ort

Zusammenfassung

IT-Systemhaus der Bundesagentur für Arbeit sucht eine Management Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d) zur Unterstützung der Geschäftsführung in einer mittelständischen, softwareorientierten Umgebung.

Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen, strukturieren den Informationsfluss, koordinieren Termine und bereiten Entscheidungsgrundlagen vor. Dabei behalten Sie den Überblick über laufende Themen und fördern effiziente Absprachen sowie eine teamorientierte Zusammenarbeit.

Qualifikationen

• Erfahrung in einer Assistenzfunktion oder Office-Management-ähnlichen Rolle.
• Ausgeprägtes Gespür für Kommunikation, Prioritäten und Zusammenhänge.
• Strukturierte, eigenständige Arbeitsweise und Überblick behalten.
• Sicherheit im Umgang mit digitalen Tools; Offenheit für moderne Software und KI-Anwendungen.

Aufgaben

• Sie strukturieren und priorisieren die Kommunikation der Geschäftsführung, insbesondere im E-Mail-Umfeld.
• Sie bereiten Termine, Meetings und Entscheidungsgrundlagen vor und nach.
• Sie begleiten interne Abstimmungen und sorgen dafür, dass To-dos im Blick bleiben.
• Sie koordinieren Themen zwischen Geschäftsführung, Management und Teams.
• Sie erstellen, prüfen und verteilen Protokolle und Zusammenfassungen, auch mit KI-gestützten Tools.
• Sie übernehmen organisatorische Aufgaben im Tagesgeschäft – von Terminplanung bis Meetings.
• Sie sind zentraler Ansprechpartner für Mitarbeiter bei Abstimmungen.
• Sie unterstützen dabei, Prozesse im Unternehmen strukturiert umzusetzen und weiterzuentwickeln.

Kenntnisse

Assistenzfunktion

Kommunikation

Priorisierung

Strukturierte Arbeitsweise

Umgang mit digitalen Tools

KI-Anwendungen

Tools

KI-Anwendungen

Digitale Tools

Jobbeschreibung

Management Assistenz der Geschäftsführung (m/w/d)

Organisation gestalten. Kommunikation verbinden. Umsetzung möglich machen.

Ihre Rolle bei GSD

Als Assistenz der Geschäftsführung übernehmen Sie eine zentrale Funktion im Unternehmen. Sie arbeiten eng mit der Geschäftsführung zusammen und sorgen dafür, dass aus Entscheidungen konkrete Ergebnisse werden.

Sie halten dem Geschäftsführer den Rücken frei, strukturieren den Informationsfluss und behalten den Überblick über laufende Themen, Aufgaben und Kommunikation. Dabei sind Sie nicht nur organisatorisch tätig, sondern denken mit, priorisieren und begleiten Prozesse aktiv.

Sie sind Ansprechpartner für Mitarbeiter, Schnittstelle zwischen Bereichen und häufig die erste Instanz, wenn es um Abstimmung, Koordination und Klärung geht.

In dieser Rolle verbinden Sie Struktur mit Menschlichkeit. Sie schaffen Klarheit, ohne Druck auszuüben, und sorgen dafür, dass Zusammenarbeit funktioniert.

Ihre Aufgaben

• Sie strukturieren und priorisieren die Kommunikation der Geschäftsführung, insbesondere im E-Mail-Umfeld
• Sie bereiten Termine, Meetings und Entscheidungsgrundlagen vor und nach
• Sie begleiten interne Abstimmungen und sorgen dafür, dass vereinbarte To-dos im Blick bleiben
• Sie koordinieren Themen zwischen Geschäftsführung, Management und Teams
• Sie erstellen, prüfen und verteilen Protokolle und Zusammenfassungen, auch auf Basis von KI-gestützten Tools
• Sie übernehmen organisatorische Aufgaben im Tagesgeschäft – von Terminplanung bis zur Vorbereitung von Meetings
• Sie sind zentraler Ansprechpartner für Mitarbeiter bei Abstimmungen und Fragestellungen
• Sie unterstützen dabei, Prozesse im Unternehmen strukturiert umzusetzen und weiterzuentwickeln

Das bringen Sie mit

• Erfahrung in einer Assistenzfunktion, im Office Management oder in einer vergleichbaren koordinierenden Rolle
• Ein sehr gutes Gespür für Kommunikation, Prioritäten und Zusammenhänge
• Strukturierte, eigenständige Arbeitsweise und Freude daran, den Überblick zu behalten
• Sicherheit im Umgang mit digitalen Tools sowie Offenheit für moderne Software und KI-Anwendungen
• Die Fähigkeit, Themen mitzudenken und eigenverantwortlich voranzutreiben
• Ein verbindliches, freundliches Auftreten und die Fähigkeit, stabile Beziehungen im Unternehmen aufzubauen
• Souveräner Umgang mit Verantwortung und ein reflektierter Umgang mit EinflussBereitschaft, sich sowohl um große Zusammenhänge als auch um operative Details zu kümmern
• Wenn Sie sich in einer Rolle wiederfinden, in der Sie Struktur schaffen, Menschen verbinden und aktiv zum Fortschritt eines Unternehmens beitragen, sind Sie bei uns richtig.

Das bietet Ihnen GSD

• Sicherer Arbeitsplatz in einem wirtschaftlich stabilen, inhabergeführten Softwareunternehmen
• Unbefristeter Arbeitsvertrag mit langfristiger Perspektive
• Eine zentrale Rolle mit direktem Einfluss auf Abläufe und Zusammenarbeit im Unternehmen
• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und Einblick in strategische Themen
• Klare Zuständigkeiten und kurze Entscheidungswege
• Direkte Kommunikation ohne Konzernstrukturen
• Attraktive Weiterbildungs- und Entwicklungsmöglichkeiten
• Kostenfreie Getränke, frisches Obst und Mittagessen im hauseigenen Restaurant am Standort
• Arbeit vor Ort im Unternehmen mit enger Einbindung in das tägliche Geschehen

Warum GSD?

GSD entwickelt betriebswirtschaftliche Softwarelösungen für mittelständische Unternehmen. Unser Fokus liegt auf durchgängigen Prozessen, klaren Strukturen und praxisnaher Umsetzung.

Wir befinden uns in einer Phase der Weiterentwicklung – sowohl in unseren Produkten als auch in unserer Zusammenarbeit. Dabei verbinden wir gewachsene Strukturen mit modernen Arbeitsweisen.

In Ihrer Rolle tragen Sie maßgeblich dazu bei, dass diese Entwicklung im Alltag funktioniert.