Leitung (m/w/d) Project Management Office (PMO) im DToCS Projekt

Meeresforschung Sh; Deutschland; Remote; EUR 90,000 - 120,000; Full time

Benefits offered by this job

Betriebliche Gesundheitsförderung

6 Wochen Urlaub im Jahr

Mobiles Arbeiten / flexible Arbeitsze

Kantinenangebot auf dem Campus

Corporate Benefits

Deutschlandticket Zuschuss

Job summary

Helmholtz-Zentrum Hereon sucht eine erfahrene Leitung (m/w/d) des PMO für das DToCS-Projekt. Aufgaben umfassen Aufbau von PMO-Strukturen, Reporting- und Controlling-Systeme, sowie Koordination von Planung, Finanzen und Stakeholdern.

Die Position ist in Vollzeit, Bereitschaft zu flexibler Arbeitszeit und Zusammenarbeit mit interdisziplinären Teams besteht. Einsatzort ist der Campus mit hervorragender Infrastruktur und Chancen zur Weiterentwicklung.

Qualifications

• Abgeschlossenes Hochschulstudium in einem für DToCS relevanten Fachgebiet (Natur-, Ingenieur-, Daten-, Umwelt-, Material-, Informationswissenschaften)
• Mehrjährige belastbare Erfahrung im eigenverantwortlichen Projektmanagement wissenschaftlicher Projekte
• Sehr gute Kenntnisse in konzeptioneller Projektsteuerung, Finanzcontrolling, Berichtswesen, Meilenstein- und KPI-Management, Risikomanagement, Qualitätssicherung und Evaluation
• Erfahrung in der Entwicklung und Implementierung von Steuerungs-, Reporting- und Governance-Prozessen

Responsibilities

• Eigenverantwortliche operative Steuerung des PMO als zentrale Koordinations- und Steuerungseinheit des DToCS-Projekts
• Konzeption, Aufbau und Weiterentwicklung von PMO-Strukturen, Standards, Prozessen, Vorlagen und Qualitätssicherungsmechanismen
• Koordination von Projektplanung, Finanz- und Ressourcensteuerung, administrativen Prozessen sowie Abstimmungen mit relevanten internen Einheiten
• Entwicklung und Umsetzung eines projektweiten Reporting- und Controlling-Systems einschließlich Statusberichten, Fortschrittsdarstellungen, Managementinformationen und evaluierungsrelevanten Nachweisen
• Monitoring von Meilensteinen, Deliverables, KPI‑Management und Kapazitätsaufbau-Aktivitäten über alle Work Packages hinweg
• Vorbereitung entscheidungsreifer Vorlagen für Projektleitung, Steering Board, Review-Termine und strategische Entscheidungspunkte
• Steuerung von Sitzungs-, Entscheidungs- und Nachverfolgungsprozessen inkl. Agenda-Planung und Ergebnisdokumentation
• Weiterentwicklung und Pflege des Risikomanagements und Mitigationsmaßnahmen
• Koordination von Kommunikations-, Disseminations- und Veranstaltungsaktivitäten in Abstimmung mit Work Packages und Kommunikationsstellen
• Sicherstellung konsistenter Informationsflüsse und belastbarer Schnittstellen zwischen wissenschaftlichen, technischen, administrativen und strategischen Akteuren

Skills

Projektmanagement

Finanzcontrolling

Berichtswesen

KPI-Management

Risikomanagement

Governance

Stakeholder-Management

Education

Hochschulstudium in relevanten Fachgebieten

Job description

Leitung (m/w/d) Project Management Office (PMO) im DToCS Projekt

Das Helmholtz-Zentrum Hereon sucht für das strategische Vorhaben DToCS – Digital Twin of Complex Systems eine engagierte und erfahrene Persönlichkeit (m/w/d) für die Leitung des Project Management Office (PMO). DToCS schafft eine dauerhaft angelegte wissenschaftliche und technologische Plattform, mit der digitale Zwillinge komplexer Systeme domänenübergreifend entwickelt, betrieben und skaliert werden können. Dafür verbindet das Projekt Forschung, digitale Infrastrukturen, Künstliche Intelligenz, wissenschaftliche Governance und institutionelle Strategie. Die Leitung des PMO übernimmt eine zentrale Rolle bei der operativen und konzeptionellen Steuerung des Vorhabens und unterstützt die Projektleitung bei der erfolgreichen Umsetzung, Evaluation und langfristigen Verstetigung.

Chancengleichheit ist wichtiger Bestandteil unserer Personalpolitik. Wir möchten deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich dazu ermutigen, sich zu bewerben. Die Stelle ist in Vollzeit zu besetzen; Teilzeit ist grundsätzlich möglich, mindestens bis zu 32 Stunden pro Woche.

Die Stelle ist zunächst bis zum 31.12.2030 befristet, entsprechend dem vorgesehenen Förderzeitraum der Initiative. Bei erfolgreicher Zwischenevaluation Mitte 2029 und entsprechender institutioneller Perspektive kann eine Entfristung in Aussicht gestellt werden.

Ihre Aufgaben

• eigenverantwortliche operative Steuerung des PMO als zentrale Koordinations- und Steuerungseinheit des DToCS-Projekts
• Konzeption, Aufbau und kontinuierliche Weiterentwicklung von PMO-Strukturen, Standards, Prozessen, Vorlagen und Qualitätssicherungsmechanismen
• Koordination von Projektplanung, Finanz- und Ressourcensteuerung, administrativen Prozessen sowie Abstimmungen mit relevanten internen Einheiten
• Entwicklung und Umsetzung eines projektweiten Reporting- und Controlling-Systems einschließlich Statusberichten, Fortschrittsdarstellungen, Managementinformationen und evaluierungsrelevanten Nachweisen
• Monitoring von Meilensteinen, Deliverables, Key Performance lndicators und Kapazitätsaufbau-Aktivitäten über alle Work Packages hinweg
• Vorbereitung entscheidungsreifer Vorlagen für Projektleitung, Steering Board, Review-Termine und strategische Entscheidungspunkte, insbesondere mit Blick auf die Zwischenevaluation Mitte 2029
• Steuerung von Sitzungs-, Entscheidungs- und Nachverfolgungsprozessen einschließlich Agenda-Planung, Ergebnisdokumentation, Aufgabenverfolgung und Eskalationslogik
• Weiterentwicklung und Pflege des Risikomanagements einschließlich Identifikation, Bewertung, Priorisierung und Nachverfolgung von Risiken sowie Mitigationsmaßnahmen
• Koordination von Kommunikations-, Disseminations- und Veranstaltungsaktivitäten in Abstimmung mit den zuständigen Work Packages und Kommunikationsstellen
• Sicherstellung konsistenter Informationsflüsse und belastbarer Schnittstellen zwischen wissenschaftlichen, technischen, administrativen und strategischen Akteuren
• abgeschlossenes Hochschulstudium in einem für DToCS relevanten Fachgebiet, z. B. Natur-, Ingenieur-, Daten-, Umwelt-, Material-, Informations- oder verwandte Wissenschaften
• Promotion ist wünschenswert, aber nicht zwingend erforderlich
• mehrjährige, belastbare Erfahrung im eigenverantwortlichen Projektmanagement wissenschaftlicher Projekte, idealerweise in komplexen, mehrjährigen Forschungs-, Infrastruktur- oder Verbundvorhaben mit mehreren Partnern, Arbeitspaketen oder Gremienstrukturen
• sehr gute Kenntnisse in konzeptioneller Projektsteuerung, Finanzcontrolling, Berichtswesen, Meilenstein- und KPI‑Management, Risikomanagement, Qualitätssicherung und Evaluation
• Erfahrung in der Entwicklung und Implementierung von Steuerungs-, Reporting- und Governance-Prozessen in einem wissenschaftlich und organisatorisch komplexen Umfeld
• Vorkenntnisse zu Digitalen Zwillingen, Künstlicher Intelligenz, datengetriebenen Forschungsinfrastrukturen oder verwandten digitalen Wissenschaftsthemen sind wünschenswert
• gutes Verständnis wissenschaftlicher Governance-Strukturen, interdisziplinärer Forschung, institutioneller Entscheidungsprozesse und strategischer Forschungsförderung
• ausgeprägte Fähigkeit, komplexe Sachverhalte entscheidungsorientiert aufzubereiten und zwischen wissenschaftlichen, technischen, administrativen und strategischen Anforderungen zu vermitteln
• sehr hohe Organisations-, Kommunikations- und Koordinationsfähigkeit, auch in anspruchsvollen Stakeholder-Umfeldern und unter engen Fristen
• sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen, Dokumentationspflichten, Compliance-Anforderungen und qualitätsgesicherten Prozessen
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

• eine verantwortungsvolle Schlüsselrolle in einer strategisch bedeutsamen Forschungsinitiative an der Schnittstelle von Digitalen Zwillingen, Künstlicher Intelligenz, Forschungsinfrastrukturen und institutioneller Entwicklung
• die Möglichkeit, zentrale Governance-, Reporting- und Steuerungsstrukturen für eine langfristig angelegte digitale Forschungsplattform mitzugestalten
• ein interdisziplinäres und wissenschaftlich anspruchsvolles Umfeld mit engen Schnittstellen zu Materialien, Küstensystemen, Datenwissenschaften, KI und Forschungsinfrastrukturen
• Zusammenarbeit mit Projektleitung, Steering Board, Work-Package-Leitungen, Co-PIs, administrativen Einheiten und externen Partnerstrukturen
• Gestaltungsspielraum beim Aufbau professioneller PMO-Prozesse und bei der Vorbereitung der Zwischenevaluation sowie möglicher langfristiger Verstetigung der Plattform
• Sozialleistungen nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes und Vergütung bis zur Entgeltgruppe 15 nach TV EntgO Bund
• 6 Wochen Urlaub im Jahr; Betriebsferien zwischen Weihnachten und Neujahr
• sehr gute Vereinbarkeit von Privat- und Berufsleben; Angebote von mobiler und flexibler Arbeit
• gut angebundener Forschungscampus (ÖPNV) und beste Möglichkeiten zur Vernetzung, Zuschuss zum Deutschlandticket bei vorliegenden Voraussetzungen (Jobticket), Lademöglichkeiten für E-Fahrzeuge
• individuelle Möglichkeiten zur Weiterbildung
• hervorragende technische Infrastruktur und moderne Arbeitsplatzausstattung
• familienfreundliche Unternehmenspolitik mit Kinderbetreuungsangeboten, z. B. betriebsnahe Kindertagesstätte
• Betriebliche Gesundheitsförderung, z. B. Employee Assistance Program (EAP)
• Corporate Benefits
• ein abwechslungsreiches Kantinenangebot auf dem Campus

Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte behinderte Personen werden bei gleicher Qualifikation und Eignung im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen bevorzugt berücksichtigt.