Leitung (m/w/d) Project Management Office (PMO) im DToCS Projekt

Helmholtz-Zentrum hereon GmbH; Geesthacht; On-site; EUR 80,000 - 110,000; Full time

Benefits offered by this job

TVöD-Entgelt EG 15

Kantinenangebot

Betriebsferien

Mobiles Arbeiten

Jobticket-Zuschuss

Job summary

Helmholtz-Zentrum Hereon sucht eine erfahrene Führungspersönlichkeit für die Leitung des Project Management Office (PMO) im DToCS-Vorhaben. Sie steuern operative Abläufe, entwickeln PMO-Standards und koordinieren Planung, Finanzen sowie Ressourcen über mehrere Work Packages hinweg.

Die Stelle ist unbefristet oder befristet im Förderzeitraum; vollständige Verfügbarkeit und exzellente Kommunikationsfähigkeiten in Deutsch und Englisch sind erforderlich.

Qualifications

• Abgeschlossenes Hochschulstudium in relevanten Fachgebieten.
• Promotion wünschenswert, aber nicht zwingend.
• Mehrjährige Erfahrung im eigenverantwortlichen Projektmanagement wissenschaftlicher Projekte.
• Sehr gute Kenntnisse in konzeptioneller Projektsteuerung, Finanzcontrolling, Berichtswesen, KPI‑Management.
• Erfahrung in Entwicklung von Governance-Prozessen in wissenschaftlich-organisatorisch komplexem Umfeld.
• Gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.

Responsibilities

• Eigenverantwortliche operative Steuerung des PMO als zentrale Koordinations- und Steuerungseinheit.
• Konzeption, Aufbau und Weiterentwicklung von PMO-Strukturen, Prozessen und Qualitätssicherung.
• Koordination von Projektplanung, Finanz- und Ressourcensteuerung, administrativen Prozessen.
• Entwicklung und Umsetzung eines projektweiten Reporting- und Controlling-Systems inkl. Statusberichten und Managementinformationen.
• Monitoring von Meilensteinen, Deliverables, KPI und Kapazitätsaufbau-Aktivitäten über alle Work Packages hinweg.
• Vorbereitung entscheidungsreifer Vorlagen für Projektleitung, Steering Board und Review-Termine.

Skills

Projektmanagement

Governance-Prozesse

Berichtswesen

Meilenstein- & KPI-Management

Risikomanagement

Kommunikation

Stakeholder-Management

Englischkenntnisse

Education

Hochschulabschluss

Promotion wünschenswert

Job description

Das Helmholtz-Zentrum Hereon sucht für das strategische Vorhaben DToCS - Digital Twin of Complex Systems eine engagierte und erfahrene Persönlichkeit (m/w/d) für die Leitung des Project Management Office (PMO). DToCS schafft eine dauerhaft angelegte wissenschaftliche und technologische Plattform, mit der digitale Zwillinge komplexer Systeme domänenübergreifend entwickelt, betrieben und skaliert werden können. Dafür verbindet das Projekt Forschung, digitale Infrastrukturen, Künstliche Intelligenz, wissenschaftliche Governance und institutionelle Strategie. Die Leitung des PMO übernimmt eine zentrale Rolle bei der operativen und konzeptionellen Steuerung des Vorhabens und unterstützt die Projektleitung bei der erfolgreichen Umsetzung, Evaluation und langfristigen Verstetigung.

Chancengleichheit ist wichtiger Bestandteil unserer Personalpolitik. Wir möchten deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich dazu ermutigen, sich zu bewerben. Die Stelle ist in Vollzeit zu besetzen; Teilzeit ist grundsätzlich möglich, mindestens bis zu 32 Stunden pro Woche.

Die Stelle ist zunächst bis zum 31.12.2030 befristet, entsprechend dem vorgesehenen Förderzeitraum der Initiative. Bei erfolgreicher Zwischenevaluation Mitte 2029 und entsprechender institutioneller Perspektive kann eine Entfristung in Aussicht gestellt werden.

Ihre Aufgaben

• eigenverantwortliche operative Steuerung des PMO als zentrale Koordinations- und Steuerungseinheit des DToCS-Projekts
• Konzeption, Aufbau und kontinuierliche Weiterentwicklung von PMO-Strukturen, Standards, Prozessen, Vorlagen und Qualitätssicherungsmechanismen
• Koordination von Projektplanung, Finanz- und Ressourcensteuerung, administrativen Prozessen sowie Abstimmungen mit relevanten internen Einheiten
• Entwicklung und Umsetzung eines projektweiten Reporting- und Controlling-Systems einschließlich Statusberichten, Fortschrittsdarstellungen, Managementinformationen und evaluierungsrelevanten Nachweisen
• Monitoring von Meilensteinen, Deliverables, Key Performance lndicators und Kapazitätsaufbau-Aktivitäten über alle Work Packages hinweg
• Vorbereitung entscheidungsreifer Vorlagen für Projektleitung, Steering Board, Review-Termine und strategische Entscheidungspunkte, insbesondere mit Blick auf die Zwischenevaluation Mitte 2029
• Steuerung von Sitzungs-, Entscheidungs- und Nachverfolgungsprozessen einschließlich Agenda-Planung, Ergebnisdokumentation, Aufgabenverfolgung und Eskalationslogik
• Weiterentwicklung und Pflege des Risikomanagements einschließlich Identifikation, Bewertung, Priorisierung und Nachverfolgung von Risiken sowie Mitigationsmaßnahmen
• Koordination von Kommunikations-, Disseminations- und Veranstaltungsaktivitäten in Abstimmung mit den zuständigen Work Packages und Kommunikationsstellen
• Sicherstellung konsistenter Informationsflüsse und belastbarer Schnittstellen zwischen wissenschaftlichen, technischen, administrativen und strategischen Akteuren

Ihr Profil

• abgeschlossenes Hochschulstudium in einem für DToCS relevanten Fachgebiet, z. B. Natur-, Ingenieur-, Daten-, Umwelt-, Material-, Informations- oder verwandte Wissenschaften
• Promotion ist wünschenswert, aber nicht zwingend erforderlich
• mehrjährige, belastbare Erfahrung im eigenverantwortlichen Projektmanagement wissenschaftlicher Projekte, idealerweise in komplexen, mehrjährigen Forschungs-, Infrastruktur- oder Verbundvorhaben mit mehreren Partnern, Arbeitspaketen oder Gremienstrukturen
• sehr gute Kenntnisse in konzeptioneller Projektsteuerung, Finanzcontrolling, Berichtswesen, Meilenstein- und KPI‑Management, Risikomanagement, Qualitätssicherung und Evaluation
• Erfahrung in der Entwicklung und Implementierung von Steuerungs-, Reporting- und Governance-Prozessen in einem wissenschaftlich und organisatorisch komplexen Umfeld
• Vorkenntnisse zu Digitalen Zwillingen, Künstlicher Intelligenz, datengetriebenen Forschungsinfrastrukturen oder verwandten digitalen Wissenschaftsthemen sind wünschenswert
• gutes Verständnis wissenschaftlicher Governance-Strukturen, interdisziplinärer Forschung, institutioneller Entscheidungsprozesse und strategischer Forschungsförderung
• ausgeprägte Fähigkeit, komplexe Sachverhalte entscheidungsorientiert aufzubereiten und zwischen wissenschaftlichen, technischen, administrativen und strategischen Anforderungen zu vermitteln
• sehr hohe Organisations-, Kommunikations- und Koordinationsfähigkeit, auch in anspruchsvollen Stakeholder-Umfeldern und unter engen Fristen
• sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen, Dokumentationspflichten, Compliance-Anforderungen und qualitätsgesicherten Prozessen
• sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Für weitere Auskünfte wenden Sie sich bitte an Prof. Dr. Schreyer ([e-mail]).

Unser Angebot

• eine verantwortungsvolle Schlüsselrolle in einer strategisch bedeutsamen Forschungsinitiative an der Schnittstelle von Digitalen Zwillingen, Künstlicher Intelligenz, Forschungsinfrastrukturen und institutioneller Entwicklung
• die Möglichkeit, zentrale Governance-, Reporting- und Steuerungsstrukturen für eine langfristig angelegte digitale Forschungsplattform mitzugestalten
• ein interdisziplinäres und wissenschaftlich anspruchsvolles Umfeld mit engen Schnittstellen zu Materialien, Küstensystemen, Datenwissenschaften, KI und Forschungsinfrastrukturen
• Zusammenarbeit mit Projektleitung, Steering Board, Work-Package-Leitungen, Co-PIs, administrativen Einheiten und externen Partnerstrukturen
• Gestaltungsspielraum beim Aufbau professioneller PMO-Prozesse und bei der Vorbereitung der Zwischenevaluation sowie möglicher langfristiger Verstetigung der Plattform
• Sozialleistungen nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes und Vergütung bis zur Entgeltgruppe 15 nach TV EntgO Bund
• 6 Wochen Urlaub im Jahr; Betriebsferien zwischen Weihnachten und Neujahr
• sehr gute Vereinbarkeit von Privat- und Berufsleben; Angebote von mobiler und flexibler Arbeit
• gut angebundener Forschungscampus (ÖPNV) und beste Möglichkeiten zur Vernetzung, Zuschuss zum Deutschlandticket bei vorliegenden Voraussetzungen (Jobticket), Lademöglichkeiten für E-Fahrzeuge
• individuelle Möglichkeiten zur Weiterbildung
• hervorragende technische Infrastruktur und moderne Arbeitsplatzausstattung
• familienfreundliche Unternehmenspolitik mit Kinderbetreuungsangeboten, z. B. betriebsnahe Kindertagesstätte
• Betriebliche Gesundheitsförderung, z. B. Employee Assistance Program (EAP)
• Corporate Benefits
• ein abwechslungsreiches Kantinenangebot auf dem Campus

Schwerbehinderte und diesen gleichgestellte behinderte Personen werden bei gleicher Qualifikation und Eignung im Rahmen der gesetzlichen Bestimmungen bevorzugt berücksichtigt.