Kundenservice und Key Account Support (m/w/d)

Mediakos; Berlin; Hybrid; EUR 42.000 - 56.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

Homeoffice

MacBook

Mitarbeiterrabatte

Urban Sports Club Zuschuss

Kaffee, Tee & Wasser

Büro Prenzlauer Berg

Zusammenfassung

Mediakos in Berlin sucht eine*n erfahrene*n Mitarbeiter*in im Kundenservice und Auftragsmanagement. Sie betreuen Großhandels- und B2B-Partner, klären Verfügbarkeiten, pflegen Stammdaten in ERP/CRM und arbeiten an KI-gestützten Arbeitsweisen mit.

Sie handeln eigenverantwortlich, lösen die meisten Fälle selbstständig und unterstützen die Auftragsabwicklung dort, wo das System an Grenzen stößt. Flexible Homeoffice-Optionen ergänzen das hybride Arbeitsumfeld.

Qualifikationen

• Mehrere Jahre Berufserfahrung im Kundenservice oder Auftragsmanagement, eigenverantwortliche Betreuung.
• Sicherer Umgang mit CRM- und ERP-Systemen, schnelle Einarbeitung in neue Anwendungen.
• Deutsch auf C1-Niveau, schriftlich präzise und souverän.
• Interesse an KI-gestützten Arbeitsweisen und deren Anwendungen.
• Verständnis logistischer Abläufe und proaktive Arbeitsweise.
• Teamfähigkeit und Zuverlässigkeit im Tagesgeschäft.

Aufgaben

• Kundenanfragen laufend annehmen, vorqualifizieren und größtenteils eigenständig lösen.
• Auftragsabwicklung überwachen und manuelle Klärfälle bearbeiten.
• Betreuung von Großhandels- und B2B-Partnern im Tagesgeschäft.
• Verfügbarkeiten prüfen, Listungen abgleichen und Partner informieren.
• Content-Pflege: Produktbilder, Beschreibungen, Pflichtangaben sicherstellen.
• Stammdaten in ERP/CRM pflegen und automatisierte Prozesse unterstützen.
• Retouren anlegen/bearbeiten; Büroorganisation, z. B. Bürobedarf bestellen.

Kenntnisse

Kundenservice

Auftragsmanagement

Eigenverantwortung

Kommunikation

Deutsch C1

Tools

Xentral

HubSpot

Monday.com

Jobbeschreibung

• Kundenanfragen laufen zuerst bei dir auf. Du qualifizierst vor, löst den größten Teil selbstständig und erkennst, wann ein Fall weitergehen muss. Die telefonische Betreuung gehört dazu.
• Du überwachst die Auftragsabwicklung und greifst dort ein, wo das System nicht weiterkommt: Sonderfälle, Klärfälle, manuelle Buchungen.
• Du betreust unsere Großhandels- und B2B-Partner im Tagesgeschäft, vom Pharmagroßhandel bis zur Versandapotheke. Du klärst Verfügbarkeiten, fasst nach und hältst die Partner auf dem Laufenden. Konditionen und Sortimentsentscheidungen liegen bei uns, der laufende Kontakt liegt bei dir.
• Du prüfst regelmäßig, ob unsere Artikel bei den Partnern korrekt gelistet und verfügbar sind, und gehst aktiv auf sie zu, wenn etwas fehlt. Für den Abgleich der Listungen bei den Versandapotheken steht dir ein eigenes Tool zur Verfügung. Du bewertest die Ergebnisse und leitest die nötigen Schritte ein.
• Du stellst sicher, dass der Content, den wir bereitstellen, bei den Partnern auch eingesetzt wird: Produktbilder, Beschreibungstexte, Pflichtangaben. Abweichungen erkennst du, bevor sie beim Kunden auffallen.
• Du pflegst unsere Stammdaten in ERP und CRM. Das ist die Grundlage dafür, dass die automatisierten Prozesse dahinter zuverlässig laufen.
• Retouren legst du im System an und bearbeitest sie. Es handelt sich um kleine Artikel bis 1 kg und um geringe Mengen, der Anteil an deiner Arbeitszeit ist entsprechend klein.
• Ein kleiner Teil Büroorganisation gehört dazu, etwa Bestellungen für den Bürobedarf.

Deine Aufgaben

• Kundenanfragen laufen zuerst bei dir auf. Du qualifizierst vor, löst den größten Teil selbstständig und erkennst, wann ein Fall weitergehen muss. Die telefonische Betreuung gehört dazu.
• Du überwachst die Auftragsabwicklung und greifst dort ein, wo das System nicht weiterkommt: Sonderfälle, Klärfälle, manuelle Buchungen.
• Du betreust unsere Großhandels- und B2B-Partner im Tagesgeschäft, vom Pharmagroßhandel bis zur Versandapotheke. Du klärst Verfügbarkeiten, fasst nach und hältst die Partner auf dem Laufenden. Konditionen und Sortimentsentscheidungen liegen bei uns, der laufende Kontakt liegt bei dir.
• Du prüfst regelmäßig, ob unsere Artikel bei den Partnern korrekt gelistet und verfügbar sind, und gehst aktiv auf sie zu, wenn etwas fehlt. Für den Abgleich der Listungen bei den Versandapotheken steht dir ein eigenes Tool zur Verfügung. Du bewertest die Ergebnisse und leitest die nötigen Schritte ein.
• Du stellst sicher, dass der Content, den wir bereitstellen, bei den Partnern auch eingesetzt wird: Produktbilder, Beschreibungstexte, Pflichtangaben. Abweichungen erkennst du, bevor sie beim Kunden auffallen.
• Du pflegst unsere Stammdaten in ERP und CRM. Das ist die Grundlage dafür, dass die automatisierten Prozesse dahinter zuverlässig laufen.
• Retouren legst du im System an und bearbeitest sie. Es handelt sich um kleine Artikel bis 1 kg und um geringe Mengen, der Anteil an deiner Arbeitszeit ist entsprechend klein.
• Ein kleiner Teil Büroorganisation gehört dazu, etwa Bestellungen für den Bürobedarf.

Dein Profil

• Mehrere Jahre Berufserfahrung im Kundenservice oder Auftragsmanagement. Du hast diesen Bereich bereits eigenverantwortlich betreut und arbeitest ohne festes Skript.
• Sicherer Umgang mit CRM- und ERP-Systemen sowie die Fähigkeit, dich schnell in neue Anwendungen einzuarbeiten. Wir arbeiten mit Xentral, HubSpot und Monday.
• Deutsch auf C1-Niveau, im Gespräch souverän und schriftlich präzise. Unsere Kunden- und Partnerkommunikation läuft überwiegend auf Deutsch.
• Interesse an KI-gestützten Arbeitsweisen. Idealerweise nutzt du entsprechende Werkzeuge bereits und verstehst sie als Teil deiner Arbeit.
• Verständnis für logistische Abläufe. Du erkennst die Ursache, wenn ein Auftrag stockt, und nicht nur das Symptom.
• Eine proaktive Arbeitsweise. Beim Nachfassen bei Partnern wartest du nicht auf eine Aufforderung.

Wir bieten Dir

• Unbefristeter Vertrag mit 35 bis 40 Stunden, den genauen Umfang legen wir gemeinsam fest
• Homeoffice an 1 bis 2 Tagen pro Woche
• Strukturierte Einarbeitung über unseren Onboarding-Kurs, begleitet durch die Praxis im Tagesgeschäft. Du lernst unsere Prozesse kennen und entwickelst sie von Anfang an mit.
• Ein Umfeld, in dem Automatisierung die Routine übernimmt und Raum für die anspruchsvollen Themen schafft
• Moderne Ausstattung: MacBook als mobile Workstation, höhenverstellbare Schreibtische
• Mitarbeiterrabatte auf unser gesamtes Sortiment
• Zuschuss zum Urban Sports Club
• Kaffee, Tee und Wasser im Büro
• Büro in Prenzlauer Berg, gut angebunden
• Ein Team, in dem Zusagen gelten und Unterstützung selbstverständlich ist

Über uns

Wir sind Mediakos - ein wachsendes Berliner Marken- und Distributionsunternehmen im Bereich Health & Wellness. Wir entwickeln eigene Marken und sind für exklusiv geführte Partnermarken der Market-Access- & Growth-Partner für Deutschland und Europa. Wir schaffen Marktzugang, erschließen Vertriebskanäle und entwickeln vielversprechende Produkte zu erfolgreichen Marken.

Unsere Stärke liegt darin, den Multi-Channel-Markteintritt konsequent systematisiert zu haben. Als One-Stop-Partner übernehmen wir die gesamte Wertschöpfungskette - von Compliance und Registrierungen über die Aufbereitung sämtlicher Produktinhalte bis hin zu Vertrieb, Marketing und logistischer Distribution. Unsere einzigartige Infrastruktur verbindet alle relevanten Großhändler und Versandapotheken sowie Marktplätze, wie Amazon, Shop Apotheke, DocMorris, Kaufland, OTTO, eBay, TikTok Shop, Fressnapf und unseren eigenen Webshops. So bringen wir neue Produkte schnell, effizient und kanalübergreifend in den Markt und machen den gesamten Markteintritt für unsere Partner so einfach und komfortabel wie möglich.

Heute sind wir in Deutschland und Österreich aktiv. In diesem Jahr haben wir mit unserer europäische Expansion nach Polen, Italien, Frankreich, Spanien und in die Niederlande begonnen. Wir sind ein kompaktes, technologiegetriebenes Team mit kurzen Entscheidungswegen, hoher Eigenverantwortung und einem klaren Fokus auf Automatisierung und KI. Bei uns verwaltest du nicht nur Bestehendes, sondern trägst maßgeblich in deinem Bereich dazu bei und gestaltest aktiv mit, wie neue Marken, Märkte und Strukturen entstehen.