Kaufmännischer Mitarbeiter (w/m/d) Empfang und Office Management

VINCI Facilities Solutions GmbH; Karlsruhe; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Aktienprogramm

Gesundheitsvorsorge

betriebliche Altersversorgung

Mitarbeitendenrabatte

Bikeleasing

VINCI Akademie

Arbeitsklima

Job summary

VINCI Facilities Solutions GmbH in Karlsruhe sucht eine engagierte Empfangs- und Büroassistenz. Zu Ihren Aufgaben gehören Empfang, Telefonzentrale, Postbearbeitung und die Ausgabe von Besucherausweisen.

Sie koordinieren Mietfahrzeuge, verwalten Bürobedarf, organisieren Meetings und Caterings und unterstützen das Tagesgeschäft. Gute Deutsch- und Englischkenntnisse sowie sicherer Umgang mit MS Office und SAP werden erwartet.

Qualifications

• Abschluss einer kaufmännischen Ausbildung z.B. Büromanagement.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift.
• Sicherer Umgang mit MS Office und SAP.

Responsibilities

• Empfang und Betreuung von Gästen sowie Telefonzentrale
• Ausgabe und Verwaltung von Besucherausweisen
• Koordination und Verwaltung von Mietfahrzeugen
• Bestellung, Ausgabe und Bestandskontrolle von Büro- und Verbrauchsmaterialien
• Buchung, Organisation und Verwaltung von Meeting- und Konferenzräumen
• Planung, Bestellung und Koordination von Caterings für Besprechungen, Kundenbesuche und interne Veranstaltungen
• Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Tätigkeiten im Tagesgeschäft
• Koordination von Dienstleistern und allgemeinen Büroservices
• Pflege von Stammdaten und Dokumentationen
• Unterstützung allgemeiner Projektorganisation im Bereich Facility-Management

Skills

Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Organisationstalent

Kommunikationsstärke

Education

Kaufmännische Ausbildung (z.B. Büromanagement)

Kaufmann/-frau Bürokommunikation

Tools

MS Office

SAP

Job description

IHRE AUFGABEN

• Empfang und Betreuung von Gästen sowie Telefonzentrale, Postbearbeitung und allgemeine Empfangstätigkeiten
• Ausgabe und Verwaltung von Besucherausweisen
• Koordination und Verwaltung von Mietfahrzeugen
• Bestellung, Ausgabe und Bestandskontrolle von Büro- und Verbrauchsmaterialien
• Buchung, Organisation und Verwaltung von Meeting- und Konferenzräumen
• Planung, Bestellung und Koordination von Caterings für Besprechungen, Kundenbesuche und interne Veranstaltungen
• Unterstützung bei administrativen und organisatorischen Tätigkeiten im Tagesgeschäft
• Koordination von Dienstleistern und allgemeinen Büroservices
• Pflege von Stammdaten und Dokumentationen
• Unterstützung allgemeiner Projektorganisation im Bereich Facility-Management

IHR PROFIL

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung wie z.B. Kauffrau für Büromanagement (m/w/d), Bürokauffrau (m/w/d) Kauffrau für Bürokommunikation (m/w/d) oder ähnlich
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Word und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office und SAP
• Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise, gepaart mit Organisationstalent und Kommunikationsstärke
• Freundliches Auftreten, hohe Zuverlässigkeit und Loyalität

IHRE VORTEILE

• Die Sicherheit, Nachhaltigkeit sowie Karrieremöglichkeiten eines großen Konzerns und die spannenden bzw. vielseitigen Aufgaben
• Benefits wie die Teilnahme an unserem Aktienprogramm, Gesundheitsvorsorge, betriebliche Altersversorgung, Mitarbeitendenrabatte und Bikeleasing
• Umfassende Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten, u.a. über die VINCI Akademie
• Arbeiten in einem sehr guten Arbeitsklima, geprägt von hohem Teamgeist
• Interessante Entwicklungsmöglichkeiten
• Hochwertige IT-Ausstattung

EINE GRUPPE, VIELE MÖGLICHKEITEN

VINCI Facilities bietet das komplette Dienstleistungsportfolio im Facility Management: Von der konzeptionellen Planung von Bau- und Sanierungsleistungen bis zum Betrieb von Liegenschaften für den öffentlichen Sektor (ÖPP) und für Industriekunden.

VINCI Facilities ist Teil des Netzwerkes von VINCI Energies Building Solutions und gehört zum französischen VINCI-Konzern. Die Unternehmen des Netzwerks erbringen Leistungen in den Bereichen Design & Build, technische Instandhaltung sowie Gebäudemanagement und decken somit den gesamten Lebenszyklus eines Gebäudes ab.