Kanzleiassistenz / Sekretariat (m/w/d)

Arbeitsagentur; Semper; Vor Ort; EUR 28.000 - 38.000; Vollzeit

Benefits dieser Stelle

13. Monatsgehalt

Moderne Arbeitsumgebung mit DATEV

Kurze Entscheidungswege

Zusammenfassung

Kanzlei sucht eine engagierte Kanzleiassistenz/Sekretariat (m/w/d) zur Unterstützung im Sekretariat einer familiengeführten Steuerkanzlei. Sie tragen zur reibungslosen Kanzleialltag bei und sind zentrale Anlaufstelle für Mandanten.

Zu Ihren Aufgaben gehören Büroorganisation, Empfang, Schriftverkehr, DATEV-Dokumentenmanagement und die organisatorische Zuarbeit bei steuerlichen Vorgängen. Eine moderne Arbeitsumgebung und ein freundliches Team erwarten Sie.

Qualifikationen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise im Büromanagement oder Bürokommunikation.
• Berufserfahrung im Sekretariat oder in der Büroorganisation, idealerweise in einer Steuerkanzlei.
• Sicherer Umgang mit MS-Office-Anwendungen (Word, Excel); DATEV-Kenntnisse sind von Vorteil.
• Interesse an digitalen Kanzleiabläufen sowie Bereitschaft zur Einarbeitung in neue Software.
• Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise, Zuverlässigkeit und Diskretion.
• Freundliches, serviceorientiertes Auftreten und gute Kommunikationsfähigkeiten.
• Teamgeist und Offenheit für konstruktives Feedback bei höherem Arbeitsaufkommen.

Aufgaben

• Allgemeine Büroorganisation, Koordination von Terminen und Verwaltung von Wiedervorlagen.
• Empfang, Mandantenbetreuung am Telefon und persönlich; Vor- und Nachbereitung von Besprechungen.
• Posteingang/-ausgang, Schriftverkehr und Ablage, Erstellung von Schreiben nach Vorgaben.
• DATEV-Dokumentenmanagement, Mandantenaktenpflege und Belegflusskoordination.
• Vorbereitung von Mandatsdaten, Vollmachten und Datenschutzunterlagen.
• Unterstützung bei DATEV-Rechenzentrumskommunikation und digitalen Kanzleiabläufen.
• Vorbereitung von Fristverlängerungen, Einsprüchen und betriebswirtschaftlichen Auswertungen.

Kenntnisse

MS Office Kenntnisse

DATEV Kenntnisse

Kundenorientierung

Teamfähigkeit

Selbstständigkeit

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

DATEV

Jobbeschreibung

Kanzleiassistenz / Sekretariat (m/w/d)

Werden Sie Teil unseres Teams!

Sie organisieren gerne, behalten den Überblick und haben Freude am Kontakt mit Menschen? Dann freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen!

Für unsere familiengeführte Steuerkanzlei suchen wir ab sofort eine engagierte Unterstützung im Sekretariat. Sie sorgen gemeinsam mit unserem Team für einen gut organisierten Kanzleialltag und sind eine wichtige Anlaufstelle für unsere Mandanten. Dabei erwartet Sie ein modernes Arbeitsumfeld mit kurzen Entscheidungswegen und einem freundlichen, hilfsbereiten Team.

Ihre Aufgaben

• Büroorganisation und Termine: Allgemeine Verwaltungsaufgaben, Organisation und Koordination von Terminen, Pflege von Wiedervorlagen sowie Verwaltung und Bestellung von Büromaterial.
• Telefon, Empfang und Besprechungen: Freundliche telefonische und persönliche Betreuung unserer Mandanten, Aufnahme und Weiterleitung ihrer Anliegen sowie Vorbereitung und Nachbereitung von Besprechungen einschließlich der Bewirtung unserer Gäste.
• Post und Schriftverkehr: Bearbeitung des Posteingangs und -ausgangs sowie Zuordnung, interne Bereitstellung und Ablage eingehender E-Mails. Erstellung von Schreiben an Mandanten und Behörden nach Diktat, Vorlage oder Vorgabe, beispielsweise Beleganforderungen, Rückfragen und Kurzmitteilungen.
• Dokumenten- und Datenpflege: Scannen, Zuordnen und Archivieren von Unterlagen im DATEV-Dokumentenmanagementsystem, Pflege der digitalen Mandantenakten und zentralen Mandantenstammdaten sowie Koordination des Unterlagen- und Belegflusses zwischen Mandanten, Kanzlei und Finanzbehörden.
• Mandatsverwaltung: Vorbereitung und Verwaltung von Steuerberatervollmachten, SEPA-Lastschriftmandaten und Datenschutzunterlagen sowie Pflege der Vollmachtsdatenbank nach Vorgabe.
• Digitale Kanzleiabläufe: Unterstützung bei der DATEV-Rechenzentrumskommunikation, Durchführung von Steuerkontenabrufen nach Vorgabe sowie elektronische Übermittlung freigegebener Unterlagen und Daten an die Finanzverwaltung.
• Organisatorische Zuarbeit bei steuerlichen Vorgängen: Vorbereitung von Fristverlängerungsanträgen und Einspruchsschreiben nach Vorlage oder Vorgabe sowie Einreichung nach fachlicher Freigabe. Zusammenstellung und Aufbereitung von Unterlagen, beispielsweise für Betriebsprüfungen.
• Vorbereitende Buchhaltungsaufgaben und Rechnungsprüfung: Zusammenstellung und Vorbereitung von Unterlagen für die Finanz- und/oder Lohnbuchhaltung sowie Prüfung eingehender Rechnungen auf Vollständigkeit und rechnerische Richtigkeit.

Bei Interesse: eigenständige Bearbeitung einfacher Finanzbuchhaltungen

Sie interessieren sich für die Finanzbuchhaltung und möchten Ihr Aufgabengebiet erweitern? Dann können Sie nach entsprechender Einarbeitung auch einfache Finanzbuchhaltungen eigenständig und vollständig bearbeiten.

Hierzu gehören die Kontierung und Erfassung von Belegen, der Import von Bank- und Kassendaten in DATEV, die Abstimmung von Konten sowie die Erstellung von Monats-, Quartals- und Jahresauswertungen. Je nach Kenntnisstand und nach fachlicher Abstimmung können auch die Erstellung und Übermittlung von Umsatzsteuervoranmeldungen und gegebenenfalls Zusammenfassenden Meldungen hinzukommen. Unser Team unterstützt Sie dabei fachlich.

Die Übernahme dieser Aufgaben ist optional und richtet sich nach Ihrem Interesse und Ihren Kenntnissen.

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise im Büromanagement oder in der Bürokommunikation, oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung im Sekretariat oder in der Büroorganisation, idealerweise in einer Steuerkanzlei.
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen, insbesondere Word und Excel; DATEV-Kenntnisse sind von Vorteil.
• Interesse an digitalen Kanzleiabläufen sowie Bereitschaft, sich in unsere Software und neue Aufgaben einzuarbeiten und sich fachlich weiterzubilden.
• Strukturierte, sorgfältige und selbstständige Arbeitsweise, verbunden mit Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein, Eigeninitiative und Diskretion.
• Freundliches, serviceorientiertes Auftreten, gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit sowie Freude am Umgang mit Mandanten und Kollegen.
• Teamgeist und Offenheit für konstruktive Rückmeldungen. Auch bei höherem Arbeitsaufkommen behalten Sie den Überblick und setzen sinnvolle Prioritäten.

Das bieten wir Ihnen

• Leistungsgerechte Vergütung und ein 13. Monatsgehalt.
• Eine abwechslungsreiche Tätigkeit an einem modernen Arbeitsplatz mit DATEV und Raum für selbstständiges Arbeiten.
• Ein herzliches, hilfsbereites Team und ein familiäres Arbeitsklima, in dem wir respektvoll und fair miteinander umgehen.
• Kurze Entscheidungswege, flache Hierarchien und ein offenes Ohr für Ihre Ideen.
• Wertschätzung für Ihren Beitrag: Wir erkennen gute Leistungen an und suchen gemeinsam nach Lösungen, wenn etwas einmal nicht wie geplant läuft.
• Umfassende Unterstützung bei der Einarbeitung sowie bei fachlichen Fort- und Weiterbildungen.